Korkeakoulujen intraneteissä on valtavasti tietoa: henkilöstölle on tarjolla perinteisten intrasisältöjen lisäksi laaja määrä tutkimusta ja opetusta tukevia sisäisiä palveluita, yhteyshenkilöitä, vinkkejä ja ohjeita; opiskelijat etsivät juuri sen oman koulutusohjelmansa kurssikorvausohjetta kymmenien muiden koulutusohjelmien ja ohjeiden viidakosta. Tasapainoilu sopivan lavean, silti kapean, ratkaisun löytämiseksi tiedon kohdentamisessa nousikin keskeisimmäksi keskustelunaiheeksi Yliopistojen intrapäivässä maaliskuun lopulla.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Tapaamisessa pohdittiin case-puheenvuorojen kautta intranetin roolia yliopistoissa. Mikä on intran rooli yhteisöllisyyden kasvattajana? Entä osana kaikkien yliopistolaisten sähköistä työympäristöä?
Opiskelijoiden ja henkilöstön intra – samassa vai erikseen?
– Yhtenä päivän fokuksena meillä oli opiskelijat intran käyttäjinä. Joissain yliopistoissa opiskelijoilla ei ollut omaa intraa, vaan esimerkiksi vain lukuoikeus henkilöstön intraan. Suoraan heille kohdennettua intrasisältöä ei ollut. Tulevaisuudessa opiskelijat ovat intran käyttäjinä tasa-arvoisemmassa asemassa henkilökunnan kanssa; molemmat ryhmät käyttävät samaa intraa. Mielestäni tämä on yliopiston yhteisöllisyyden ja tiedonkulun kannalta tärkeää, tämänvuotisen intrapäivän järjestänyt Itä-Suomen yliopiston verkkoviestinnän tuottaja Katja Mielonen korostaa.
Päivässä esiteltiin opiskelijoiden ja henkilöstön intranetejä sekä näiden yhdistelmiä. Tiedottaja Anna-Maria Raudaskoski esitteli Oulun yliopiston helmikuussa julkaistua Notio-henkilöstöintraa (jonka jalkauttamisesta kirjoitimme joulukuussa). Helsingin yliopiston verkkotoimittaja Kristiina Andreasson ja verkkoviestintäsuunnittelija Tiina Lehmikoski-Pessa esittelivät kokemuksia ja Flamman kehityssuunnitelmia ”reilu vuosi julkaisun jälkeen”. (Flammasta kirjoitimme viime keväänä.)
Mukana oli myös paikallisen Savonia-ammattikorkeakoulun viestintäpäällikkö Petteri Alanko, joka esitteli AMK-opiskelijan sähköistä työympäristö Reppua. Tiedottaja Mika Puonti Tampereen teknillisestä yliopistosta esitteli POP-opiskelijaportaalia. Kaikki päivän esitykset ovat saatavilla verkosta.
– Erityisesti mieleen jäi Tampereen teknillisen yliopiston ratkaisu uutisten kohdentamisessa, päivään osallistunut Aalto-yliopiston verkkoviestinnän tuottaja Helena Järnefelt sanoo. – Kaikilla yliopistoilla on sama haaste, oli heillä käytössään mikä alusta tahansa: sisältöä on ihan tolkuttomasti. Mikä siitä on kenellekin on oleellista? TUTissa tätä oli ratkaistu uutisten osalta niin, että kuka tahansa pystyi tuottamaan uutisia, mutta julkaistaessa kohdentamiseen oli kymmenittäin vaihtoehtoja. Ehkä tässä oltiinkin menty jo liiankin tarkkaan kohdentamiseen.
Koko yhteisö sisällöntuottajina?
Yhteisöllinen sisällöntuotanto oli yliopistointroissa nähtävissä oleva kasvava trendi.
– Oli kiinnostavaa kuulla, että useassa yliopistossa oli päädytty siihen, että kaikki yliopistolaiset voivat tuottaa sisältöä intraan, Katja Mielonen kommentoi.
Aalto-yliopiston verkkoviestinnän koordinaattori Anu Valkeajärvi jatkaa:
– Tässä suhteessa anarkistisin oli Taideyliopisto, jossa sekä opiskelijat että henkilöstö voivat tuottaa sisältöä sekä luoda uusia työtiloja. Vain etusivun uutisnostopaikkojen ja henkilöstöasioiden ohjeiden päivitysoikeuksia on rajoitettu. Intranetprojektia esitellyt viestintäsuunnittelija Juha Sjöblom kertoi, että intranet tulee olemaan paitsi työnteon ja yhteisöllisyyden väline, myös konkreettisin yhteinen symboli uudelle yliopistolle. Intranet on vielä rakenteilla.
Yliopistojen intrapäivä järjestettiin nyt toista kertaa. Seuraava tapaaminen voitaisiin järjestää yhdessä ammattikorkeakoulujen kanssa, koska niiden toimintaympäristö ja intranet-haasteet ovat pitkälti samoja kuin yliopistoilla.
– Seuraavaa tapaamista ei sovittu, toivon kuitenkin, että joku toimija ottaisi mahdollisuudesta kopin, Katja Mielonen vinkkaa.
