Sähköpostin tulevaisuus on luottamuksellisessa viestinnässä ja notifikaatiojärjestelmänä

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 14 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Useimpien tietotyöläisten työpäivä alkaa, kulkee ja päättyy sähköpostin käskemänä, mutta useimmat myös kokevat ahdistusta sähköpostilaatikostaan. Nykytilan tyypillisiä sähköpostiin liittyviä ongelmia ovat esimerkiksi liialliset massapostitukset, ylitsepursuava ryhmäviestintä ja monen ihmisen väliset sekavat sähköpostikeskustelut – dokumenttivarastoinnista puhumattakaan.Mielenkiintoinen kysymys onkin, että minkälaisessa roolissa sähköposti on vuonna 2020?

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Onko se edelleen kaiken tietotyön keskipiste vai opimmeko seuraavan kymmenen vuoden aikana ottamaan sähköpostin hallintaan? Vai tuleeko sähköpostin tilalle jotain aivan uutta ja parempaa?

IBM:n yhteistyövälineiden evankelista Luis Suarez tarjoaa erittäin tiiviin ja kiinnostavan väitteen siihen mikä sähköpostista pitäisi tulla. Suarezin mukaan sähköpostin tehtävä tietotyöläisen työkalupaketissa tulisi olla vain ja ainoastaan työväline kahdenväliseen, luottamukselliseen viestintään, ja notifikaatiojärjestelmänä siitä mitä tapahtuu muissa paikoissa oleville sisällöille ja keskusteluille. Määritelmässään Suarez alleviivaa erityisesti sitä, että sähköposti ei saa olla paikka jossa keskustelut käydään ja jonne tiedostot tallentuvat. Keskustelut ja tiedostot kuuluvat muihin paikkoihin – jonnekin jossa on järkevämpi konteksti keskusteluille ja tiedostoille – kuin ihmisten henkilökohtaisissa sähköpostilaatikoissa.

Suarezin määritelmä kiteyttää myös sen, että sähköpostin ydintarkoitus on tehostaa kahdenvälistä, luottamuksellista viestintää. Se on sähköpostin yksi alkuperäisistä käyttötarkoituksista ja todennäköisesti tulee olemaan keskeinen käyttötapa vielä pitkään. On vaikea kuvitella, että jokin Facebook tai LinkedIn nopeasti korvaisi sähköpostin yhtä laajalle levinneenä standardina ja viestintävälineenä – vaikka osa luottamuksellisesta ja rajatusta viestinnästä epäilemättä on jo siirtynyt esimerkiksi Facebookiin. Yrityksissä myös pikaviestintä voi korvata osan sähköpostiviestinnästä – etenkin jos pikaviestinnän käyttötarkoituksista ei sen enempää ole organisaatiossa keskusteltu.

Suarezin näkemä tulevaisuus notifikaatiojärjestelmänä on myös helppo allekirjoittaa. Sitähän sähköposti on jo nyt monille meistä. Minullekin tulee päivittäin notifikaatioita erilaisista ryhmätyötiloista (Basecamp ja SharePoint pääasiassa) ja intranetista (esim. kun joku lisää “Tarjoukset”-dokumenttikirjastoon uuden asiakkaalle lähetetyn tarjouksen, niin olen tilannut itselleni notifikaatiot tästä jotta pysyn helposti ajantasalla siitä mitä tarjouksia asiakkaille firmasta lähtee). Tällainen notifikaatiojärjestelmänä käyttäminen kuitenkin kuormittaa sähköpostilaatikkoa myös helposti. Ihanteellisesti vain aivan kriittisimmät notifikaatiot tulisivat sähköpostiin asti ja kaikkia muita voisin selailla vaikka intranetin henkilökohtaiselta työpöydältä (“Oma sivu”, “Dashboard” tjms).

Sähköpostin kriitikoitakin löytyy. Esimerkiksi Esko Kilpi näkee sähköpostin jo periaatteellisella tasolla olevan epäsopiva kanava suurimpaan osaan modernin tietotyön vaatimiin työsuorituksiin. Sähköpostissa kun on syvällä ajatus siitä, että lähettäjällä on enemmän valtaa kuin vastaanottajalla. Sähköpostin avulla tietotyöläiset antavat toisilleen tehtäviä – usein kysymättä lainkaan, että ehtiikö vastaanottaja hoitaa asiaa ollenkaan – tai ylipäätään ottamatta lainkaan kantaa siihen onko lähettäjällä edes oikeus antaa tehtäviä vastaanottajalle. Useimmissa tilanteissa Twitterin kaltainen kommunikointi olisikin fiksumpaa. Näin kysymykseen voisi vastata, tai tehtävän voisi hoitaa, se joka parhaiten ehtii ja pystyy. Tällainen toimintamalli olisi yhteisöllisempi, “älykkäämpi”, itseohjautuvampi ja parhaimmillaan myös nopeampi. Tämänkaltainen sosiaalisempi ja avoimempi viestintämalli on taustalla esimerkiksi Yammerin ja Chatterin kaltaisissa kommunikaatiotyökaluissa.

Muutos on kuitenkin vasta alussa. Sähköpostin asema tietotyöläisen työn keskipisteenä ei ole aivan heti muuttumassa. Erityisesti Esko Kilven ajatus systeemisestä ongelmasta kannattaa kuitenkin ottaa vakavasti. Moderni tietotyö ei ole kovin yhteensopiva perinteisten organisaatioiden johtamismallien ja komentamisjärjestelmien kanssa. Sähköpostikin edustaa lopulta hyvin perinteistä kontrolloi-ja-komenna-järjestelmää. Täten uusia työvälineitä ja uusia toimintatapoja kaivataan.

Yksi hyvä askel tätä tavoitetta kohti on ottaa oma sähköposti hallintaan palauttamalla se paikalleen kahdenväliseen, luottamukselliseen viestintään.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun