Kevään koronaviruspandemia aiheutti poikkeustilan, jossa äkillinen etätyöhön siirtyminen asetti aivan uudet vaatimukset työn tekemiselle. Meillä North Patrolilla oli onneksi täydet valmiudet jatkaa töitä hyväksi havaittuja etätyöskentelyn menetelmiä ja työkaluja hyödyntäen. Erilaisia online-työkaluja oli jo pitkään hyödynnetty monipuolisesti muun muassa kansainvälisiä projektitiimejä osallistavissa projekteissamme. Alkuhämmennyksen jälkeen myös asiakkaamme vakuuttuivat siitä, että projekteja voidaan edistää poikkeustilasta huolimatta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
19.8.2020
Työpajatyöskentely etätyömenetelmin
Kuten Intranet ja digityöympäristöt 2020 -selvityksemme osoitti, yrityksissä hyödynnetään monipuolisesti erilaisia järjestelmiä ja työkaluja vuorovaikutukseen ja tiedonjakamiseen. Verkkopalveluiden suunnittelu- ja konseptointivaiheessa korostuu projektitiimin kesken tehtävä ideointi ja yhteistyöstäminen. Videoneuvottelutyökalut kuten Teams, Zoom tai Google Meet tarjoavat alustan etätapaamisten järjestämiseen, mutta niissä on edelleen vain rajallisesti osallistavia toimintoja.
Yhteistyöstämiseen suunnitellut alustat kuten esimerkiksi Miro tai Mural puolestaan tarjoavat joustavat ja toimivat online-työkalut, joiden käyttö on mahdollista ilman järjestelmään kirjautumisia tai profiilin luomista. North Patrolin etätyöpajoissa on jo hyvän aikaa hyödynnetty Miron valkotaulua ja erilaisia canvas-malleja muun muassa käyttäjäpersoonien ja heidän tiedontarpeiden tai sivustojen pääteemojen tunnistamiseen ja keskeisten sisältökokonaisuuksien ja mallisivujen suunnitteluun. Miro toimii erinomaisesti myös käyttöliittymien rautalankamallien suunnittelussa mahdollistaen mallien yhteismuokkaamisen sekä kommentoinnin. Sitä sovelletaan usein myös projektin hankkeistussuunnitelmaa kuvaavan tiekartan hahmottelemiseen ja yhteistyöstämiseen etätapaamisissa.
Yhdessä työstettyjen suunnitelmien ja vaihtoehtoisten mallien priorisointi ja arviointi onnistuu erinomaisesti etätyöpajoissa mm. Mentimeter-työkalulla. Mentimeter mahdollistaa erilaisten online-kyselyiden toteuttamisen ja kyselyn tulosten esittämisen visuaalisesti ja reaaliaikaisesti. Etätyöpajojen menetelmien kehittyessä jo vuosia käytössä ollutta Mentimeteriäkin on viime aikoina ryhdytty hyödyntämään entistä monipuolisemmin. Sitä voidaan käyttää joustavasti muun muassa avoimen palautteen ja ideoiden keräämiseen sekä monipuolisiin äänestyksiin ja arviointeihin niin työpajassa kun sen jälkeenkin. Helppokäyttöisyytensä ansiosta uusia kyselyitä on mahdollista luoda tarpeen mukaan vaikka kesken työpajan.
Ennakko- ja kotitehtävistä tukea työpajatyöskentelyyn
Etätyöskentelyn onnistumisen kannalta tärkeintä on varmistaa, että projektitiimi kokee tekevänsä työtä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi ja, että kommunikaatio säilyy avoimena ja aktiivisena läpi projektin. Kevään aikana havaittiin, että puhtaasti etämenetelmin läpivietyjen työpajojen tueksi on hyvä tuottaa erilaisia ennakkomateriaaleja ja -tehtäviä sekä kotitehtäviä. Näiden avulla voidaan kerätä arvokasta taustatietoa ja toisaalta varmistaa, että osallistujilla on tarvittava ymmärrys ja hyvät valmiudet tehdä linjauksia ja päätöksiä työpajoissa käsiteltävistä asioista. Erilaisten lisätehtävien avulla voidaan kätevästi osallistaa myös sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole mukana itse työpajoissa.
Etenkin kun työpajoja fasilitoi ulkopuolinen konsultti, etätyöpajojen väliin on hyvä aikatauluttaa myös sisäisiä tapaamisia, joissa voidaan käydä läpi käsiteltyjä asioita ja muodostaa niistä projektitiimin yhteistä näkökulmaa. Näissä tapaamisissa on hyvä koota yhteen myös ennakkomateriaalien ja kotitehtävien pohjalta syntyviä ajatuksia ja linjauksia.
Haasteina ryhmäytyminen ja vuorovaikutus etätilanteissa
Kevään projekteissa onnistuttiin saamaan hyviä ja laadukkaita lopputuloksia, mutta täysin etänä läpiviedyissä prosesseissa oli myös omat haasteensa. Ongelmat liittyivät vain harvoin etätyön työkaluihin tai muihin teknisiin seikkoihin. Sen sijaan haasteena saattoi olla, ettei projektitiimien ryhmäytyminen onnistunut parhaalla mahdollisella tavalla, joten yhteisen näkemyksen ja vision muodostaminen oli hankalaa. Lisäksi organisaation ulkopuolisten konsulttien koettiin jäävän osin etäisiksi.
Myös vaikeiden ja vahvoja mielipiteitä herättävien aiheiden käsittely koettiin hankalammaksi etätapaamisessa. Keskustelua ei aina saatu syntymään tarvittavalla tasolla tai se tuntui jäävän paikoin liian ylätasoiseksi ja kohteliaaksi. Monen osallistujan etätyöpajoissa riskinä onkin, että tärkeitä kommentteja ja kannanottoja jää kuulematta, jos puheenvuoron pyytäminen tai vaatiminen ei tunnu osallistujista luontevalta. Etäpalavereissa keskustelukumppaneiden ilmeitä ja muita reaktioita on vaikea seurata, vaikka videoyhteys olisikin päällä, joten osallistujien keskinäinen vuorovaikutus jää siltäkin osin vajavaiseksi.
Kevään 2020 opeilla eteenpäin
Iloksemme kevät osoitti, että asiakkaamme suhtautuivat etätyömenetelmiin pääosin hyvin avoimin mielin. Projektit ja tiimit ovat kuitenkin erilaisia, joten alussa on tärkeää yhdessä sopia parhaiten tilanteeseen sopivat työmenetelmät ja toimintamallit. Varsinkin pidemmissä projekteissa yhteistyöstämisen ja osallistamisen eri menetelmiä kannattaa yhdistellä eri tavoin eri teemoja läpikäytäessä. Työkalujen määrä kannattaa kuitenkin pitää mahdollisimman pienenä, jotta osallistujilla ei kulu liikaa energiaa niiden opetteluun. Hyvät ohjeet ja mallisuoritukset helpottavat tehtävien ja työkalujen haltuunottoa.
Etätapaamisten vuorovaikutteisuutta voidaan parantaa rohkaisemalla osallistujia kameroiden käyttöön sekä jakamalla puheenvuoroja aktiivisesti osallistujille. Puheenvuoron pyytämisen käytännöistä on myös hyvä sopia (esim. Teamsin ”raise hand”) samoin kuten videoneuvottelutyökalun chat-toimintojen hyödyntämisestä tapaamisen aikana ja sen jälkeen.
Kaikki projektit onnistuttiin viemään maaliin menestyksekkäästi. Etätyömenetelmät kehittyivät entisestään ja työkalupakissamme onkin nyt entistä parempia työkaluja asiakasprojektiemme tueksi. Henkilökohtaista kontaktia ja työpajoissa syntyvää vuorovaikutusta on haastavaa korvata hyvilläkään etätyömenetelmillä. Kevään kokemukset kuitenkin osoittavat sen, että oikeilla menetelmillä ja hyvin johdettuna projekteja voidaan edistää myös etänä lopputulosten laadusta tinkimättä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
