Kauniaisten kaupungin verkkosivusto on uudistunut monen vuoden jälkeen – uusi, raikas sivusto julkaistiin kesällä 2021 ja sitä edelsi tiivis projekti, johon osallistui työntekijöitä jokaiselta sektorilta. Henkilöstön laaja osallistaminen alkumetreiltä lähtien oli avain onnistuneeseen projektiin. Työ ei kuitenkaan ole loppu, sivuston käyttöä seurataan ja palautetta kerätään aktiivisesti seuraavan vuoden ajan, jotta uudesta palvelusta voidaan hioa paras mahdollinen kaupunkisivusto Kauniaisten asukkaille.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
5.7.2021
Kauniainen on pieni, noin 10 000 asukkaan, kaksikielinen kaupunki, joka sijaitsee keskellä Espoota. Sijaintinsa vuoksi, Kauniaisten asukkaat hyödyntävät laajasti pääkaupunkiseudun palveluita, ja tästä, sekä kaupunkikuvasta johtuen, kaupungin verkkosivustolla on yksi selkeä tehtävä – palvella kaupungin asukkaita heidän palvelu- ja tiedontarpeissaan.
Verkkopalvelu-uudistus antoi odottaa itseään pitkään, Kauniaisten vanhoilla sivuilla oli ikää jo yli 6 vuotta. Vanhan sivuston tekninen alusta oli tulossa elinkaarensa päähän ja muutenkin sivusto kaipasi uudistusta. Kun sivuston uudistus lähestyi, oli Kauniaisten kaupunki sisäisesti pohtinut, mitä uudelta verkkopalvelulta haluttaisiin mutta konsepti sekä hankittava kokonaisuus vaati tarkentamista, jotta projekti pystyttiin kilpailuttamaan. Tähän työhön Kauniainen pyysi North Patrolin avuksi.
Loppukeväästä 2020 kokoonnuttiin projektiryhmällä ensimmäisiin Teams-palavereihin suunnittelemaan uutta verkkopalvelua – siinä vaiheessa ei vielä tiedetty, että myös koko toteutusprojekti ja kaupungin sisäinen sisältösuunnittelu tultaisiin viemään läpi täysin etänä. Tämä toisi lisähaastetta Kauniaisten projektipäällikölle, Lilian Andergård-Stenstrandille, joka oli vasta aloittanut kaupungissa, eikä tuntenut projektiin osallistuvia kollegoitaan entuudestaan.
Tiiviin suunnittelu- ja kilpailutusprosessin jälkeen, elokuussa 2020 Kauniaisten toteutuskumppaniksi valittiin Valu Digital, ja uutta sivustoa päästiin toden teolla työstämään syksyllä 2020.
Sisällöntuottajat aktiivisesti mukana läpi prosessin
Alusta alkaen tiedettiin, että sisällöntuotantopuoli tulisi olemaan haastava – kaikki sisältö pitäisi käydä vähintään läpi ja työstää uuden mallin mukaiseksi, ja kaksikielisenä kaupunkina sisältö tulisi joko tuottaa molemmille kielille samalla, tai käännättää heti alkuvaiheissa.
Varsinainen suunnittelutyö Valun kanssa aloitettiin sisältöjen tarkemmalla suunnittelulla. Eri sektoreiden kanssa pidettiin suunnittelupalaverit, joiden pohjalta luotiin alustava sivustokartta. Sisällöntuotanto on hajautettu eri puolille kaupunkia, ja siihen osallistuu laaja joukko kaupungin työntekijöitä. Andergård-Stenstrand piti hyvänä, että eri sektoreiden työntekijöitä sitoutettiin projektiin jo keväällä, kun projektia vasta suunniteltiin.
Sisältötyötä tukeakseen järjestettiin sekä verkkokirjoittamiskoulutus että saavutettavuuskoulutus sisällöntuottajille ennen varsinaisen kirjoitustyön aloittamista. Sisältötyö on ollut intensiivistä ja aktiivista syksystä 2020 alkaen, Andergård-Stenstrand kertoo, mutta toteaa samaan hengenvetoon, että jos vaan olisi mahdollista, hän olisi panostanut siihen vielä enemmän. Parhaimmillaan sisältöjä on ollut tuottamassa noin 30 henkeä, jotka kaikki ovat olleet hyvin sitoutuneita, mutta ymmärrettävästi heillä on ollut myös muita töitä tehtävänään.
Kun sisältöä päästiin varsinaisesti syöttämään sivustolle maaliskuussa 2021, Andergård-Stenstrand piti joka viikko aamupalaverin sisällöntuottajien kanssa, jossa käytiin läpi tilannetta ja mahdollisia haasteita. Sisällöntuottajien aamupalaverin jälkeen Kauniaisten ydintiimillä oli heti perään viikkopalaveri Valun kanssa, joten mahdolliset haasteet ja kysymykset saatiin heti ratkottua. Valulta osallistuttiin myös usein kaupungin omaan aamupalaveriin, jolloin sisällöntuottajat pääsivät suoraan kysymään heitä askarruttavia asioita.
Hyvä valmistelu ennakoi onnistunutta projektia
Koko projekti on mennyt eteenpäin kuin juna, ja Andergård-Stenstrand kiittelee yhteistyötä Valu Digitalin kanssa. Vuoropuhelu projektipäälliköiden välillä on toiminut ja projektiin saatiin heti alusta hyvät käytännöt. Suuri syy onnistumiseen on myös Lilian Andergård-Stenstrandin organisointikyvyissä ja siinä, että hän on aktiivisesti pitänyt kaupungin puolia projektin edetessä.
– Hyvällä valmistelulla ja määrittelyllä on ollut suuri vaikutus. Epäselvissä tilanteissa on ollut helppo palata takaisin vaatimusmäärittelyyn ja tarjoukseen ja katsoa, mitä oikein on luvattu projektissa tehtävän, Andergård-Stenstrand sanoo, ja kiittelee samassa yhteydessä yhteistyötä North Patrolin kanssa.
Suunnittelu ja kilpailutusprosessi meni sujuvasti ja nopeasti ja projekti päästiin aloittamaan toivotusti. Vaikka projekti meni kaikin puolin hyvin, etätyöskentelyllä oli Andergård-Stenstrandin mukaan kuitenkin vaikutuksia projektin läpivientiin.
– Teknisesti kaikki toimi ja saatiin kaikki tehtyä, mutta vuorovaikutus jäi toteutusprojektissa vähäiseksi, Andergård-Stenstrand toteaa. Ydintiimin kanssa hän on päässyt työskentelemään myös kasvokkain, mutta suurta osaa omasta projektitiimistä Lilian Andergård-Stenstrand ei ole julkaisuun mennessä kertaakaan tavannut muuta kuin ruudun yli. Tällä on väistämättä myös merkitystä.
Sivustoa kehitetään palautteen perusteella
Projekti eteni lopulta hyvin aikataulussa, mutta sivuston julkaisu venyt joitain viikkoja alkuperäisestä suunnitelmasta, kuntavaalien siirron myötä.
Sivustosta on tullut ensimetreillä jo positiivista palautetta, ja yksittäisistä sivuista on kerätty palautetta React & Share -toiminnallisuudella. Senkin kautta tullut palaute on ollut pääosin positiivista mutta myös kehittävää, kun sivustolta on etsitty sellaista tietoa, jota siellä ei ole. Toiminnallisuus on auttanut sisällöntuottajia tunnistamaan puutteita sivustossa ja kehittämään sitä edelleen. Kauniaisten tarkoitus onkin kerätä aktiivisesti palautetta sisällöistä React & Sharen avulla vuoden verran. Vanhoilta sivustoilta tuttu Kunta-Kati on myös tulossa uudestaan käyttöön, ja Katia opetetaan uudestaan kesän aikana. Syksyn työlistalla on myös koulujen omat sivupohjat, jotka tulevat kaupungin sivuston kylkeen.
Lilian Andergård-Stenstrandin vinkit onnistuneen projektin läpivientiin
- Tee pohjatyö kunnolla ja mieti, mitä pitää tehdä. Meillä oli hyvä pohja, jonka päällä seistä ja johon voitiin palata. Olemme jälkikäteen todenneet, että saimme kaiken, mitä halusimme.
- Sitouta organisaatio aikaisin. Vaikka Kauniaisten kaupungin organisaatio ei ole iso, se on leveä ja siitä oli suuri hyöty, että henkilöstöä osallistettiin ja pidettiin mukana läpi prosessin, ihan konseptointivaiheesta alkaen.
- Ole aikataulun suhteen realistinen – aina tulee yllätyksiä. Ennakoi sisällöntuotantovaihetta ja anna sen ottaa aikansa. Kun sisällöntuottajat ovat mukana läpi koko prosessin, heillä on hyvä aika valmistautua sisällöntuotantoon ja sivuston rakentamiseen, kun sen aika tulee. Työ ei tule yllätyksenä ja jokainen pystyy aikatauluttamaan omat työnsä.
- Varaa hankkeelle kokopäiväinen projektipäällikkö. Projektin johtaminen ja seuranta vie oman aikansa, ja puolipäiväiseltä projektipäälliköltä ei riitä aika sisällöntuotannon koordinointiin. Jälkiviisaana olisin varannut tähän vielä enemmän aikaa.
Hankkeen tiedot
Teknologia-alusta: WordPress
Hankkeen kokonaishintaluokka: n. 100 000 €
Hankkeen keskeisiä vaiheita:
- Toukokuu – Elokuu 2020: Konseptin tarkennus, määrittely, teknologiavalinta ja kilpailutus, North Patrol
- Syyskuu 2020 – Kesäkuu 2021: Määrittelyn tarkennus, tekninen suunnittelu ja toteutus, Valu Digital
- Lokakuu 2020 – Kesäkuu 2021: Sisällönsuunnittelu, -luonti ja sisällönsyöttö, Kauniaisten kaupunki
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
