Rauman kaupunki vaihtoi julkaisujärjestelmää onnistuneesti – North Patrol konsulttina

24.1.2017

Camilla Heikkilä

Rauman kaupungin edelliset sivut julkaistiin tammikuussa 2015, kertoo Rauman kaupungin viestintäyksikön päällikkö Raija Lehtorinne. Rauma oli mukana Kuntien Tieran hankkeessa, jossa luotiin yhtenäisellä mallilla useille kunnille Drupal-pohjainen verkkosivusto. Tieran verkkopalvelumallista ei kuitenkaan tullut kuntakohtaisiin eroihin sopeutuvaa, helposti käyttöönotettavaa eikä kustannustehokasta, joten tämä toiminta onkin sittemmin jo lopetettu*. Rauman kohdalla huomattiin nopeasti, että sivut eivät vastanneet odotuksia ja käyttäjäpalaute oli huonoa. Aika pian sivuston julkaisun jälkeen Rauman kaupunki totesi, että jotain pitää tehdä, ja ajatus uudesta verkkosivuprojektista lähti itämään.

Konsultin käytöllä vastinetta rahoille

Rauma ei ollut ensimmäinen kunta, joka irtaantui Tierasta. Kun toinen pilottiryhmässä ollut kunta lähti tekemään omia verkkosivuja, Rauman kaupunki pyysi saada vaatimusmäärittelyn nähtäväksi. Sen lisäksi Raumalla tutustuttiin myös toisen kunnan verkkosivujen vaatimusmäärittelyyn.

Uudesta sivustosta haluttiin selkeä ja helppokäyttöinen sekä kuntalaisille että muille sivuilla vieraileville, mutta myös sisällöntuottajille.

– Vaatimusmäärittelyihin tutustuttuamme totesimme, että meillä ei ole riittävästi aikaa, henkilöresursseja eikä osaamista tehdä sellaista kunnolla, Lehtorinne kertoo.

Edellisestä projektista viisastuneena Raumalla ymmärrettiin, että hyvin tehty pohjatyö auttaa toteutuksessa. Koska omat resurssit ja osaaminen eivät vaatimusmäärittelyyn riittäneet, Rauma päätti ottaa avuksi North Patrolin konsultit.

– Jälkeenpäin ajatellen säästimme valtavasti aikaa, kun oli konsultti mukana projektissa, Lehtorinne kertoo. Saimme sellaista osaamista käyttöön, jota itsellämme ei ollut, ja projekti eteni tehokkaasti.

Alkupalavereissa ja työpajoissa North Patrolilta tuli hyvin tietoa ja näkemyksiä ja selkeitä vaihtoehtoja, mistä valita. Koska aikataulu oli tiukka, ulkopuolista näkemystä tarvittiin, ettei projekti lähtenyt rönsyilemään, Lehtorinne kuvailee työpajatyöskentelyä. Työskentelyn lopputulemana syntyi selkeä vaatimusmäärittely.

– Vaatimusmäärittelyssä oli tekstin lisäksi selvitetty kuvin, mitä sivuille haluttiin, ja se oli kirjoitettu niin, että sen ymmärsi, vaikka ei olekaan asiaan vihkiytynyt. Kun istuimme toimittajan kanssa ensimmäiseen palaveriin, toimittajakin totesi, että tämän vaatimusmäärittelyn pohjalta he pääsevät helposti jatkamaan, Lehtorinne kertoo.

Uuden sivuston toteuttajaksi valittiin kilpailutusprosessin jälkeen Valu Digital Oy. Tarjousvertailussa hyödynnettiin jälleen North Patrolin konsulttien osaamista. Raumalla todettiin, että koska North Patrol oli tehnyt jo pohjatyön, konsulteilla on paremmat edellytykset lukea tarjouksia.

– Tällä tavalla säästimme paljon aikaa, ja olimme tyytyväisiä valintaan, Lehtorinne kertoo ja jatkaa toteamalla, että konsultin käytöllä Rauma on saanut vastinetta rahoillensa.

Parhaimmassakin projektissa tulee mutkia matkaan

Raumalla oli projektissa hyvin tiukka aikataulu. Tarjouspyynnöt lähtivät huhtikuussa 2016, ja tarjoukset saatiin toukokuussa. Koska Kuntien Tiera oli jo irtisanottu, uuden sivuston oli oltava valmiina ja julki vuodenvaihteessa. Sivuston deadlineksi asetettiin 19. joulukuuta 2016.

Koska vaatimusmäärittely oli tehty huolella, Valu pääsi helposti projektiin kiinni.

– Valulla oli selkeät näkemykset. Heiltä tuli heti aloituspalaverissa suosituksia ja teknisiä vaihtoehtoja, miten vaatimukset kannattaisi toteuttaa, Lehtorinne kertoo.

Aikataulu olisi tiukka yhdellekin sivustolle, mutta Rauman kohdalla ei uusittu pelkästään rauma.fi:tä, vaan myös erillissivustoja, joita loppujen lopuksi tuli 11.

Erillissivuistoista muodostuikin projektin ainoa hidaste, kun Raumalla ja Valu Digitalilla oli hieman erilainen näkemys sopimukseen sisältyvistä asioista. Ratkaisua etsiessä Rauma tukeutui jälleen NorthPatrolin apuun.

Tulkintaerimielisyydet eivät estäneet sivuston työstämistä, ja projektia vietiin koko ajan eteenpäin. Muutaman neuvottelun jälkeen löytyi molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu ja sivustot saatiin julkaistua ajallaan.

– Kokonaisuutena yhteistyö sujui erittäin hyvin ja keskustelua jatkettiin hyvässä hengessä ongelmista huolimatta, Lehtorinne kertoo.

Sisällöntuottajat innostuivat WordPressistä

Tiiviistä aikataulusta johtuen Raumalle jäi sisällönsyöttöön aikaa vain kuusi viikkoa. Samaan aikaan oli käynnissä muita projekteja ja organisaatiouudistus painoi päälle. Aikataulu kauhistutti sisällöntuottajia.

Aikatauluhaasteisiin haettiin ratkaisua opastamalla sisällöntuottajia kullekin sopivalla tavalla. Paljon keskusteltiin ja neuvottiin. Lisäksi joidenkin kanssa istuttiin alas ja siirrettiin yhdessä sisältöä vanhoilta sivuilta uusille. Vanhan sivuston sisältörunko oli purettu Exceliin ja jokainen sisältösivu oli sijoitettu uuteen hierarkiaan. Kun sivun sisältö oli siirretty vanhasta uuteen, vanhaan laitettiin merkintä, että sisältö oli hoidettu. Näin viestinnästä pystyttiin seuraamaan työn etenemistä ja muistuttelemaan tarvittavan usein hoidettavasta työstä.

– Me viestinnässä seurasimme tilannetta koko ajan ja teimme paljon sisällöntuottajien puolesta. Erillissivuille pääsimme syöttämään sisältöä vasta kaksi viikkoa ennen julkaisua, joten kaikkien oli pakko venyä, Lehtorinne kertoo.

Haasteena organisaation sisällä oli saada oma väki työstämään sisältöä kuntalaisen näkökulmasta eikä organisaatiolähtöisesti.

Lehtorinteen mukaan WordPress on kerännyt kiitosta sisällöntuottajilta. Koulutuksessa viimeisetkin sisällöntuottajat innostuivat siitä, kuinka helpot ja hienot sivut ovat.

– Meillä on sellaisia sisällöntuottajia, jotka eivät ole kirjoittajia tai viestintäihmisiä, ja hekin kokevat WordPressin helpoksi käyttää ja selkeäksi hahmottaa, Lehtorinne kuvailee. Nämä samaiset sisällöntuottajat kokivat Drupalin hankalaksi ja kankeaksi.

Aktiivikäyttäjät tulivat toimeen Drupalin kanssa, mutta harvemmin sivustoa päivittäville WordPress on paljon helpompi.

Loppu hyvin, kaikki hyvin

Rauman sivustot saatiin julkaistua joulukuussa, juuri sovittuna päivänä, ja Raija Lehtorinne on hyvin tyytyväinen lopputulokseen. Sivut ovat selkeät ja yhtenäiset, ja sivuston käytettävyys on nyt hyvä, sekä sisällöntuottajan että kuntalaisen kannalta. Kuntalaisiltakin on tullut paljon spontaania positiivista palautetta, kun tiedot löytyvät nyt helposti.

Lehtorinne ymmärtää, että kunnilla on rahat tiukassa, mutta hän suosittelee silti, että tällaisessa projektissa käytetään rahaa konsulttiin.

– Konsultin käyttö helpotti meidän projektissa todella paljon. Ilman konsultin mukana oloa ja tekemää vaatimusmäärittelyä emme olisi saaneet sivuja välttämättä julkaistua tuossa aikataulussa. Vaatimusmäärittelystä ei olisi saatu itse yhtä hyvää, ja olisimme joutuneet työstämään sivustoa paljon enemmän teknisen toteuttajan kanssa, Lehtorinne kertoo.

Ainoa asia, minkä Lehtorinne olisi tehnyt projektissa toisin, olisi ollut lisäresurssien palkkaaminen projektihallintaan ja sisällöntuotantoon. Yhdellä ihmisellä on hyvä olla projektin kaikki langat käsissä, ja se vaatii, että siihen on myös aikaa käytettävissä.

– Jos käytettävissä olisi ollut enemmän resursseja, olisimme voineet tehdä sivuston omalle organisaatiolle vähän enemmän avaimet käteen -periaatteella. Toisaalta, kun sisällöntuottajat joutuivat itse tekemään, he myös oppivat, Lehtorinne toteaa.

Kaipaatko neuvoa omaan verkkopalveluhankkeeseesi? » Ota yhteyttä!

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Case-tarinat
• Kuntien digipalvelut
• Tietosivustot
• Vaatimusmäärittely
• Drupal
• WordPress