Teams on kuin sveitsiläinen linkkuveitsi, jolla voi tehdä lähes mitä tahansa, mutta onnistuuko sillä myös viestinnällinen intranet? Teams on kiistatta suosituin digitaalisen työympäristön työväline suomalaisissa organisaatioissa. Sillä hoidetaan etäpalaverit, työstetään dokumentteja yhdessä ja pidetään yhteyttä kollegoiden kanssa. Työntekijöiden työaika kuluu pitkälti Teamsissä, joten tuntuu houkuttelevalta viedä sinne myös työntekijöiden ohjeistaminen ja sisäinen ajankohtaisviestintä, eli tyypilliset intranetin sisällöt. Kokeilimme kolmea eri tapaa, miten intranetin voi toteuttaa Teamsillä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.10.2024
Tiivistelmä artikkelista
- Tekstissä arvioidaan kolmea tapaa toteuttaa intranet Teamsillä: tiimi- ja kanavalähtöinen, wikimäinen ja SharePoint-pohjainen lähestymistapa.
- Tiimi- ja kanavaperusteinen intranet mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja ajankohtaisviestinnän kanavien avulla, mutta sisältöjen hallinta on haastavaa ja saattaa jäädä sekavaksi.
- Wikimäinen intranet, joka voidaan toteuttaa esimerkiksi OneNoten avulla, tarjoaa navigoitavamman ratkaisun, mutta vapaamuotoinen muokkaaminen tuo riskin luotettavuuden heikkenemisestä.
- SharePoint-intranetin tuominen Teamsiin Viva Connectionsin kautta, tarjoaa parhaan käyttökokemuksen ja mahdollisuuden laajempaan sisällönhallintaan.
- Lopputuloksena todetaan, että vaikka Teams itsessään ei ole optimaalinen intranet-alusta, se voi toimia tehokkaana käyttöliittymänä SharePoint-pohjaiselle intranetille, mikäli toteutus on huolellisesti suunniteltu.
Tämä tiivistelmä on tuotettu tekoälyn avulla
Teams on hyvin monipuolinen työkalu, joka sisältää omia toiminnallisuuksia, kuten kanavat ja niiden keskusteluseinät, mutta samalla Teams on käyttöliittymä muihin Microsoftin työvälineisiin, mikä avaa mahdollisuuksia myös laajemmalle intranetille Teamsissä. Käytännössä Teamsin kautta voidaan käyttää esimerkiksi Viva Engagen keskusteluryhmiä, SharePointin työtiloja ja wikimäistä OneNotea, muutama mainitakseni.
Ennen kuin katsotaan, minkälaisia mahdollisuuksia Teams tarjoaa intranetin ratkentamiseen, tarkennetaan, mitä me tarkoitamme intranetillä. Intranet ja digitaalinen työympäristö 2024 -selvityksen mukaan, intranetit ovat organisaation sisäisiä tietopankkeja joissa jaetaan toimintaohjeita ja ajankohtaissisältöjä. Jotkut intranetit mahdollistavat myös vuorovaikutuksen, sillä niissä käydään keskustelua, jaetaan ajatuksia, ideoita ja kehitysehdotuksia. Lähtökohtaisesti kaikkia näitä voisi tehdä myös Teamsillä, mutta kysymys on, miten.
- Tiimi- ja kanavalähtöinen intranet Teamsillä
Teamsin ydinominaisuuksiin kuuluu tiimit ja niissä olevat kanavat. Kussakin tiimissä on aina vähintään yksi kanava sekä kussakin kanavassa julkaisut eli viestit (post), ja tiedostot (documents).
Koska erilaisia sisäisiä ohjeita, kuten henkilöstöohjeita ja sisäisten palveluiden toimintaohjeita, tyypillisesti työstetään dokumenttimuodossa, niitä voi periaatteessa myös jakaa liitetiedostoina tiedostokirjastossa. Dokumenttivetoisen intranetin voi rakentaa yhden kanavan varaan niin, että jokaiselle aihekokonaisuudelle on kanavan tiedostokansion sisällä omat alikansiot. Vaihtoehtoisesti jokaiselle intranetin teemakokonaisuudelle luodaan oma kanava ja sitä kautta teemakohtaiset tiedostokirjastot.
Dokumenttivetoinen ohjeistaminen tuntuu kuitenkin hyvin vanhanaikaiselta ja olisi osittain paluu verkkolevyvetoiseen malliin, jossa työntekijöiden ohjeet tarjoiltiin liitetiedostoina. Erotuksena verkkolevymaailmaan, niin Teamsissä tarjottavat ohjedokumentit ovat periaatteessa saavutettavissa käytännössä millä tahansa laitteella, myös mobiililla, joskin dokumentit eivät ole responsiivisia ja ovat siten vaikeasti luettavia mobiililaitteilla. Varsinkin julkisissa organisaatioissa tulisi lisäksi huolehtia, että dokumentit on toteutettu niin, että niitä pystyy lukemaan myös avustavilla teknologioilla.
Dokumenttivetoisessa intranetissä tulisi myös huolehtia, että samoja dokumentteja päivitetään, sen sijaan, että uusia lisätään, jotta ohjeesta ei pääse syntymään useita eri versioita.
Ajankohtaisviestintä tulisi tämäntyyppisessä intranetissä hoitaa kanavien viestiseinällä (julkaisut). Hyvänä puolena viestivetoiseen ajankohtaistiedottamiseen on se, että viestiketjuun on helppo vastata mikä mahdollistaa keskustelun. Mikäli tavoitteena on yhteisöllisyyden luominen ajankohtaissisältöjen avulla, niin siihen kanavien viestivirta on varteenotettava vaihtoehto.
Kaiken organisaatioviestinnän kokoaminen yhteen viestivirtaan sisältää kuitenkin haasteita, sillä eri viestiaiheita on vaikea seuloa yhdestä virrasta ja vanhoihin ”uutisiin” on todella vaikea palata. Ajankohtaisviestinnän jakaminen eri kanaviin ei myöskään ole ideaaliratkaisu, sillä se ei anna kävijälle kokonaiskuvaa siitä, mitä organisaatioissa tapahtuu. Tällaisen hajautetun mallin hyvänä puolena voidaan pitää sitä, että käyttäjä voi tilata itselleen notifikaatioita eri kanavien viesteistä. Tämä helpottaa itselleen tärkeiden asioiden seuraamista, mutta samalla moni muu tärkeä asia voi mennä ohi.
Mitä enemmän yllä kuvattua vaihtoehtoa ajattelen, sitä huonommalta idealta se tuntuu. Organisaatiolle, joka tuottaa kaikki ohjeensa tiedostomuodossa, Teamsiin rakennettu intranet voi tuntua houkuttelevalta, mutta kokonaisuutena katsottuna minun on kuitenkin vaikea nähdä tilannetta, jossa työntekijöiden ohjeistaminen ja organisaation virallinen viestintä hoituisi parhaiten Teamsin kanavissa. Muita vaihtoehtoja Teamsin hyödyntämiseen intranetkäytössä kuitenkin on.
- Wikimäinen intranet Teamsillä
Koska Teams on myös käyttöliittymä muihin Microsoftin työkaluihin, tiimeihin voidaan lisätä useita Microsoftin liitännäisiä, kuten kalenteri, projektityökalu MS Project tai työnkulkuja mahdollistava Power Automate. Nämä ovat kaikki kuitenkin toiminnallisia työkaluja, ja tämän kirjoituksen tarkoituksena oli tarkastella, taipuuko Teams myös intranetiksi. Siihen tarkoitukseen vaihtoehtoisia liitännäisiä on kaksi – SharePointin sivut ja työkirjatyökalu OneNote.
Jos edellisessä esimerkissä ohjeet tarjoiltaisiin intranetissä dokumentteina, niin OneNote mahdollistaa wikimäisen ja navigoitavan intranetin luomisen Teamsiin. Aivan yksinkertaista sekään ei ole. Kuhunkin kanavaan on mahdollista lisätä yksi tai useampi OneNote -muistikirja ja liittää näitä tiimin ”ylänavigaatioon”, viestien ja tiedostojen perään.
OneNoteen on mahdollista rakentaa eri osioista ja sivuista selkeä ohjekokonaisuus, jota kaikki, joilla on työkirjaan oikeus, voi editoida. Näin syntyy organisaation sisäinen Wiki. Tällainen lähestyminen sopii joillekin harvoille organisaatioille, suurelle osalle ei. Vapaa editointi edellyttää, että käyttäjillä on riittävä teknine tietotaito, mutta myös ymmärrys siitä, mitä voi (ja saa) muokata ja mitä ei. Kun kaikki pääsevät muokkaamaan kaikkea, riskinä on, että kukaan ei enää vastaa tiedosta, jonka seurauksena herää kysymys – voiko tietoon enää luottaa?
OneNoteen pohjatuvan wikimäisen intranetin suurin ongelma on se, että kävijän voi olla vaikea hahmottaa ohjekokonaisuuksia. Teamsin valikosta voidaan avata eri työkirjoja, mutta työkirjasta avautuu aina vain ensimmäisen osion ensimmäinen sivu. Työkirjan oma sisäinen navigaatio avautuu klikkaamalla. Ellei tätä muista tehdä, näyttää siltä, että ohjeita on vain yhden sivun verran, vaikka niitä voi olla huomattava määrä.
OneNote mahdollistaa myös keskustelun aiheesta suoraan työkirjan sivulla. Kysymys nousee myös kanavan keskusteluvirtaan, jossa muut voivat vastata siihen ja vastaus tallentuu työkirjan yhteyteen. Tämä ominaisuus on itse asiassa aika fiksu, sillä näin muodostuu joukkovoiman avulla kysymys-vastaus-palsta asian yhteyteen. Harmi vaan, että keskustelu pitää avata erikseen työkirjan sivulla, jotta näkyy, mitä aiheesta on keskusteltu – kuinka moni muistaa sen tehdä?
Vaikka OneNoteen pohjautuva malli tuo edelliseen esimerkkiin nähden paremman vaihtoehdon ohjesisällön esittämiseen, täydellinen tämäkään ei ole, eikä se ratkaise ajankohtaissisältöihin liittyvää haastetta. Tässäkin mallissa organisaation viestintä ja sisäinen tiedottaminen tapahtuisi kanavien viestiseinillä, kuten edellisessä esimerkissä. Tarkastellaan siis vielä yhtä tapaa tuoda intranet Teamsiin.
- SharePoint-intranet Teamsissä
SharePoint on olennainen osa Teamsiä, sillä tiimien eri tiedostokirjastot ovat oikeasti SharePoint työtilojen tiedostokirjastoja. Siksi voi ajatella, että SharePointin hyödyntäminen Teamsin sisällä ohjeiden jakamiseen ja tiedottamiseen olisi yksinkertaista. Ja sitä se voi olla, mutta sen voi tehdä hyvin tai vähemmän hyvin.
Eri kanavien ylätunnisteeseen voidaan lisätä yksittäisiä SharePoint-sivuja, yllä kuvatun One Noten tapaan. Niin kauan, kun kyse on yksittäisistä sivuista, ajatus voi toimia, mutta käyttökokemus heikkenee heti, jos SharePoint-sivu muodostaakin sivuston tai se tarjoaa linkkejä muualle, kuten esimerkiksi uutisiin. Back-vaihtoehtoa ei ole, eikä sivun sisäistä navigaatiota Teamissä näytetä, vaikka sellainen olisi olemassa.
Ajatuksena tässä toteutuksessa on, että käyttäjälle näytetään vain yksi sivu, ja hänen tulisi pysyä sillä. Jos esimerkiksi henkilöstöasioista haluaisi näyttää samalla kanavalla usean SharePoint -sivun, ne pitäisi jokainen linkittää kanavalle erikseen ja ne jäisi vääjäämättä piiloon. Jos kävijä puolestaan haluaisi lukea SharePoint sivulla näytettävän uutisen, hän ei pääsekään enää takaisin ohjesivulle, ellei hän kulje ensin jonkun toisen toiminnon kautta. Hankalaa, enkä keksi käyttötapoja, jota tällainen yksittäisen sivun liittäminen palvelisi.
SharePointin hyödyntämiseksi intranettinä Teamsin sisällä on kuitenkin toinen ja paljon helpompi vaihtoehto, ja sen nimi on Viva Connections. Se mahdollistaa kokonaisen intranetin näyttämisen Teamissä, ohjesivuineen ja uutisineen.
Varsinaisesti Viva Connections on Microsoftin applikaatio, joka mahdollistaa organisaatiokohtaiset koontinäkymät jota kautta käyttäjälle voidaan tarjota hänelle kohdennettua sisältöä M365-työkaluista. Viva Connectionsin avulla voidaan myös tuoda SharePoint Onlinella toteutettu intranet kokonnaisuudessaan tarjolle myös Teamsiin omaksi applikaatioksi, joka on erillään tiimeistä ja kanavista.
Tällöin intranet pitää ensin rakentaa SharePoint Onlinella, kuten yli 60 prosenttia suomalaisista organisaatioista on tehnyt, ja tästä tulee luoda Teamsiä varten joko Viva Connectins applikaatio tai tämän työpöytäversio. Kun intranet tuodaan Viva Connectionsin avulla Teamsiin, käyttäjä selaa ja lukee SharePointiin tehtyjä ohjeisivuja ja uutisia Teamisin sisällä, selaimen sijasta. Jos käyttäjältä kysyisi, niin hän todennäköisesti vastaisi, että organisaation intranet on tehty Teamsillä, siitä huolimatta, että se on oikeasti SharePointia (ja käytettävissä myös perinteisesti selaimella).
Yhteenvetona tähän voisi siis sanoa, että Teams itsessään ei ole kummoinen intranettyökalu. Sitä kertoo myös se, että Intranet- ja digityöympäristö -selvityksissä vain yksittäiset organisaatiot ovat ilmoittaneet, että heillä on Teamsillä luotu intranet. Jos kuitenkin halutaan palvella omaa henkilöstöä, joka muutenkin roikkuu Teamissä, ja saada heidät lukemaan intranetissä julkaistuja uutisia ja ohjeita, intranetin tuominen osaksi Teamsiä on hyvä idea. Ratkaisu kulkee kuitenkin SharePoint Onlinen kautta.
SharePoint itsessään on hyvin selkeä ja yksinkertainen intranettuote, mikä on osasyy sen suosioon. Intranetin rakenne- ja sisältösuunnitteluun tulee kuitenkin panostaa, jotta se palvelee oma organisaatiota parhaiten. Samalla kun intranettiä suunnitellaan, kannattaa pohtia, olisiko omalle organisaatiolle mahdollista luoda varsinainen Viva Connections applikaatio työpöytineen – sillä sen avulla saadaan intranet osaksi Teamsiä myös mobiilissa. Tämä ei ole valitettavasti kaikille organisaatioille mahdollista (ainakaan toistaiseksi), mutta se ei estä sitä, että intranetin voi rajoituksista huolimatta tuoda Teamsin työpöytäsovellukseen.
Loppupeleissä se on sitten organisaatiosta itsestään kiinni, miten opetetaan henkilöstöä käyttämään intranettiä – perinteisesti selaimen kautta, vai ”modernisti” Teamsin kautta.
Onko intranet Teamsillä hyvä idea?
Yhteenvetona, niin kyllä, Teamsiä voi käyttää myös perinteisesti intranetin tehtävien hoitamiseen, mutta kovin suoraviivaista tai kaunista se ei ole. Jos intranetin rakentaa kanavien varran, tulee ratkaista toisaalta, miten koko organisaatio saadaan saman kanavan jäseneksi ja toisaalta, miten huolehditaan, ettei intranet huku kanavamäärään. Selainpohjaisista intraneteistä usein valitellaan, ettei niistä löydä mitään. Kun samaiset sisällöt tuodaan Teamsiin, sinne ne vasta hukkuvat.
Olisi mielenkiintoista kuulla, onko joku organisaatio onnistunut (siis myös loppukäyttäjän näkökulmasta oikeasti onnistunut) siirtämään intranetin sisällöt Teamsiin. Sitä odotellessa on kai pakko sanoa, että itsessään Teams ei ole kummoinen intranet-työkalu, mutta se toimii hyvin käyttöliittymänä intranettiin -niin kauan, kuin intranet on luotu SharePointilla.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
