Riihimäen kaupunki otti käyttöönsä Workplace from Facebook -ohjelman kaupungin työntekijöiden keskinäisen keskustelun, verkostoitumisen ja yhteisöllisyyden välineeksi. Workplace täydentää sisäisen somen roolissa digitaalisen työympäristön kokonaisuutta, johon kuuluvat myös viestinnällinen intranet ja ryhmätyötila O365:sen Teams.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
18.2.2021
Riihimäen Episerverillä toteutettu intranet oli tullut tiensä päähän, joten Riihimäki ryhtyi tutkimaan vaihtoehtoja digitaalisen työympäristön luomiseen. Workplaceen Riihimäki päätyi sen yhteisöllisyyden, viestien määrän ja mobiilikäytettävyyden perusteella. Uudeksi intranetiksi valikoitui WordPress, koska se on käytössä ulkoisilla verkkosivuilla ja sitä kautta on ylläpitäjilleen tuttu järjestelmä.
Riihimäki pilotoi keväällä 2020 Workplacea ensin pienemmällä käyttäjäjoukolla ja laajensi käyttöä kesällä. Digitaalisen työympäristön kokonaisuuden määrittelyä se jatkoi syksyllä 2020 yhdessä North Patrolin kanssa, samalla kun hankki uutta verkkosivustoa ja intranetiä WordPressillä. Verkkosivusto- ja intranet-projektit käynnistyivät alkuvuodesta 2021.
Workplace sisäisen somen välineenä
Workplacessa korostuu keskustelu, ideointi ja yhteisöllisyys; intranetin rooli on pysyvän tiedon ja ajankohtaisviestinnän paikka. Koska Riihimäellä ei ole O365-lisenssejä kaikilla, Teamsin rooliksi jää työn tekemisen paikka niille henkilöille, joilla on lisenssi, sekä työskentely ulkopuolisten ryhmien kanssa.
”Intranet on yksinkertainen ja simppeli. Sieltä löytyy dokumentteja, henkilöstöhallinnon sisältöjä ja muistioita – se on kirjastomainen paikka tiedon tallentamiseen. Workplace on taas yhteisöllisyyden paikka, jossa on matala kynnys tuottaa sisältöä ja osallistua”, määrittelee Riihimäen kaupungin viestintä- ja markkinointipäällikkö Mia Miettinen.
Kanavat täydentävät toisiaan
”Työntekijälle tiedon löytämisen lähtöpiste on intranet, keskustelun näkökulmasta se on Workplace”, kuvaa Miettinen työvälineiden rooleja ja havainnollistaa esimerkin avulla: ”Henkilöstöhallinto työstää Teamsissa etätyöohjetta, tallentaa se intraan ja kertoo Workplacessa uudesta ohjeesta ja käynnistää asiasta keskustelun. Prosessi voi myös alkaa Workplacessa, kun henkilöstöhallinto pyytää vinkkejä ohjeen laadintaan.”
Intranet on organisaatiotiedon, työsuhteeseen liittyvä tiedon ja ajankohtaisten uutisten koti. Kun ne on julkaistu intranetissä ja jaettu Workplacessa, voi keskustelu käynnistyä. Workplace-sisällöt ovat muodoltaan erilaisia kuin intranetissä, esimerkiksi intranetin uutiset ovat toimittuja, kun taas Workplacessa ne ovat luonteeltaan tiedoksiantoja.
Workplacessa toimitaan ryhmissä
Intranet on koko organisaation tiedonsaannin paikka, kun taas Workplacessa toimitaan ryhmissä tietoja vaihtaen. Ryhmät voivat olla hyvin erikokoisia aina koko kaupungin työntekijöiden muodostamasta ryhmästä muutaman hengen ryhmiin. Workplacessa keskustelevat yksiköt ja tiimit, samaa työtä tekevät, ammattiryhmät ja epäviralliset ryhmät. Tiedon jakamisen lisäksi Workplacessa koordinoidaan työtä, luodaan merkityksiä, annetaan vertaistukea ja opitaan toisilta.
Riihimäellä työntekijät liitetään Workplacen käyttäjiksi organisaation oman käyttäjätietokannan kautta (AD eli Active Directory). ”Kun Riihimäen kaupungille tulee uusi työntekijä, hänet liitetään heti automaattisesti kahteen yleiseen ryhmään, jonka jälkeen hän voi etsiä omien mielenkiintojensa mukaan lisää ryhmiä. Tai perustaa vaikka oman. Ryhmät voivat olla avoimia tai suljettuja, mutta ei salaisia”, Miettinen kertoo.
Jotta Workplacen käyttö pysyy hallittuna, Riihimäki on tehnyt hallintamallin Workplace-ryhmien käyttöön.
Toiminta muuttuu
Workplacen käyttöönoton jälkeen merkkejä toimintatapojen muutoksesta on jo ilmassa. Miettinen tiivistää Workplacen ansioksi seuraavat asiat:
- Kaikki viestii – Tavoite siitä, että koko työyhteisö viestii, on ottanut askelia eteenpäin.
- Kaikki auttaa – Apu on saatavilla muiltakin kuin omilta läheisiltä työkavereilta. Nopeimmillaan apu on tullut muutamassa minuutissa.
- Tieto on lisääntynyt – Workplacessa on käyty keskustelua asioista, joista ei muualta tietoa.
- Yhteisöllisyys on lisääntynyt – Viestintä ei ole ylhäältä alaspäin, vaan kaikki voivat kysyä ja heittää palloa eteenpäin. Työkaverit jakavat kiitosta ja kehuja toisilleen onnistumisesta.
Facebookin kaltainen Workplace
Workplace by Facebook on organisaation sisäinen somekanava, ja se on kuluttaja-Facebookista irrallinen pilvipalvelu.
Workplace on käyttökokemukseltaan hyvin paljon Facebookin kaltainen, kun verrataan esimerkiksi julkaisemista, kommentointia, tykkäämistä tai erilaisissa ryhmissä toimimista. Lisäksi Workplacessa voi luoda pidempiä artikkeleita, tehdä äänestyksiä ja lähettää viestejä omalla chatillä.
Koska Workplace on samankaltainen kuin Facebook, on ohjelman käyttöönotto tuttua Facebookin käyttäjille.
Workplace on käytettävissä mobiilisti erillisellä, älypuhelimen sovelluskaupasta ladattavalla sovelluksella.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
