Intranetin lanseerausviestinnän avainkohdat

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 13 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Intranettien lanseerausvaiheessa isosta projektista pitää aina tavalla tai toisella kiteyttää avainkohdat henkilöstölle. Usein tämä tapahtuu jonkinlaisella lanseeraustiedotteella, julisteella tai lanseeraustilaisuuden tukimateriaalilla.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Usein kaikkea tätä täydennetään vielä uutisointisarjalla intrassa ja parhaimmillaan esimerkiksi esimiehille ja tiiminvetäjille kerrotaan vielä oma, kohdennettu viestinsä. Joka tapauksessa aina intranettien lanseerausvaiheessa heräävät kysymykset siitä mitä asioita lanseerausvaiheessa pitää viestiä. Seuraavaksi on kiteytetty oman kokemukseni osalta viisi tärkeintä asiaa jotka lanseerausvaiheessa on viestittävä henkilöstölle – tavalla tai toisella.

  1. Hyödyt. Mitä hyötyä intranetista on jokaiselle tietotyöläiselle? Miten osastot ja tiimit voivat tehostaa toimintaansa? Miten koko organisaation viestintä ja toiminta tehostuu uuden intranetin myötä? Mitä konkreettisemmiksi hyödyt saa kuvattua, niin sen parempi. Parhaimmillaan hyödyissä on tehostuneita toimintoja, kokonaan uusia toimintoja sekä uudenlaisia viestintämuotoja. Tärkeintä kuitenkin hyötyjen kuvauksessa on uskaltaa nostaa 2-3 asiaa ylitse muiden. Pari kovaa hyötyä on aina parempi kuin pitkä lista ympäripyöreitä hyötyjä.
  2. Tärkeimmät uudet ominaisuudet. Muutama avainominaisuus kannattaa esitellä tarkemmin. Esiteltäviksi kannattaa valita ominaisuuksia jotka tuovat nopeita ja selkeitä hyötyjä henkilöstölle. Esimerkiksi jos neuvotteluhuoneiden varaus on uudistunut tai jokainen saa oman henkilökohtaisen sivun uudessa intranetissa, niin nämä kannattaa tuoda esille. Nyrkkisääntönä voi pitää, että enemmän kuin kolmea ominaisuutta ei kannata nostaa viestinnän kärkeen.
  3. Käyttäjiltä vaadittavat ensitoimenpiteet. Mitä jokaisen työntekijän odotetaan tekevän kun uusi intranet julkaistaan? Mitä toimia vaaditaan? Pitääkö esimerkiksi oma profiilisivu laittaa kuntoon tai omia dokumentteja siirtää osaksi intranetin yhteisiä tiedostovarastoja? Myös ohjeet ja tarjolla oleva tuki kannattaa kertoa tässä yhteydessä. Esimerkiksi jos intran käytöstä on tehty video-ohjeita, niin näiden sijainti on syytä kertoa. Voisi jopa sanoa, että on omituista jos uusi intranet ei vaadi kaikilta jotain toimenpiteitä. Pelkästään henkilöstön sitouttamisen kannalta on jopa hyvä asia, että uusi intranet vaatii jotain toimenpiteitä kaikilta työntekijöiltä. Jos uusi intranet ei vaadi mitään toimenpiteitä, niin herää helposti kysymys, että miksi intranet ylipäätään uudistettiin?
  4. Intranet-projektin eteneminen. Kokonaisaikataulu ja tähän mennessä tehdyt asiat kannattaa aina kerrata. Esimerkiksi tiedonkeruuvaihe ja suunnitteluvaihe kannattaa kerrata, niin kaikki muistavat miten uudistusprojekti on edennyt ja missä vaiheessa palautetta esimerkiksi henkilöstöltä on kerätty. Myös jatkokehityksestä kannattaa olla jo konkreettisia suunnitelmia esiteltävänä, ja erityisesti kannattaa kertoa että millaisia uudistuksia on tulossa jo lähiaikoina lanseerauksen jälkeen. Kokemus on osoittanut, että on parempi kertoa, että intraa tullaan parantamaan ja pienkehittämään seuraavien kuukausien aikana kuin että kertoo vain suurista seuraavista askeleista. Ne suuret seuraavat askeleet kun usein saattavat jäädä tekemättä. Täten on realistisempaa luvata fiksua pienkehitystä lähikuukausina ja kertoa isommista uudistuksista sitten kun niille on myös seuraavan vuoden budjetista rahat varmistettuna.
  5. Isot toimintatapamuutokset ja näiden hyödyt. Mitä muuttuu koko organisaatiossa intran myötä? Mitä muut tiimit ja osastot joutuvat tekemään uudistuksen yhteydessä? Usein kannattaa myös alleviivata, että kyseessä on yhteinen ponnistus jonka onnistuminen vaatii kaikilta tekemistä.

Lopuksi kannattaa vielä kerrata hyödyt ja keskeiset kipupisteet, jotka intranet-hankkeen myötä korjaantuvat.

Edellä kuvattu top-5 asioiden lista soveltuu esimerkiksi intranet-lanseeraustiedotteen rungoksi tai intranetin lanseeraustilaisuuden esityksen rungoksi.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun