Suomen intranet-kentässä Atlassianin Confluence-tuote on selkein haastaja markkinajohtaja SharePointille. Confluence on helppokäyttöinen ja kevyt, ja laajennettavissa lisäosilla. Alkuperäiseltä käyttötarkoitukseltaan se oli matalan kynnyksen wikimäinen sisällöntuotantoväline erityisesti dokumentointikäyttöön. Viime vuosina tuote on laajentunut vahvasti vuorovaikutteisen yhteistyön suuntaan. Lisäosia onkin tarjolla Atlassian Marketplacessa useita satoja ja vaihtoehto on tehdä niitä myös itse. Confluencella toteutetaan intraneteja, ekstranetejä, ryhmätyötilakokonaisuuksia, dokumentaatioratkaisuja sekä jopa julkisia verkkopalveluita.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
”Uskon, että Confluencen avulla voidaan hyvinkin haastaa isommat Sharepointin päälle tehdyt toteutukset” Ambientian toimitusjohtaja Ville Availa sanoo.
Tässä postauksessa esittelemme haasteen toteuttajat eli Confluence-intranetien toteutuskumppanit Suomessa 2014. Heitä on ainakin kolme, joilla kaikilla kokemusta suurtenkin organisaatioiden intranet-ratkaisuista. Soraääniäkin Confluencen soveltuvuudesta intranet-alustaksi tosin kuullaan. Esittelyt perustuvat kyselyyn, joka lähetettiin kaikille yhdeksälle suomalaiselle Atlassianin ilmoittamalle Confluence-toteuttajalle. Näistä Ambientia, Eduix, Polar Shift ja Proactum vastasivat kyselyymme.
Ambientia
Ambientia on toteuttanut Confluence-pohjaisia intraneteja hyvin erityyppisille organisaatioille: järjestöille, pörssiyhtiöille ja pienille yrityksille. Toimialat ja toteutukset vaihtelevat oppilaitoksista lehtoyhtiöön, teollisuusyrityksestä ja puhtaista IT-organisaatioista turvallisuusalan toimijoihin. Konsultti Aino Heiska kertoo, että Ambientian toteuksissa käyttäjämäärät ovat muutamasta kymmenestä lähemmäs kymmentätuhatta, keskimäärin muutama sata. Ambientian julkisia referenssejä ovat mm. Finnair ja Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä.
”Ambientian toteuttamat intranet-projektit saattavat olla hyvin erilaisia”, Aino Heiska kuvaa. ”Joskus aloitetaan puhtaasti liiketoimintalähtöisellä konsultoinnilla, usein konseptointiprojektilla, jossa pohditaan intranetin roolia organisaatiossa, ja joka voi olla myös täysin irrallinen ja alustariippumaton. Varsinainen toteutus voi perustua tehtyyn konseptisuunnitelmaan tai lähteä liikkeelle Confluencen perustoiminnoista beta-tyyppisellä käyttöönotolla. Keskeisintä on kuitenkin aina toteuttaa sellainen intranet, joka on organisaation toiminnan kannalta aidosti hyödyllinen, ja jonka myös käyttäjät kokevat omakseen.”
Kuinka hyvin Confluence mielestänne sopii intranetin julkaisualustaksi? Mitkä ovat sen vahvuudet ja heikkoudet?
Vaikka teemme intranet-ratkaisuja myös muilla alustoilla, Confluence on osoittautunut erinomaiseksi ratkaisuksi erityisesti silloin, kun halutaan aidosti vuorovaikutteista ja teknologiatehokasta lähestymistapaa. Sen helppokäyttöisyys ja sisäänrakennettu vuorovaikutteisuus tekevät siitä erinomaisen alustan modernille, sosiaaliselle intranetille. Intranet on yleensä organisaation keskeisin viestintäkanava, mutta nykypäivänä sen täytyy pelkän tiedottamisen ja materiaalipankkina toimimisen lisäksi olla myös dynaaminen työyhteisön kohtaamispaikka. Confluence sopii hyvin sosiaalisen intranetin alustaksi, ja se tarjoaa mahdollisuuden monenlaiseen viestintään ja kollaboraatioon.
Se on pohjimmiltaan valmissovellus, joten käyttöönotto ei edellytä laajamittaista räätälöintiä ja ohjelmistokehitystä, ellei ulkoasua ja toiminnallisuuksia haluta kustomoida täysin vapaasti.
Intranet-alustoja valitessa on hyvä ymmärtää, että markkinoilla olevat vaihtoehdot ovat lähtökohtaisesti hyvin erilaisia, vaikka valmiissa intranetissa olisikin paljon samanlaisia perustoimintoja. Toiset ovat enemmän dokumenttienhallinnan näkökulmasta suunniteltuja, toiset julkaisujärjestelmiä. Confluence taas on alunperin ollut wiki, eli vuorovaikutteinen verkkopalvelualusta, jonka ajatuksena on antaa käyttäjien tuottaa yhdessä (web)sisältöä. Juuri tämän historiansa vuoksi Confluencessa on erityisen yksinkertainen käyttäjähallinta ja sisällöntuotanto on helppoa ihan tavallisellekin käyttäjälle.
Confluence ei kuitenkaan ole dokumenttienhallintajärjestelmä, joten sen idea on nimenomaan tuottaa web-sisältöä pelkkänä liitetiedostopankkina palvelemisen sijaan. Confluence ei myöskään ole varsinaisesti julkaisujärjestelmä, joten se ei perusominaisuuksiltaan ole erityisen monipuolinen julkisten verkkosivujen (tai vastaavien ratkaisujen) alustaksi. Todettakoon kuitenkin, että Confluencella on toteutettu myös ihan julkisia verkkosivustoja, extranettejä sekä pienempiä ryhmätyötiloja, joten mukautuvuus on hyvä. Tätä tukee myös valmistajan sovelluskauppamalli (Marketplace), josta voi ottaa käyttöön satoja kolmansien osapuolien valmistamia hyvinkin spesifejä lisäosia, joilla yritys voi tuoda tarvitsemiaan lisätoimintoja ja ominaisuuksia Confluenceensa.
Mihin suuntaan Confluence-alusta on mielestänne kehittymässä?
Alustana Confluence on kehittynyt kymmenessä vuodessa wiki-työkalusta täysiveriseksi kollaboraatioalustaksi. Confluencen avoin API-ohjelmointirajapinta mahdollistaa uusien toimintojen joustavan liittämisen ja kehittämisen sovellukseen. Confluence tukee myös uusimpia web-teknologioita, ml. HTML5, CSS3 ja JavaScript, jotka mahdollistavat ulkoasun ja toimintojen räätälöinnin eri päätelaitteille.
Tulevaisuudessa Confluence tullaan näkemään niin pienten yritysten tietämyksenhallinnan työkaluna kuin myös pitkälle kehitettynä suurten organisaatioiden sosiaalisena intranettinä ja kollaboraatioalustana.
Minkälaisen palvelun toteuttamisesta Confluencella unelmoitte?
Hienoimpia Confluence-projekteja ovat sellaiset, joissa pääsemme aidosti mukaan pohtimaan asiakasyrityksen liiketoimintaa ja sen kehittämistä Confluencen avulla ja suunnittelemaan intranetin juuri tähän organisaatioon ja sen työntekijöille. Vahvan konseptointiosaamisemme kautta olemme saaneetkin tehdä tällaisia projekteja, joissa intranet useimmiten myös onnistuu parhaiten. Uusimmat ja siisteimmät ominaisuudet, joita toki on mukava intranettiin kehitellä, kalpenevat kuitenkin, jos ne jäävät käyttämättä. Unelmatoteutuksen voisikin sanoa olevan sellainen, jossa asiakkaan strategisena kumppanina voimme kehittää heidän liiketoimintaa suunnittelemalla yhdessä organisaation tarpeisiin sopivan ja käyttäjät huomioivan, aidosti sosiaalisen intranetin.
Eduix
Eduix on toteuttanut intranet-projekteja Confluence-alustalla yliopistoille, ammattikorkeakouluille, julkisorganisaatioille ja yhdistyksille. Kysymyksiimme vastannut projektipäällikkö Päivi Kuusisto mainitsee referensseinä mm. Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden ja henkilöstön wikialustan; Aalto-yliopiston henkilöstö- ja opiskelijaintranetit; Tampereen kaupungin työryhmäratkaisun, johon voi kutsua myös oman organisaation ulkopuolisia yhteistyötahoja; pohjoismaisen NORDUnet – yhteistyöprojektin intranetin ja ekstranetin; 4H-yhdistyksen valtakunnallisen intranetin; sekä TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskuksen julkisen verkkosivuston. Eduixilla on siis näkemystä erityisesti oppilaitosten ja julkisorganisaatioiden haasteista intranet-kentällä.
Eduixilla on omia lisäosia Confluenceen, mm. ulkoasuteemat, personoinnit, nostomakrot ja metadatalisäosat.
Kuinka hyvin Confluence mielestänne sopii intranetin julkaisualustaksi? Mitkä ovat sen vahvuudet ja heikkoudet?
Mielestämme jako intranetin, ekstranetin ja internetin välillä on liudentunut – usein halutaan saada ratkaisu, jonka avulla voidaan toteuttaa näiden kaikkien osa-alueiden tarpeet. Tietoa jaetaan niille, joille se kuuluu; oli tarve sitten sisäinen viestintä, yhteistyö sidosryhmien kanssa tai tiedotus ja viestintä ulkopuolisille. Confluencen avulla tämä onnistuu, tekninen alusta vastaa näihin tarpeisiin joko itsenäisenä asennuksena tai kytkettynä toisiin ohjelmistoihin, esimerkiksi Atlassianin tuotteet Crowd, JIRA ja muut lisäosat sekä tietenkin meidän itse tekemämme lisäosat.
Confluence sopii hyvin intranetin julkaisualustaksi. Jos itse sovellus ei vastaa käyttötarpeisiin, voidaan sen toiminnallisuuksia laajentaa lisäosilla. Tämä tosin taas monimutkaistaa järjestelmää, mikä pitää ottaa huomioon ylläpidon vaatimassa työmäärässä ja etenkin versiovaihdoksien yhteydessä.
Aiemmin ongelmana ollut ”tyhjän työtilan ongelma” on Confluencen uusien versioiden tuomien esimerkkitoteutusten avulla selätettävissä: nyt voi käyttää hyväksi toisten tekemiä malliratkaisuja (blueprint) vielä aiempaakin helpommin.
Laajojen intranetien sisällönhallinta ja tiedon löydettävyys on haasteellista – tosin tämä ei ole alustariippuvainen ongelma, vaan esiintyy kaikissa vastaavissa suurissa toteutuksissa. Myös kieliversioiden hallinta on Confluencessa hankalaa: jos on tarvetta viestiä usealla kielellä, voi toteutuksen rakenteen luominen ja ylläpitäminen olla hankalaa.
Mihin suuntaan Confluence-alusta on mielestänne kehittymässä?
Kehityksen painopiste tuntuu olevan yhteistyöalustassa: esimerkiksi notifikaatiot, tehtävälistat ja muut tiimityöskentelyyn liittyvät toiminnallisuudet ovat nousseet enemmän esille uusissa Confluence-versioissa. Näiden hyödyntäminen selkeästi viestintäpainotteisissa intraneteissä tuntuu hieman kaukaiselta, joissain tapauksissa nämä toimintopainikkeet on haluttukin piilottaa käyttöliittymästä.
Minkälaisen palvelun toteuttamisesta Confluencella unelmoitte?
Toiveena olisi sellainen intranet, joka rakentuisi selkeäksi, helppokäyttöiseksi ja tiedon jakamiseen kannustavaksi. Jokainen käyttäjä löytäisi juuri sen tiedon, mitä hän tarvitsee sillä hetkellä, kun hän sitä kaipaa.
Intranet toimisi myös ongelmien ratkaikaisuautomaattina: voisit kirjoittaa päivänpolttavasta (työ)ongelmastasi wikisivulle ja järjestelmä ratkaisee sen saman tien. Ensi alkuun järjestelmä tarvitsisi avuliaita kollegoja, mutta jatkossa se voisi datavarastoistaan kairata vastaukset suurimpaan osaan esitettyjä kysymyksiä – näin ainakin unelmapalvelussa.
Polar Shift
Polar Shiftin tyypillisimmät Confluence-projektit ovat järjestelmän käyttöönottoja, integraatiota asiakkaan järjestelmiin, koulutusta sekä ulkoasun ja dokumenttipohjien muokkaamista asiakkaan ilmeeseen sopivaksi. Asiakkaat vaihtelevat muutaman henkilön yrityksistä satojen työntekijöiden yrityksiin ja kokonaisuudessaan tuhansien käyttäjien asiakas- ja jälleenmyyjäextranetteihin. Polar Shiftin referenssejä ovat mm. Delta Motor Group Oy, Lahti Energia Oy, Torikapitaali Oy sekä Solita Oy. ”Käytännössä Confluence soveltuu kaikille toimialoille, missä on tarvetta tiedon tallentamiseen ja jakamiseen”, kysymyksiimme Polar Shiftin osalta vastannut toimitusjohtaja Jesse Lahtinen toteaa.
Polar Shiftin vahvuuksia on erityisesti Confluencen teknisen ylläpidon osaaminen. ”Jatkuvasti suurempi osa asiakkaistamme on jo käyttänyt Confluencea ja he etsivät kumppania, joka auttaa laajentamaan käytön koko organisaatiolle ja yhteistyökumppaneille. Monet haluavat ulkoistaa Confluencen teknisen ylläpidon tai koko järjestelmän ylläpidon ja vapauttaa näin omia asiantuntijoitaan uusiin projekteihin.”
Kuinka hyvin Confluence mielestänne sopii intranetin julkaisualustaksi? Mitkä ovat sen vahvuudet ja heikkoudet?
Confluence soveltuu erittäin hyvin yrityksen tai yhteisön sisäisen viestinnän alustaksi. Confluence tukee kaksisuuntaista viestintää ja sosiaalisuutta: intranetin lukijan on mahdollista osallistua sisällön tuottamiseen ja kommentoimiseen. Erityisen hyvin Confluence siis sopii organisaation, missä halutaan lisätä avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.
Confluencen monipuolinen käyttöoikeuksien hallinta mahdollistaa rajatumpien alueiden rakentamisen esimerkiksi hallituksen tai johtoryhmän tarpeisiin. Kehittämämme delegoidut extranet-käyttäjien hallintaratkaisut mahdollistavat myös yhteistyökumppanien osallistumisen.
Toki Confluencessa on heikkouksiakin. Usein intranet-projekteissa halutaan suunnitteluvaiheessa tuoda sisällön julkaisuun mukaan hyväksymisprosessi, jota Confluencen wikimäinen matalan kynnyksen lähestyminen ei suoraan mahdollista, olkoonkin, että sen toteuttamiseen löytyy kolmannan osapuolen add-on-laajennuksia.
Toinen enää aika harvoin eteen tuleva tarve on ns. offline-käyttö. Confluencen käyttö vaatii aina verkkoyhteyden, joko suoraan tai mobiilisti.
Mihin suuntaan Confluence-alusta on mielestänne kehittymässä?
Atlassian on viimeisten vuosien aikana kehittänyt Confluencea aktiivisesti. Selkeitä suuntauksia on ollut uusien interaktiota parantavien teknologioiden tukeminen sekä mobiilikäytön tukeminen. Confluencen käytettävyys on parantunut merkittävästi ja aikaisemmin rajatummalla käyttäjäryhmälle suunnatusta järjestelmästä on kehittynyt kaikille käyttäjille toimivat työväline. Atlassian on myös kehittänyt Confluencen add-onien julkaisuun ekosysteemin, mistä löytyvien laajennusten avulla Confluenceen voidaan tuoda uusia ominaisuuksia kun niitä tarvitaan.
Minkälaisen palvelun toteuttamisesta Confluencella unelmoitte?
Confluence on siitä kiitollinen tuote, että aina itsekin tulee hyvälle mielelle, kun asiakas saa helpotettua ja tehostettua toimintaansa ottamalla käyttöön uusia toimintatapoja. Varsinkin organisaation viestinnän henkilöstön, jotka ovat kokeneita sosiaalisen median käyttäjiä, palaute on mukavaa kuultavaa, kun organisaation sisäiseen viestintään saadaan modernit työvälineet. Unelmamme onkin siis antaa kaiken kokoisille organisaatioille mahdollisuus käyttää kunnon työvälineitä jokapäiväiseen työntekoon ja samalla huolehtia, että palvelu on turvallisesti toteutettu ja käytettävissä myös mobiilisti.
Proactum
Juuri hetki sitten Visman ostama Proactum toimittaa Confluencea lähinnä puhtaaseen wikikäyttöön esimerkiksi sovelluskehitystiimeille. Kyselyymme vastannut liiketoimintajohtaja Mika Rahkolin suosittelee intranetiin alustaksi mieluummin Proactuminkin edustamaa Liferay Portal -tuotetta.
Kuinka hyvin Confluence mielestänne sopii intranetin julkaisualustaksi? Mitkä ovat sen vahvuudet ja heikkoudet?
Confluence on vahva työkalu wiki-tyyppiseen julkaisemiseen. Intranet on tyypiltään kuitenkin enemmän portaali, eli ratkaisu, jonka tehtävänä on toimia julkaisualustana sisäiselle tiedottamiselle ja mahdollistaa integraatiot organisaatioiden muihin järjestelmiin informaation esittämiseksi yhdessä keskitetyssä pisteessä. Tältä kannalta katsottuna Confluence voi olla yksi osa intranettiä, mutta ei ratkaise tärkeitä vaatimuksia integroitavuuteen ja avoimuuteen liittyvistä kysymyksistä. On totta, että Confluenceen on saatavilla runsaasti ilmaisia ja/tai kaupallisia lisäkomponentteja, ja Confluencen kehittäjäyhteisö on varsin laaja.
Toisaalta järjestelmänä, jonka ylläpidettävyys perustuotteen ja lisäosien osalta perustuu vuosimaksullisuuteen, voi kustannukset erityisesti laajemmissa käyttöympäristössä olla varsin korkeat.
Verrattuna Liferay Portal -ratkaisuun, Confluence tarjoaa tiettyjä wiki-ominaisuuksia, joita Liferay ei voi tarjota – toisaalta Liferay:ssä varsinainen julkaisujärjestelmä on vain yksi komponentti muiden joukossa, mikä mahdollistaa paremman joustavuuden intranet-palvelualustan kehittämisessä asiakkaan liiketoimintatarpeista lähtien.
Tiivistettynä; jos haetaan pienehkölle käyttäjämäärälle wiki-tyyppistä intranettiä, Confluence voi olla validi ratkaisu. Toisaalta ratkaisun jatkokehityksen osalta se tuo omat rajoitteensa sekä lisensiointimallin että teknisen joustavuutensa kautta. Erityisesti keskisuurten ja suurten organisaatioiden kannattaa tarkistaa ensisijaisesti todelliset portaalialustat, kuten Liferay – tarpeilla kun on tapana laajentua, ja Liferayn joustavuus on ylivoimainen verrattuna Confluenceen.
Muut Confluence-toimittajat Suomessa 2014
Avoset
”Avoset on asentanut useita Confluence-ympäristöjä, mutta ei ole toteuttanut varsinaisia intranet-ratkaisuja”, kertoo Avosetin Olli Saranen ja lisää, että intranetin hankkiminen heidän yhteistyöverkostonsa avustuksella on toki mahdollista.
Tieto
Enterprise Content Management -sisällönhallintapalvelujen johtaja Sissi Kolbe Tiedolta kertoo, että Tieto ei ole toimittanut varsinaisia intranet-ratkaisuja Confluence-alustalla. ”Tieto käyttää Confluencea lähinnnä sovelluskehitystyössä hanke- ja projektidokumentointiin.”
Yhteenveto
Suomessa on siis ainakin kolme vahvaa toimijaa, jotka toteuttavat Confluence-alustalla suurtenkin organisaatioiden intranet- (tai intranet-tyyppisiä) ratkaisuja. Ambientia on toteuttanut intraneteja paljon, eikä vain Confluencella. Heillä on kokemusta myös palveluiden konseptoinnissa. Eduixilla on kokemusta ja näkymystä oppilaitosten ja julkisorganisaatioiden intranet-haasteista sekä omaa lisäosatuotantoa. Polar Shiftin vahvuuksia taas on Confluencen teknisen ylläpidon osaaminen ja tiedonhallinta.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
