North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Ennen intranetin alustan valintaa, on hyvä pysähtyä digitaalisen työntekijäkokemuksen ja organisaation tarpeiden äärelle. Intranetin rakentaminen käynnistyy selvittämällä, millaisen palvelukonseptin organisaatio tarvitsee ja millainen kokonaisuus sen digitaalisesta työympäristöstä muodostuu.
Palvelukonseptia suunnitellessa mietitään mitä intranetiltä halutaan, miten sitä käytetään ja miten sinne tuotetaan sisältöä tuotetaan; kokonaisuutta hahmotellessa ensinnäkin tunnistetaan, millaisia välineitä tarvitaan, ja toiseksi ratkaistaan, mikä on kanavien suhde toisiinsa ja missä kanavissa milloinkin viestitään.
Intranet osa digitaalista työntekijäkokemusta
Teemme työtä digitaalisessa työympäristössä, jossa johdetaan, ohjeistetaan ja tehdään työtä, luodaan me-henkeä ja sitoutetaan työntekijöitä. Digitaalinen työympäristö tarjoaa välineet koko organisaation sekä ryhmien väliselle ja sisälle viestinnälle, tiedon etsimiselle ja jakamiselle, työtehtävien hallinnalle, sisäiselle vuorovaikutukselle ja yhteistyöhön niin oman työyhteisön jäsenille kuin ulkopuolisillekin.
Koko organisaatiota käsittävät yhteiset asiat kerrotaan usein viestinnällisissä intraneteissä; ryhmien sisäiset ja väliset asiat hoidetaan muilla työkaluilla esimerkiksi sähköpostilla, Teamsissä, työtiloissa, asianhallintajärjestelmissä tai dokumentinhallintajärjestelmissä.
Kun viestitään koko organisaatiolle, se suuntautuu usein ylhäältä alaspäin virallisemmalla sävyllä ja asiat liittyvät työsuhteeseen, työtekemisen tukemiseen ja organisaatioon. Ryhmien välillä ja sisällä tekeminen painottuu työntekoon ja tiedon jakoon.
Työntekemiseen tarvitaan aina osallistumista ja kommunikointia, joka digitaalisessa työympäristössä on minissään reagointia, mutta se on myös keskustelua, kommentointia ja kysymistä.
Erilaiset palvelukonseptit mahdollisia
WordPress-intranetillä voidaan tehdä palvelukonseptiltaan erilaisia intranetejä. Se esimerkiksi soveltuu hyvin uutiskeskukseksi, johon tuotetaan uutisia ja välitetään niitä myös muihin kanaviin, mm. mediamaisen intranetin alustaksi WordPress sopii mainiosti. WordPressillä voi helposti useampikin ylläpitäjä tuottaa sisältöä, mutta käyttäjänhallinta pitää huomioida, koska lähtökohtaisesti WordPressin kyvykkyydet ei ole siinä. Arkisen työn tukijana WordPress toimii myös hyvin, jos pääpaino on verkkosivumuotoisissa ohjeissa, joita voi helposti hakea ja lukea vaikka mobiilisti.
Sen sijaan työn tekemisen keskuksena WordPress-intranet on kömpelö, koska se ei ole paikka työntekemiseen tai yhteisten dokumenttien työstämiseen. Toki sieltä voidaan ohjata muiden järjestelmien äärelle. Se ei ole myöskään parhaimmillaan yhteisenä virtuaalisena kahvihuoneena, jossa aktiivisesti otetaan kantaa, kysellään ja jaetaan ideoita. WordPressiin tuotettuja sisältöjä voi helposti kommentoida, mutta toiminnallisemmat vuorovaikutuselementit täytyy ratkaista erikseen.
WordPress-intranetillä voidaan palvella erilaisia käyttäjiä erilaisissa tilanteissa, joita voivat olla esimerkiksi, kun työntekijä on
- etsimässä tietoa äkillisen sairastumiseen > ohjeet
- vain läpikulkumatkalla toiminnanohjausjärjestelmään > linkit
- pysymässä ajanhermolla organisaation tapahtumista > uutiset ja tapahtumat
- vaikuttamassa työkavereihinsa > työntekijöiden blogit.
Omaleimainen intranet
WordPressillä toteuttava intranet voi näyttää ja tuntua samalta kuin mikä tahansa verkkosivusto visuaalisene sivuineen, notkeine sisältöelementteineen ja kiinnostavine nostoineen. Kun organisaatiolle on tärkeää luoda käyttökokemukseltaan erilainen ja omaleimainen intranet, WordPress on hyvä vaihtoehto.
WordPress-intranetin kustannukset ovat hyvin ennustettavia, koska ne eivät ole käyttäjäkohtaisia. Isollekin ryhmälle saadaan intranet ilman jatkuvia kuukausikuluja. Viestinnällisten WordPress-intranetien kustannukset ovat vastaavia kuin WordPress-sivustojen muutenkin – muutamista kymppitonneista ylöspäin. Koska WordPress on avoimen lähdekoodin ohjelma, sen kuluja ei kasvata ohjelmistolisenssit.
Viestinnälliseksi intranetiksi sopiva
WordPress on parhaimmillaan viestinnällisten intranetien alustana. Se voi olla ratkaisu, jos tarvitaan väline koko organisaation massaviestintään, käyttäjät ovat pääosin omasta organisaatiosta, sisältö on yhteisiä uutisia, ohjeita ja ohjauksia eteenpäin. Vuorovaikutus ylipäätänsä ja työnteko ryhmien kesken tai välillä hoidetaan muilla välineillä.
WordPress soveltuu myös hyvin sellaisten ekstranetien alustaksi, jotka ovat viestinnällisiä ja niitä käytetään satunnaisesti. Tällaiseen tarpeeseen esimerkiksi Microsoftin käyttäjäkohtaisesti lisenssoidut ratkaisut voivat tulla arvokkaiksi.
Organisaatio saa parhaimmat hyödyt WordPress-intranetistä silloin, kun WordPress on käytössä muissakin sivustoissa. Ihanteellisemmassa tilanteessa julkinen verkkosivusto ja intranet suunnitellaan samanaikaisesti, jolloin voidaan suunnittelussa ja toteutuksessa hyödyntää yhtenäistä ilmettä, vastaavankaltaista käyttökokemusta sekä yhtenäisiä sivupohjia ja sisältöelementtejä. Toki samalla voi miettiä, hyötyisivätkö sivustot yhteisistä, uudelleenkäytettävistä sisällöistä. Jos WP-intranet hankitaan samalla kuin julkinen sivusto, voidaan saada hyötyjä yhteisessä suunnittelu- ja toteutustyössä ja saada sama kumppani toteuttajaksi. Riihimäen kaupunki päätyi tähän ratkaisuun ja suunnittelija ja toteutti julkiset sivustot ja intranetin samanaikaisesti WordPressillä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
