Käsitteet ojennukseen: Dokumentti vai asiakirja? – keskeiset erot

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 14 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Dokumenttien ja asiakirjojen välinen ero nousee esiin tasaisesti tiedonhallintahankkeissa. Monet organisaatiot suhtautuvat asiaan jopa lievän fanaattisesti pyrkien pitämään jopa näitä käsittelevät järjestelmät täysin erillisinä. Monelle tietotyöläiselle asiakirjan ja dokumentin välinen raja-aita on kuitenkin hyvin hämärä. Tässä artikkelissa avataan käsitteiden välistä eroa ja kerrotaan esimerkkejä siitä kuinka eri organisaatiot suhtautuvat käsitteisiin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Lyhyt vastaus kysymykseenhän on, että dokumentista tulee asiakirja kun sitä ei enää voida muokata vapaasti, vaan jokin sopimus tai laki edellyttää kyseisen version säilyttämistä muuttumattomana. Tyypillisiä esimerkkejä ovat esimerkiksi yritysten väliset sopimukset tai valtionhallinnossa erilaiset päätökset ja viralliset lausunnot.

Hienovaraisempaan eri käsitteiden väliseen semantiikkaan on kuitenkin joskus tarpeellista pureutua, ja onneksi siihen ovat myös muutamat kotimaisetkin tietokirjailijat ryhtyneet. Esimerkiksi Tuomo Peltola ja Kimmo Kaario ovat tarttuneet kirjassaan näiden kahden käsitteen eroihin. Seuraavassa heidän käsitemäärittelynsä:

“Dokumentti voidaan yleisesti määritellä ihmisen ymmärrettäväksi tarkoitetuksi loogiseksi ja merkitykselliseksi tallennetuksi tietokokonaisuudeksi.”

Vapaammin voisi todeta, että dokumentti on a) ihmisen tuottama ja ihmisen käsittelemäksi tarkoitettu tietokappale ja b) dokumentti voi olla yhtä lailla valokuva, sähköposti tai web-sivu, eikä dokumentilla ole mitään erityissuhdetta mihinkään. Myös esimerkiksi henkilökohtaiset valokuvamme ovat tämän määritelmän mukaan dokumentteja.

“Asiakirja on organisaation virallinen ja sen hallinnassa ja vastuulla oleva dokumentti.”

Dokumenttiin verrattuna asiakirjan määritelmä on näin huomattavasti tiukempi ja rajaavampi. Esimerkiksi valokuvat pääsevät hyvin harvoissa organisaatioissa asiakirjan asemaan (poikkeuksena ehkä poliisivoimat ja muut virallisia henkilörekistereitä ylläpitävät tahot). Viimeisimmät versiot esimerkiksi sopimuksista, asetuksista ja ohjeista sitä vastoin täyttävät yleensä asiakirjan tunnusmerkit. Myös sähköpostiviesti jossa sovitaan jostain asiasta voi joskus täyttää asiakirjan määritelmän.

Usein asiakirjan määritelmissä myös korostetaan sitä, että asiakirjan tulee olla hallittuna tietojärjestelmässä joka pitää kirjaa kyseisen asiakirjan käytöstä, muutoksista ja säilyvyydestä. Tämä on hyvä lisäys, koska tämä on käytännön realiteetti monissa organisaatioissa joissa asiakirjojen hallintaan on hankittu kokonaan oma, erillinen tietojärjestelmä. Onkin hyvin tyypillistä, että asiakirjojen hallinta tapahtuu organisaatioissa varsin omana ulottuvuutenaan – usein täysin irrallaan ns. “muusta tietotyöstä”.

Tosin moni kyseenalaistaa tämän tarkan erittelyn nykyisin. Esimerkiksi Peltola ja Kaario sanovat kirjassaan suoraan, että tämänkaltainen erillisten asiakirjojenhallintajärjestelmien rakentaminen ei ole enää riittävä lähestymismalli. Yhä useammin kun halutaan kyetä jäljittämään myös asiakirjojen syntyprosessi ja siihen vaikuttaneet asiat. Tällöin myös erilaisista sähköisistä ryhmätyötilajärjestelmistä ja muista tukijärjestelmistä pitäisi pystyä katsomaan versiohistoriaa dokumenteille ja jäljittää näin asiakirjojen syntyyn vaikuttaneita tekijöitä.

Peltola ja Kaario viittaavat Christine Adcockin artikkeliin vuodelta 2007, jossa Adcock arvioi että noin 20% organisaatioiden dokumenteista voitaisiin luokitella asiakirjoiksi. Luku voi hyvinkin olla realistinen, mutta samalla on todettava, että vain murto-osa näistä kriittisistä dokumenteista on parhaissakaan organisaatioissa yleensä luokiteltu asiakirjoiksi. Täten ei ole lainkaan yllättävää, että monissa organisaatioissa on isoja vaikeuksia hahmottaa dokumenttien ja asiakirjojen välisiä eroja. Usein ongelmaa korostaa vielä se, että asiakirjojen kanssa työskenteleviä henkilöitä ei monessakaan organisaatiossa ole kuin pieni osa henkilökunnasta. Vaikkapa viestinnän ja markkinoinnin työntekijät eivät välttämättä joudu koskaan tekemisiin asiakirjahallintajärjestelmän kanssa. Heille on hyvin saatettu vain ohjeistaa, että kun jokin sopimus on allekirjoitettu, niin “lähettäkää se Merjalle”. Usein se, “mitä Merja tekee” jää mysteeriksi.

Realismia onkin, että monen organisaation kriittiset asiakirjat seikkailevat samoilla verkkolevyillä kuin kaikki muutkin dokumentit ja harvalla on mitään prosessia tai sääntöjä siihen milloin dokumenteista tulee asiakirjoja. Teknisiä ratkaisuja kyllä löytyy vaikkapa siihen miten ryhmätyötilasta saadaan helposti dokumentti lähetettyä asiakirjahallintajärjestelmään, mutta vaikka toiminnot olisivat olemassa, niin näiden käyttö on usein vaihtelevaa.

Käsitesekamelskan välttämiseksi onkin suositeltavaa puhua dokumenteista oletuksena ja rajata asiakirjoista puhuminen vain erityistilanteisiin. Lisäksi aina kun joku puhuu asiakirjoista, niin kannattaa pyytää puhujaa selventämään mihin hän tällä termillä viittaa. Eri organisaatiot kun määrittelevät asiakirjat yleensä hieman eri tavoin.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun