Oulun kaupunki on vienyt läpi pari vuotta kestäneen muhkean digihankkeen, jossa uudistettiin yli 300 eri verkkosivustoa. Kuntalaisille tarjottavista peruspalveluista syntyi laaja, palveluhenkinen ja informatiivinen Ouka.fi-sivusto. Brändätyille kampanjoille, seudun joukkoliikenteelle, kaupunkilehdelle, kulttuurilaitoksille ja yrityspalvelulle rakennettiin omailmeiset erillissivustot. Massiivisen hankkeen onnistuminen varmistettiin sillä, että 400 sisällöntuottajaa koulutettiin uuden konseptin lähtökohtiin ja työkaluihin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
28.2.2024
Oulun kaupungin verkkosivustojen alustana oli vuosikymmenen ajan ollut Liferay-järjestelmä, jolla voitiin julkaista portaalimaisesti lukuisia toisistaan riippumattomia sivustoja. Niinpä tätä erillissivustojen julkaisumahdollisuutta oli myös hyödynnetty: Liferay-alustalle oli vuosien varrella rakennettu jopa 300 erilaista ja erityyppistä piensivustoa.
Noiden piensivustojen lisäksi Oulun kaupungin organisaatiosta löytyi kymmenittäin erillissivustoja, joita oli toteutettu kirjavilla julkaisujärjestelmillä erilaisiin teknologiaympäristöihin. Kun liikelaitokset, yksiköt, hankkeet, projektit, kampanjat, kohderyhmät, tietokannat tms. olivat kaivanneet esitystapoja tai toiminnallisuuksia, joihin Liferay-portaalin keskitetyt ominaisuudet eivät olleet helposti taipuneet, oli näille luotu omia erillissivustoja.
Oulun tilanne oli samankaltainen kuin muillakin isoilla kaupungeilla: sadoille rönsyämään lähteneille verkkosivustoille piti löytää konseptuaalisesti ja teknisesti uusi ratkaisu, joka mahdollistaa hallitun, seurattavan, kustannustehokkaan sekä yhtenäisten laatustandardien mukaisen ylläpidon ja kehittämisen.
Mikä kannattaa pistää uusiksi?
Painavin syy Oulun verkkopalvelu-uudistukselle oli käytössä olleen Liferay-alustan 6.2-version vanhentuminen: se oli pakko korvata jollakin nykyaikaisella julkaisujärjestelmällä, ja sen sisältämät 300 sivustoa oli siirrettävä johonkin uuteen julkaisupaikkaan.
Esiselvitystyössä North Patrolin kanssa punnittiin eri sivustojen olemukseen ja kehittämistarpeisiin liittyviä avainkysymyksiä: löydettävyyttä, palvelutavoitteita, esitystapoja, toiminnallisuuksia, käytettävyyttä ja kohderyhmiä.
Konseptointiratkaisussa päädyttiin siihen, että kaupungin pääsivustoon kannattaa yhdistää kaikki ne palvelukuvaukset, hankkeet, tapahtumat ja kohderyhmäpuhuttelut, jotka vain suinkin pystytään kokonaisuuteen liittämään. Yhdessä eheässä Oulun kaupungin verkkopalvelussa ja sen loogisessa käyttöliittymässä tietosisällöt ovat parhaiten löydettävissä, hahmotettavissa, tunnistettavissa ja markkinoitavissa.
Pääsivusto pyörii osoitteessa Ouka.fi, jossa Oulun kaupungin verkkosivusto on jo 30 vuoden ajan toiminut. Oulu olikin historiallisesti ensimmäisiä suomalaisia kaupunkeja, joka julkaisi verkkosivuston. Tuolloin (vuonna 1994) oli Oulun yliopisto ehtinyt varata Oulu.fi-domainin, ja Oulun kaupunki valitsi osoitteen, joka ei ole kovin intuitiivinen eikä loogisesti pääteltävissä.
Kun sivustoa lähdettiin uudistamaan, käytiin jälleen kerran keskustelu siitä, pitäisikö domain-nimi vaihtaa johonkin helpommin pääteltävään. Vaihtoehtojen punnitsemisen lopputuloksena päädyttiin siihen, että Ouka.fi on kuitenkin löydettävin vaihtoehto sen historian ja vahvan Google-näkyvyyden vuoksi.
Keskitetty Ouka.fi Drupal-alustalle, erillissivustot WordPressin multisite-kokonaisuudeksi
North Patrolin kanssa tehty esiselvitys Oulun kaupungin verkkopalvelujen uudistamisen kokonaiskonseptista ja tiekartasta valmistui tammikuussa 2022.
Siinä todettiin, ettei aivan kaikkia Liferay-ympäristöön rakennetuista noin 300 erityyppisestä sivustosta voida korvata kustannustehokkaasti yhden järjestelmän tarjoamilla työkaluilla, vaan julkaisutarpeita palvelee parhaiten kahden eri ympäristön rakentaminen: kaupungin palvelusisällöt keskitetään Drupal-alustalla rakennettavaan uuteen Ouka.fi-palveluun, mutta muutamaa erityissivustoa varten rakennetaan yhteinen multisite-alusta WordPress-järjestelmällä.
Uudesta Ouka.fi-palvelusta päätettiin siis rakentaa joustava ja monipuolinen kokonaisuus Drupal-julkaisujärjestelmällä. Järjestelmään ryhdyttiin suunnittelemaan työkaluja, joilla on mahdollista luoda viestinnällisesti tehokkaita ja kauniita verkkosivuja erilaisiin julkaisutarpeisiin. Pääsääntöisesti kaikkien Oulun kaupungin tehtäviin kuuluvien palvelujen esittely, viestintä ja tiedottaminen linjattiin tapahtuvaksi osana Ouka.fi-sivustoa.
Ouka.fi-palvelun keskeiset kehittämistarpeet kohdistuivat sivuston käyttökokemukseen, informaatioarkkitehtuuriin ja ylläpidettävyyteen. Ouka.fi-sivuston aiemmat sisällöt oli todettu hyvin kattaviksi ja suurelta osin myös hyvin kirjoitetuiksi, mutta niiden hyödyntämistä ja löydettävyyttä oli estänyt rakenteellinen monimutkaisuus ja vaikeasti hahmotettava navigointimalli.
Nämä ongelmat korjattiin uudistuksessa, ja Ouka.fi-sivustosta suunniteltiin saavutettava, selkeärakenteinen, yksinkertaisesti navigoitava palvelu, johon on helppoa tuottaa sisältöjä.
Verkkosisältöjen sulauttaminen keskitettyyn Ouka.fi-palveluun ei ole mielekästä silloin, kun verkkosivut kaipaavat aivan omaa brändiään, ulkoasuaan, taittoratkaisujaan tai navigointimalliaan. Erityistarpeita omalle sivustotyypilleen Oulusta löytyi neljä erilaista:
- Seudullinen liikelaitos omalla brändillään ja mobiilioptimoidulla sivustolla: Oulun seudun liikenne
- Oulun oma verkkomedia lehtimäisellä sivustoratkaisulla: Mun Oulu
- Kymmenen vierailukohdetta, joita esitellään näyttävin markkinointisivustoin, esim. Oulun taidemuseo ja tiedekeskus Tietomaa
- Kampanjasivuston malli projektiluonteisille markkinointisisällöille, kuten: Lumo-valofestivaali
- Kevään 2024 aikana valmistuu yrityspalveluiden uusi businessoulu.com-sivusto.
Näitä palveluja varten rakennettiin WordPress-alustalle multisite-ympäristö ja neljä erilaista teemaa hyödynnettäväksi sivustojen erilaisiin tarpeisiin. Vierailukohteiden sivustoilla haettiin erityisiä ratkaisuja kohteen houkuttelevan tunnelman luomiseen:
Toteutusprojektit sujuivat suunnitelmien mukaan
Ouka.fi-palvelun Drupal-ratkaisut kilpailutettiin ensin, ja Siili Solutions nousi julkisen tarjouskilpailun voittajaksi kesäkuussa 2022.
Siilin kanssa suunnittelu- ja toteutustyö saatiin vietyä ripeästi läpi, ja maaliskuussa 2023 tekninen toteutus oli valmis. Oulu halusi kuitenkin varata riittävästi aikaa sisältöjen uudistamiseen ja syöttämiseen, joten julkaisu ajoitettiin vasta vuoden lopulle.
Erillissivustojen WordPress-kokonaisuuden toteutus kilpailutettiin vuoden 2022 lopulla, ja yhteistyökumppaniksi valittiin Geniem Oy eli nykyinen Hion Digital.
Lukuisten erillissivustojen erilaiset ratkaisut olivat työläitä suunniteltavia, kun kullekin sivustoteemalle oli löydettävä sopiva brändi-ilme sekä vastuulliset suunnitteluresurssit Oulun kaupungin kiireisen henkilöstön joukosta.
WordPress-teemat saatiin kuitenkin suunniteltua eri tarpeisiin vastaaviksi, ja syksyn 2023 aikana erillissivustoja julkaistiin tavoitteiden mukaisesti. Sivustopohjia voidaan nyt hyödyntää joustavasti, ja multisite-ympäristössä voidaan julkaista kirjavia kampanjasivustoja hallitusti ja kustannustehokkaasti.
400 henkilön sisällöntuotantokoneisto on huollettu hyvin
Ouka.fi-uudistuksessa perimmäisiksi kehittämistavoitteiksi otettiin tietosisältöjen löydettävyyden parantaminen sekä sisällöntuottajien työn helpottaminen.
Sisällöntuottajien siirtymä pitkään käytössä olleesta Liferay-järjestelmästä uusiin Drupal-työkaluihin ennakoitiin haasteelliseksi. Oulun kaupungin erilaisten verkkosivujen aktiivisina ylläpitäjinä on jopa 400 työntekijää, joten kaikille heille oli taattava riittävä perehdytys uusien työkalujen käyttöön.
Ouka.fi-uudistusprojektin vetäjät löysivät oivallisia tapoja viedä läpi satojen sisällöntuottajien koulutus:
- Sisällöntuottajien kanssa opeteltiin uudet ylläpitotoimet 10 hengen pienryhmissä läsnäkoulutuksina ja Teamsin välityksellä. Pienet ryhmät mahdollistivat sen, että kaikki pääsivät suoraan kokeilemaan sivujen tuottamista, ja kynnys kysymysten esittämiseen pysyi matalana.
- Kun koulutusten jälkeen pääsi varsinainen sisällöntuotanto käyntiin, pidettiin joka torstai tukitunti, jonka aikana sai esittää tarkentavia kysymyksiä sivuston pääkäyttäjille. Näin sisällöntuottajat eivät joutuneet itsekseen painimaan ongelmakohtiensa kanssa, vaan hankaliin kysymyksiin löydettiin vastaukset nopeasti.
- Alusta asti Oulussa haluttiin kiinnittää erityistä huomiota kielenhuoltoon, jotta asiat esitetään sivuilla selkeällä, ymmärrettävällä yleiskielellä – paikoittain selkokielelläkin. Tähän laadittiin ohjeisto selkeän kielen linjauksista, ja nämä ohjeet toimivat kirjoittajille hyvänä tukena tekstin tuottamiseen.
- Jo ennen koulutusten alkamista sisällöntuottajille annettiin pienet testitehtävät selkeäkielisyydestä ja saavutettavuuden avainkysymyksistä. Kielitestin teki lähes 100 ihmistä, joten kiinnostus kielenhuoltoon heräsi ja sisällöntuottajat motivoituivat tekstinsä laadun parantamiseen.
- Oulun kaupunki oli myös resursoinut kielenhuoltajan, joka käytti päivän verran viikossa työaikaansa verkkotekstien hoitamiseen.
- Käyttöohjeet julkaisujärjestelmän toiminnoille tuotettiin havainnollisena videona, johon sisällöntuottajat voivat palata omaan tahtiinsa. Pian kuitenkin todettiin, että video vanhenee helposti, kun palvelu kehittyy: videon korjailu ei olekaan yhtä yksinkertaista kuin tekstimuotoisen ohjeen! Tekstimuotoiseen ylläpito-ohjeeseen palattiin, kun huomattiin, että sen selailu sujuu kätevämmin ja sen täsmäkohtiin on myös helpompi tehdä linkityksiä.
- Käännökset englanninkielistä sivustoa varten Oulun kaupunki järjesti nokkelasti: Oulun yliopiston opiskelijat käyttivät 3 kuukauden harjoittelujaksonsa kaupungin verkkosivujen käännöksiä laatien. Näin kielenopiskelijat saivat mielekästä ja tarkoituksellista tekemistä harjoitteluunsa, ja kaupungin palvelut tulivat laadukkaasti käännetyiksi!
Oulun kaupungin verkkosivu-uudistuksen projektipäällikkönä toimi Satu Tähtinen. Hänelle uudistusmaratooni opetti sen, että isossa projektissa keskiössä ovat aina ihmiset:
”Meillä oli projektissa kokeneet ja motivoituneet asiantuntijat oikeissa rooleissa. Kukin teki omaan vahvuusalueeseensa liittyviä tehtäviä, ja ongelmat ratkottiin yhdessä.”
– projektipäällikkö Satu Tähtinen
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
