Aiemmassa artikkelissa kuvattiin North Patrolin mallia julkisiin kilpailutuksiin, ja yksi tunnistettavimpia meidän tapojamme on antaa erittäin paljon painoarvoa ratkaisukuvauksille. Käyn tässä artikkelissa nyt läpi sitä miksi teemme näin ja miten toimittajien kannattaa suhtautua ratkaisukuvauksiin vastaamiseen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.2.2018
Ratkaisukuvaukset valitaan aina projektikohtaisesti
Ratkaisukuvausten kohteet ja niihin kohdistettavat kysymykset valitaan aina tapauskohtaisesti, eikä niitä voi verrata esimerkiksi siihen, että toimittajalta vaadittaisiin esimerkiksi koko palvelun kattava toteutussuunnitelma tarjouksen liitteeksi. Ratkaisukuvauskysymyksissä toki odotetaan mahdollisimman uskottavaa ratkaisuehdotusta, mutta kysymykset ovat aina kohdistettuja yksittäisiin osa-alueisiin, joten toimittajilta vaadittavaa työmäärää voidaan hyvin kontrolloida kysymyksien kohdistamisella.
Esimerkiksi vaativa integraatio voi olla sellainen alue, josta on syytä kysyä ratkaisukuvausta, ja yleensä tällainen alue myös erottelee toimittajia toisistaan, koska kaikilla ei ole samanlaista kokemusta vaativien integraatioiden tekemisestä. Ratkaisukuvauksissa myös tulee usein hyvin esiin se kuinka toimittaja osaa kertoa omasta työstään ja sen takana olevista perusteluista, joten usein ratkaisukuvaukset ovat kiinnostavaa luettavaa myös asiakkaan projektiryhmän edustajille, jotka pääsevät näiden avulla paremmin kiinni toimittajien osaamiseen kuin yleisten myyntikalvojen avulla.
Ratkaisukuvaukset mittaavat perehtyneisyyttä
Yksi yleinen harhakäsitys toimittajilla on se, että ratkaisukuvauksissa pisteytettäisiin teknisen ratkaisun ”yleistä oikeellisuutta” (eli toimittajat esimerkiksi luulevat, että North Patrolilla on jokin mielipide sihen mikä WordPressin monikielisyyslisäosa on ”paras”). Ratkaisukuvauksien pisteytyksessä tällä ”yleisellä oikeellisuudella” on hyvin vähän vaikutusta, ja yleensä sillä ei ole mitään merkitystä.
Ratkaisevaa on se, että onko ratkaisu uskottava ja tarkoituksenmukainen kyseisen palvelun asettamien vaatimuksien näkökulmasta. Toimittajan tulee siis ratkaisukuvauksessa kuvata (eli selittää) se miten heidän valitsema ratkaisu soveltuu juuri kyseisen kilpailutuksen kohteena olevaan palveluun ja asiakkaan tilanteeseen. Vastaamalla kaikkiin esitettyihin kysymyksiin, kertomalla selkeästi sen miten aikoo ratkaisunsa tehdä ja kuinka esitetty ratkaisu vastaa juuri vaatimusmäärittelyssä esitettyihin vaatimuksiin ja reunaehtoihin, saa suurella todennäköisyydellä vastauksestaan hyvät pisteet.
”Lisäpisteitä” saa sitten siitä, jos pystyy viittaamaan aiemmin tehtyihin samankaltaisiin toteutuksiin, tai liittää mukaan vaikkapa ruutukaappauksia siitä miten kyseinen toiminnallisuus toimii ylläpitäjän näkökulmasta. Ratkaisukuvauksissa on myös sallittua esittää vaihtoehtoisia toteutusmalleja, tai mahdollisia parannuksia esitettyihin vaatimuksiin, mutta nämä kannattaa esittää selkeästi lisäehdotuksina varsinaiseen vastaukseen.
Ratkaisukuvauksissa palkitaan erityisen hyvät vastaukset
North Patrollin kilpailutuksissa käytetään lähes poikkeuksetta 0-3 asteikkoa pisteytyksessä, ja sovellamme mallia siten, että perusskaala on käytännössä 0-2. Tämä tarkoittaa sitä, että vastaamalla kysymyksiin perusteellisesti ja asiakkaan vaatimuksiin vastaukset sitoen, saa yleensä kaksi (2) pistettä vastauksesta. Yhden pisteen vastauksista tyypillisesti puuttuu jotain, tai niitä ei ole sidottu riittävän perusteellisesti asiakkaan tilanteeseen. Nolla pistettä saa yleensä vastauksella ”WordPressin perustoiminnallisuus”. Vastaus voi olla siis teknisessä mielessä aivan oikea, mutta silti siitä saa pisteytyksessä nolla pistettä.
Voisikin jopa sanoa, että meidän kilpailutuksissamme ”ratkaisukuvaus” tarkoittaa yhtä lailla sitä kuvausta kuin ratkaisua, eli pelkästään oikea ratkaisu ei riitä vielä välttämättä pistesijoille, ratkaisu on osattava myös perustella ja kuvata.
Noh, millaisella vastauksella sitten saa kolme pistettä? Kolme pistettä saa yleensä, kun pystyy viittaamaan aiemmin tehtyihin, ja julkaistuihin esimerkkeihin, ja käyttää näitä esimerkkejä osana kuvaustaan, kun selittää ehdotetun ratkaisumallin toimintaa. Toinen tärkeä asia on ylläpitokokemuksen kuvaaminen, eli millaista on ylläpitää ja hallinnoida ehdotettua ratkaisua? Millainen elinkaari on odotettavissa ehdotetulle ratkaisulle, vaaditaanko päivityksiä tai jatkuvaa huolenpitoa? Kolmen pisteen ratkaisu siis menee vaaditun perustason ylitse, ja tarjoaa asiakkaalle konkreettisia esimerkkejä ja lisää asiakkaan ymmärrystä siitä millaista kyseisen ratkaisun kanssa olisi elää.
Ratkaisukuvauksien painotus on keino kontrolloida hintakilpailua
Tällainen erityisen hyvien ratkaisukuvauksien ”lisäpisteytys” (mitä se ei ole tietenkään käytännössä, mutta kutsun sitä tässä sellaiseksi argumentin korostamiseksi) ei tietenkään ole aivan ennakoitavin pisteytyssysteemi, koska käytännössä täysien pisteiden saaminen ratkaisukuvauksista on hyvin vaikeata. Tämä on kuitenkin North Patrolin kokemuksen mukaan erittäin tärkeä osa meidän kilpailutusmalliamme, koska jos antaisimme pisteet vain 0-2 skaalalla ilman erityisen hyvien vastauksien palkitsemista kolmannella pisteella, moni toimittaja saisi lähes täydet pisteet ratkaisukuvauksista. Tämän seuraus taas olisi käytännössä se, että hinnoittelun merkitys nousisi nopeasti ratkaisevaan rooliin.
Moneen muuhun julkisen kilpailuttamisen osa-alueeseenhan 0-2 pisteen malli sopisi aivan hyvin, mutta vaativien tietojärjestelmäprojektien alueella on meidän mielestämme erittäin perusteltua varmistaa laadukkaiden toimittajien pärjääminen kilpailutuksissa. Eikä tässä tietysti ole kyse vain meidän näkökulmastamme, vaan tämä on juuri sitä mitä meidän asiakkaamme odottavat meiltä. Asiakkaamme haluavat erittäin osaavia toimittajia, ja ratkaisukuvaukset ovat erittäin tehokas tapa erotella ”perusosaavat toimittajat” niistä, joilta löytyy todella parhaiten sopivat ratkaisut ja osuvimmat referenssitoteutukset ja asiakkaan tarpeita parhaiten ymmärtävät tekijät.
Pelkällä laadulla ei silti voita
Riittävä kilpailu markkinassa ja esimerkiksi hinnan painottaminen 30% painoarvolla pitävät myös huolen siitä, että kallein ei voita kilpailutuksiamme lähes koskaan. Puhummekin yleensä itse siten, että ”toiseksi kalleimmat” voittavat meidän mallin kilpailutukset. Tämä ei tietenkään ole täsmällinen ilmaisu, mutta kuvaa sitä, että yleensä parhaiten pärjäävät toimittajat ovat sellaisia joiden hintalappu on keskiarvon yläpuolella ja edustaa varsin realistista työmäärää ja hinta-arviota.
”Saalistushinnoittelulla” ei siis pysty käytännössä meidän mallin mukaisia kisoja voittamaan kuin poikkeustapauksissa. Toki jos kisa menee hyvin tiukaksi, niin silloin tietysti hinnallakin on merkitystä, ja selkeästi pahimpia kilpakumppaneita halvemman tarjouksen tehnyt taho voi silloin voittaa keikan itselleen. Mutta näinhän sen nyt pitääkin olla.
Toimittajien kannattaa tähdätä tasaiseen laatuun
Toimittajille silti eniten toistuva vinkkimme on, että ”lue tarjouspyyntö perusteellisesti”. Moni toimittaja kompastuu kisassa siihen, että ei ole lukenut tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä tarpeeksi perusteellisesti, jolloin on unohtanut vastata joihinkin kysymyksiin tai ei ole ymmärtänyt asiakkaan tilannetta, kun on ryhtynyt vastaustaan kirjoittamaan – tai on vain kiireessä kopioinut edellisen kilpailutuksen vastauksen olettaen että ”tämähän on melko samantyyppinen keikka”.
Monia kilpailutuksia on voitettu siten, että ratkaisukuvauksista on saatu keskiarvoksi hyvin lähelle pyöreätä kakkosta edustava lukema. Yölamppua ei siis tarvitse aina polttaa, jotta pärjäisi tällaisissa ratkaisukuvauksia korostavissa kilpailutuksissa.
Jos vastaa kaikkiin kysymyksiin, huomioi kuvauksissa asiakkaan tilanteen ja hinnoittelee itsensä realistisesti sijoittuen jonnekin markkinakeskiarvon tuntumaan, niin on jo todennäköisesti kärkikahinoissa.
Jos epäilee kisan olevan tiukka, niin muutamaan ratkaisukuvaukseen kannattaa sitten panostaa hieman enemmän ja tähdätä siihen ”kolmen pisteen tasoon”, koska muutamalla erityisen hyvällä vastauksella voi nostaa omia vertailupisteitä tiukassa kisassa jopa huomattavasti. Panostamalla ratkaisukuvauksiin voi myös rohkea myyjä säätää ehdotettua kokonaishintaa hieman korkeammalle.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
