Reiman ja Wibergin kriteerit tietojärjestelmän hankintaan

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 13 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Tuoreessa Talouselämässä on kirjoitus* tietojärjestelmätieteen professori Reima Suomelta ja valtio-opin professorilta Matti Wibergiltä, jossa he käsittelevät tietojärjestelmien hankinta- ja arviointikriteerejä. Kirjoittajat myös väittävät otsikossa suoraan, että ”It-ostajat eivät ymmärrä kokonaiskustannuksia*”.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Jutun terävin kritiikki kohdistetaan hankintaprosesseihin, joissa taustatyö on jätetty liian kevyeksi eikä sidosryhmien tarpeita ole todella selvitetty – eikä käyttöön liittyviä prosesseja ole selvitetty, ja kyseenalaistettu.

Juttu on ajankohtainen nyt kun isojen IT-hankkeiden epäonnistumisia käsitellään lehdissä (esim. VR:n lipunmyyntijärjestelmä), mutta aihe kannattaa ottaa vakavasti myös pienempien projektien näkökulmasta. Jos tietojärjestelmiä kehitetään vain liiketoiminnan näkökulmasta, niin usein päädytään ottamaan käyttöön järjestelmiä, joiden kanssa käyttäjät viettävät varsin paljon aikaa – ja joiden käyttö ei ole käyttäjien kannalta loogista. Tästä taas voi yhtälailla syntyä miljoonien eurojen kustannukset ja menetykset.

Reima ja Wiberg listaavat artikkelissaan joukon erilaisia ominaisuuksia, joihin IT-ostajien tulisi kiinnostaa huomiota. Nämä kriteerit ovat ammattiostajille varmasti tuttuja, mutta niissä on muutamia huomioita joiden takia ne kannattaa toistaa. Reiman ja Wibergin kriteerit (tiivistäen ja hieman muokaten):

  1. Hankintahinta, mukaan lukien käyttö- ja ylläpitomaksut (raha, koulutus, sisäiset resurssit)
  2. Toimintakyky ja vastaavuus käyttötarkoitukseen
  3. Käytettävyys (etenkin subjektiivinen käytettävyys jonka käyttäjät arvioivat)
  4. Helppokäyttöisyys ja sen tukimateriaali (erillisenä kohtana tässä listassa siis ohjelmiston omaksuttavuuskynnys)
  5. Toimintavarmuus (eri olosuhteet, erilaiset käyttöjärjestelmät)
  6. Toimittajan luotettavuus (”toimittajan soisi pysyvän bisneksessä ainakin lähitulevaisuuden”)
  7. Toimintatapa (ostetaanko palvelua vai omaan ympäristöön asennettava ohjelmisto)
  8. Referenssit (ketkä suosittelevat ja miksi?)
  9. Helpdesk-tuki (millainen tuki? millä kielellä? miten nopeasti?)
  10. Integraatio ja integraatiopolut (yhteentoimivuus yleisesti ja valmiiksi mietityt integrointipolut/lisäosat)
  11. Lähdekoodi (onko lähdekoodi käytettävää? avoimuus ei tässä ole itseisarvo, vain omistusoikeus asiakkaan näkökulmasta)
  12. Päivitys (miten usein ohjelmisto tulee päivittymään?)
  13. Ympäristö (tekninen ympäristö ja sen vaatimukset)
  14. Käytäntö (miten ylläpidetään, miten päivitetään, miten tuetaan – käytännössä)
  15. Palaute (miten toimittaja kerää palautetta, ja miten hyödyntää sen)

Lista kärki on lihavoitu tämän jutun kirjoittajan toimesta, koska vaikka kärkikohta (hinta) on varsin perinteinen kriteeri, niin toinen ja kolmas kohta ovat asioita joiden todella toivoisi näkyvän enemmän järjestelmävalinnoissa. Kun halutaan aidosti hankkia tietojärjestelmiä, jotka helpottavat ja tehostavat käyttäjien päivittäistä työtä, niin käyttötarkoitukseen sopivuus ja käytettävyys täytyy olla listan kärkikolmikossa.

Haasteena tässä on se, että ostajien on oltava realistinen sen faktan kanssa, että jos todella priorisoidaan käyttötarkoitukseen sopivuus korkealle, niin voidaan joutua tinkimään aika rajustikin listalla myöhemmin olevista asioista.

Monet organisaatiot lähtevät kyllä valintaprosesseihin tuon kaltaisen listan kanssa, mutta kun havaitsevat markkinan olevan puutteellinen (etenkin Suomessa, jossa it-toimittajia ei ole rajattomasti), niin päätyvät ylikorostamaan listan loppupäätä, koska pelkäävät saavansa haukut myöhemmin ostettuaan liian pieneltä tai tuntemattomalta toimijalta. Listan loppupäähän korostaa turvallisuutta, ja etupää korostaa soveltuvuutta.

Kärjistäen voisi sanoa, että mitä enemmän korostetaan listan loppupäätä, niin sitä todennäköisemmin päädytään leikkimään Tiedon, Accenturen, Logican tai jonkun muun elefantin kanssa – ja yleensä järjestelmien valmistajan nimikin on jokin jättiläinen, kuten Microsoft, Oracle tai SAP. Joskus tietysti näiden mainittujenkin kanssa voi saavuttaa käyttötarkoitukseen sopivuutta ja kustannustehokkuutta, mutta kokemus lienee VR:llekin osoittanut, että elefantit tuppaavat olemaan parempia tuon listan loppupuoliskon asioiden kanssa.

Jutun kommenteissa nostetaankin esille ajatus projektien pilkkomisesta, ja ylipäätään ison hankkeen ketjuttamisesta siten, että kerralla ei yritetä hankkia kaikkea. Tämä on tärkeätä myös käyttötarkoitukseen sopivuuden ja käytettävyyden näkökulmasta. Myyntidemojen ja hienojen powerpoint-esityksien avulla ei kovin usein saada todennettua esimerkiksi järjestelmän käytettävyyttä todellisten loppukäyttäjien toimesta. Listan loppupään ylikorostuminen hankinnoissa johtuu siis siitäkin, että alkupään asioiden arvottaminen ja vertailu on paljon vaikeampaa.

Tosin käytännön muutoksen kannalta kenties isoin ongelma piilee silti siinä, että ”isojen juttujen” ostaminen on vain yksinkertaisesti paljon ”seksikkäämpää” hommaa monien tahojen mielestä. Isot organisaatiot haluavat tehdä isoja ostoksia, ja isot IT-talot haluavat myydä isoja paketteja. Pienten palasten ostaminen ja tekeminen ei vain saa samanlaista johtoryhmätason huomiota isossa talossa mitä ”tosi iso IT-projekti” saa. Tämä on yksinkertaisesti harmillista.

Ehkä näissä isoissa epäonnistumisissa piilee pieni siemen siihen, että ostajatkin ryhtyvät arvostamaan pienten palasten ostamista, ja ehkä jopa isotkin talot ryhtyvät arvostamaan pienempien projektien myymistä.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Asiointipalvelut ja ekstranetit

Autamme digitaalisten asiointikanavien suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailutuksessa. Etsimme asiakasystävälliset itsepalveluratkaisut, virtaviivaiset asiointiprosessit ja kustannustehokkaat teknologiat asiointiin, jäsenpalveluihin ja ekstranettiin.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun