Tampereen Tasku-intranet tuli vaiheittain käyttöön

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 6 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Tampereen kaupungin työntekijöiden intra, Tasku, on ollut käytössä vajaan vuoden, joten nyt hyvä hetki kysyä, miten Tasku on otettu vastaan. Viestintäpäällikkö Aila Rajamäki vastaa, että kokemukset ovat olleet hyvät. ”Sisällöstä ja käytettävyydestä saatu palaute on ollut pääosin positiivista,” Rajamäki kertoo.Isojen kaupunkien intraprojektit ovat massiivisia jo käyttäjien määrän puolesta. Tampereen Taskullakin on käyttäjiä noin 15 000. Isoon projektiin osallistuu useita toimijoita ja henkilöitä. Ajallisesti projektit ovat pitkiä, joten niiden uusiminen pitää vaiheistaa.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

15.6.2018

Anna Availa

Hyvä konsepti säilytettiin

Projektin käynnistyessä North Patrol oli avustamassa Tampereen intranet-hankintaa laatimalla esiselvityksen, määrittelemällä vaatimukset ja kilpailuttamalla toteutuksen. North Patrolin Sami Kalanen kertoo, että Tampereen kaupungin vanha intra antoi hyvän lähtökohdan uusimiseen. Loora oli paljon käytetty, ja siinä oli hyvä konsepti.

Konsepti nojautui teemallisiin sisältökokonaisuuksiin, joilla oli omat kohderyhmänsä. ”Loorassa ammattiryhmät tai vaikka tietyn järjestelmän käyttäjät jakoivat tietoa työohjeista ja muusta työntekemiseen liittyvästä sisällöstä. Oli hienoa, että kulttuuri oli jo olemassa. Monet intra-casemme ovat osoittaneet, että työnteon tukemisen tapaa on vaikea saada ylhäältä päin toimimaan – sen pitää lähteä organisaatiosta itsestään,” Kalanen kuvaa.

Tässä projektissa suurimmat muutostarpeet koskivat vanhentunutta teknologiaa, käyttöliittymää ja ulkoasua. Lisäksi haluttiin lisätä intran tavoitettavuutta panostamalla mobiilikäytettävyyteen.

Työntekijän oma etusivu

Taskun sisältö on jaoteltu selkeästi Etutaskuun, Henkilöstöasioihin sekä Työ tueksi – ja Organisaatio-osioihin. Pääsisältöalueelta löytyy uutisnosto, pääuutiset sekä uutis- ja tapahtumapalsta itse valittuine uutisineen. Tiedon löytymistä avitetaan oikopoluilla ja näytetään myös ulkoisen sivuston tiedotteet.

Taskussa työntekijä pääsee itse ylläpitämään omat yhteystietonsa sekä valitsemaan seurantaan haluamiaan sivustoja, sovelluksia ja linkkejä. Näiden valintojen ansiosta jokaisen työntekijän intran etusivu on omanlaisensa. Lisäksi työntekijä voi tilata uutiset ja tapahtumat suoraan omaan sähköpostiin.

Taskua voi käyttää etätunnuksilla esimerkiksi kaupungin mobiililaitteilla, joten nyt kentällä ja asiakkaiden kanssa työskentelevät pääsevät halutessaan Taskuun.

Parin vuoden projekti viestinnällä, hr:llä ja tietohallinnolla

Intran esisuunnittelu käynnistyi North Patrolin kanssa 2015, kilpailuttamaan päästiin siitä puolen vuoden päästä ja Solitan kanssa toteutus alkoi Liferay-alustalle kesällä 2016. Taskun yhteiset aineistot julkaistiin lokakuussa 2017, ja tammikuussa 2018 julkaistiin ensimmäiset yksiköiden omat sivustot.

Liferay oli tämänkaltaiseen konseptiin ja kulttuuriin sopiva väline. Sen toteutuksessa päästiin hyödyntämään Liferayn ominaisuuksia esimerkiksi kategorisoimaan uutisia ja tapahtumia teemojen mukaan,” kertoo Kalanen.

Projektiin osallistuneiden määrä vaihteli projektin vaiheiden mukaan. Kaupungilta uudistuksen projektiryhmässä oli projektipäällikkönä viestintäyksiköstä viestintäsuunnittelija, hänen lisäkseen viestintäyksiköstä uudistukseen osallistui viestintäpäällikkö ja verkkoviestintäsuunnittelija. Tietohallinnosta oli mukana sovellusasiantuntija ja henkilöstöasioiden sisältökokonaisuuden osalta henkilöstösuunnittelija.

Viestinnällisesti onnistunut intra

Tasku ei tullut kerralla valmiiksi, vaan projektin massiivisuuden vuoksi intra otettiin käyttöön vaiheittain. Ensin julkaistiin kaikille yhteiset aineistot ja sen jälkeen alettiin toteuttaa vaiheittain yksikkökohtaisia sivustoja, joilla palvelualueet, palveluryhmät, yksiköt ja eri ammattiryhmät voivat kertoa omista asioistaan. Vanha intra on ollut siirtymävaiheen käytössä, mikä on mahdollistanut käyttöönoton vaiheittain.

Projektissa yllätyksiä toi tekniset haasteet ja niiden ratkaisemisten vaikeudet. Rajamäki kertoo, että jatkossa Taskua kehitetään suunnitelmallisesti ja siihen pyritään saamaan uusia toiminnallisuuksia.

Tällä hetkellä Taskua ylläpitää noin 150 henkilöä. Ylläpitäjien joukko tulee ajan myötä kasvamaan, kunhan kaikkien yksiköiden omat sivut ovat käytössä.

”Mielestäni saimme suunniteltua ja toteutettua viestinnällisesti onnistuneen intranetin,” kertoo Rajamäki.


Case: Tampereen kaupungin intranet

Asiakas: Tampereen kaupunki
Hankinnan hintaluokka: noin 200 000 €
Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: Liferay CE
Esiselvitys:  North Patrol (syksy 2015)
Vaatimusmäärittely sekä kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (kevät 2016)
Tekninen toteutus: Solita (alkoi kesäkuu 2016)
Julkaisu: Lokakuussa 2017
Kehitystyö jatkuu mm. yksiköiden ja osioiden julkaisulla vuoden 2018 alussa

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Anna Availa

FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.

Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.

Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.

Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun