Moderni SharePoint online intranet on yleistynyt viime vuosina hurjasti. Yksi selkeä syy siihen on sen edullisuus – koska suurella osalla organisaatioista on jo M365-lisenssit olemassa, intranetin rakennuspalikat on ikään kuin jo ostettu. Ja koska puhumme jatkuvasti kehittyvästä pilvituotteesta, jonka räätälöintiä vältetään, myös toteutusprojektit ovat edullisemmasta päästä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei M365-intranettiä lainkaan räätälöidä. Modernissa SharePoint Onlinessa on muutama puute, joita lähes jokaisessa projektissa yritetään taklata räätälöinnein. Yleisimmin toivotut räätälöinnit liittyvät hakuun sekä intranetin personointiin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
22.9.2021
1. Haun kohdentaminen aina koko intranettiin
Ensimmäisenä toivelistalla intranetprojekteissa on yleensä hyvä haku ja lähtökohtaisesti M365:n hakutoiminto täyttää vaatimukset. Suodatus- ja kohdennusvaihtoehtoja on riittämiin ja itse hakumoottori on suorituskykyinen.
Modernin SharePoint onlinen haussa on intranet-käytössä kuitenkin yksi iso puute. Koska jokainen sivusto on oma irrallinen yksikkö, joka kytketään yhteen hubisivustoon, myös haku on sivustokohtainen.
Kun olet intranetin etusivulla eli useimmiten hubisivuston etusivulla, ylätunnisteessa vakiona näkyvä hakukenttä kohdistaa haun koko intranettiin, aivan kuten käyttäjä olettaa. Mutta kun siirryt rakenteessa yksittäiselle sivulle, samainen hakukenttä kohdistaa haun vain kyseiseen sivustoon. Ainoa näkyvä muutos käyttäjälle on hakukentän sisällä oleva ohjeteksti, joka muuttuu ja kertoo, että nyt haku kohdistuukin sivustoon.
Käyttäjälle, joka mieltää intranetin yhtenä kokonaisuutena, eikä kokoelmana irrallisia sivustoja, tämä on hankalaa. Siksi hyvin usein intranettiin tehdään pieni räätälöinti, jossa uusien sivustojen luomisen yhteydessä sivuston haun laajuudeksi asetetaan aina automattisesti kaikki hubisivustoon kuuluvat sivustot. Näin kaikkien intranetin sivustojen sisällöt ovat haettavissa keskitetysti yhdestä ja samasta hakukäyttöliittymästä, ja intranetin haku käyttäytyy niin kuin suurin osa käyttäjistä olettaa, eli hakee aina koko intranetistä.
2. Erillinen henkilöhaku
Hakuun liittyy myös toinen yleinen räätälöinti. M365-pakettiin kuuluvia Delve-profiilikortteja halutaan useimmiten hyödyntää intranetissä henkilöstön yhteystietokortteina. Jokaisella M365-käyttäjällä on olemassa Delve-profiili ja SharePoint onlinessa voi helposti lisätä yhteystietokortin sisältösivuihin ja sivustoihin. Yhteystietoja voidaan siis tarjota eri puolilla intranettiä mutta ne ylläpidetään vain yhdessä paikassa.
Delve-profiileihin voidaan perustietojen lisäksi lisätä tietoa esimerkiksi työntekijän vastuualueista tai osaamisesta, joko niin, että tiedot tuodaan suoraan HR-järjestelmästä tai niin, että jokainen päivittää lisätietoja kortille itse. Mitä rikkaammat Delve-profiilit, sitä helpompi on löytää kollegoita tietämättä heidän nimeään, esimerkiksi osaamisen tai vastuun perusteella. Paitsi että tässä tarvitaan jälleen pientä räätälöintiä, jotta Delve toimii intranetissä myös henkilöhakemistona.
Delve-profiilikortit eivät ole sisältöä SharePoint-sivuilla, vaan kyseessä on erillinen sovellus M365-työkalupakissa. Tästä syystä intranetin haku, joka kohdistuu SharePoint-sivustoihin, ei ulotu profiilikortteihin. Käyttäjän tulisi laajentaa hakua koskemaan koko organisaation M365-ympärisöä, jotta saisi intranetin hakutuloksiin ihmisiä. Käyttäjän tulisi ensin hakea ihmistä nimellä tai esimerkiksi vastuualueella yleisestä hakukäyttöliittymästä. Hakutuloksena käyttäjä ei saa ihmistä, vaan hakutulossivulta tulisi laajentaa haku intranetin ulkopuolelle, eli käynnistää käytännössä haku uudestaan. Käyttäjälle, joka kuvittelee löytävänsä kollegansa intranetistä, tämä on hämmentävää.
Tästä syystä hyvin usein räätälöidään erillinen henkilöhakukenttä, joka tarjotaan esimerkiksi intranetin etusivulla. Kyseinen henkilöhaku kohdistuu nimenomaan Delve-profiileihin, ja sitä kautta käyttäjä voi etsiä työkavereitaan joko nimellä, nimikkeellä tai millä tahansa muulla hakusanalla, riippuen, kuinka rikkaat profiilit organisaatiolla on käytössä.
3. Personoitavat työkalulistaukset
Intranet on monessa organisaatiossa tiedon etsimisen alkupiste ja tämä tarkoittaa useimmiten myös, että se on ponnahduslauta muihin järjestelmiin. Oikopolut ja linkit muihin järjestelmiin on intranetin suosituimpia ja tärkeimpiä toiminnallisuuksia – keväällä 2020 tekemämme selvityksen vastaajista 88 prosenttia ilmoittaa, että heidän organisaationsa intranetissä on työkalulinkkejä tarjolla.
Hyvin usein intranettiin halutaan kattava työkalulista, jossa on linkit kaikkiin organisaatiossa käytössä oleviin tietojärjestelmiin (usein myös selostuksen ja vastuuhenkilötiedon kanssa höystettynä). Tämän lisäksi halutaan etusivulle nopeat linkit tärkeimpiin työvälineisiin. Organisaatiossa voi olla kymmeniä työvälineitä käytössä, eikä kaikki ole kaikille relevantteja. Kaikkia työkaluja ei voi siis etusivulla tarjota pikalinkkilistassa.
Tästä syystä tehdään usein M365-intranetteihin räätälöity webosa, johon käyttäjä voi itse valita, mitkä tarjotuista työkaluista on hänelle niin tärkeitä, että hän haluaa ne omalle intran etusivulle. Näin intranetistä tulee entistä henkilökohtaisempi ja samalla tärkeä arjen työväline.
Hyvin usein organisaatio haluaa, että jotkut työvälineet ovat pakotetusti jokaisen työntekijän pikalinkkilistassa, mutta näiden lisäksi työntekijä saa itse valita tiettyjen rajojen puitteissa, mitä listaan lisätään.
4. Personoitavat uutislistaukset
Modernissa SharePoint-intranetissä uutisointioikeuksia annetaan sivustokohtaisesti. Oikeuksia on helppo jakaa eri yksiköille, mikä madaltaa myös uutiskynnystä. Eri puolille intranettiä tuotetut uutiset voidaan koota erilaisiin uutislistauksiin, useimmiten intranetin etusivulle. Kun uutisen määrä kasvaa, tämä aiheuttaa tungosta etusivulle. Kaikki uutiset eivät myöskään ole kaikille käyttäjille yhtä relevantteja tai tärkeitä.
SharePointissa on ominaisuus, joka mahdollistaa uutisten kohdentamisen eri käyttäjäryhmille. Ominaisuus on hyödyksi erityisesti isoissa organisaatioissa, mutta useimmiten työntekijöiden halutaan antaa itse valita, mitä uutisia hän seuraa. Paremman toiminnallisuuden puuttuessa, intranetteihin suunnitellaan usein etusivulle personoitava uutislistaus, jonka sisältöön työntekijä voi itse vaikuttaa. Tällaista ominaisuutta paketissa ei (ainakaan vielä) ole, joten se vaatii räätälöintiä.
Ne sivustot, joilla uutisoidaan kaikille tärkeitä ja relevantteja asioita, kootaan etusivulla omaan uutislistaukseen, joka on kaikille työntekijöille samansisältöinen ja pakollinen. Personoitavaan uutislistaukseen valitaan kaikki muut sivustot ja käyttäjä voi itse valita listaukseen tai listauksesta pois uutisia. Näin käyttäjä pystyy itse vaikuttamaan, näkeekö etusivulla esimerkiksi vain omasta toimialasta/liiketoiminnasta/yksiöstä kertovia uutisia, vai myös mitä muuta organisaation eri puolilla tapahtuu.
Personoitu uutislistaus ei piilota uutisia käyttäjiltä, vaan vaikuttaa ainoastaan siihen, mitä etusivulla tarjotaan.
5. RSS ja muu syötteet ulkoisista järjestelmistä
Toistaiseksi Modernissa SharePointissa ei ole vakiona tarjolla webosaa, jolla voisi tuoda sisältöjä kolmannen osapuolten järjestelmistä, Twitter- ja YouTube -upotuksia lukuun ottamatta. Useimmat organisaatiot eivät kuitenkaan halua tuottaa sisältöjä kahteen (tai useampaan) eri paikkaan, vaan haluavat tuoda syötteitä muista järjestelmistä intraan. Esimerkiksi avoimet työpaikat tai mediatiedotteet ovat sisältöjä, joita useimmat organisaatiot haluavat näyttää myös intranetissä.
Vaikka RSS ei ole enää ihan modernimmasta päästä, se on silti vielä varteenotettava tapa tuoda syötteitä muista järjestelmistä intranettiin. Monen suureksi yllätykseksi, modernissa SharePointissa ei ole tarjolla valmista RSS-webosaa. Kun halutaan näyttää sisältöjä muista järjestelmistä, joudutaan siis useimmiten tekemään räätälinä tarvetta vastaava webosa, tai hyödyntämään jonkun kolmannen osapuolen valmista (räätälöityä webosaa).
Näiden lisäksi tehdään toki myös muita räätälöintejä, kuten metatietoihin perustuvia uutislistauksia ja sivupohjien monistamista uusien sivustojen luomisen yhteydessä. M365 SharePoint Online on kuitenkin jatkuvasti kehittyvä tuote, ja uusia toiminnallisuuksia tulee tasaisin väliajoin. Joitain räätälöintejä voidaan välttää, jos maltetaan vaan odottaa. Odotus tosin voi joskus venyä pitkäksi, joten jos toiminnallisuus on organisaatiolle hyvin tärkeä, räätälöintimahdollisuuksia kannattaa vähintään tutkailla.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
