Citycon on kauppakeskustoimialan markkinajohtaja Pohjoismaissa ja Baltiassa. Citycon omistaa yhteensä 50 päivittäistavarakauppavetoista, kaupungeissa sijaitsevaa kauppakeskusta Suomessa, Norjassa, Ruotsissa, Virossa ja Tanskassa. Lisäksi Citycon vuokraa ja johtaa 13 kauppakeskusta Norjassa muiden omistajien puolesta sekä omistaa kaksi muuta liikekiinteistöä. Yhtiössä työskentelee 250 henkilöä viidessä eri maassa, sen hallinnoiman kiinteistöomaisuuden arvo on 5 miljardia euroa ja osakkeiden markkina-arvo 2 miljardia euroa.Cityconin intranetin uudistamista oltiin pohdittu jo jonkin aikaa. Vanhaan SharePoint 2007 -pohjainen intranet hoiti kyllä asiansa yhteisten politiikkojen ja ohjeiden jakelukanavana, mutta se ei ollut mitenkään sosiaalinen saatikka visuaalinen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Lopullisen sysäyksen uudistukseen antoi merkittävä yritysosto: Citycon hankki Norjan toiseksi suurimman kauppakeskusyhtiö Sektor Gruppenin heinäkuussa 2015, jolla oli käytössään oma, eZ Publish -alustan päälle toteutettu intranet. Yritysoston myötä Cityconin henkilöstömäärä tuplaantui ja nyt yhtiöllä oli käytössään kaksi päällekkäistä intranetiä, jotka kuitenkin olivat toimintaperiaatteiltaan melko erilaiset.
Citycon tarvitsi uuden yhteisen, sosiaalisen intranetin tukemaan muutosta, edistämään tutustumista uusiin kollegoihin, vahvistamaan yhteisöllisyyttä sekä luomaan One Citycon -kulttuuria.
Sisäisen viestinnän ei tarvitse olla tylsää – Tavoitteena inspiroiva sosiaalinen intra
– Projektiryhmä asetti selkeän tavoitteen: uuden intranetin tuli olla helppokäyttöinen ja käytettävissä sujuvasti miltä tahansa laitteelta, intranet-uudistusprojektia vetänyt Cityconin sijoittajasuhde- ja viestintäasiantuntija Maiju Röysky kuvaa.
– Esiselvitystyössä asetimme tavoitteiksi, että uusi intranet olisi inspiroiva, dynaaminen, freesi, visuaalinen ja sosiaalinen, aivan kuten meidän liiketoimintammekin! Halusimme kannustaa sosiaalisuuteen ja jakamiseen. Intranetissä tuli olla mahdollisuus jakaa niin ammatillisia hyviä käytäntöjä kuin fiiliksiä kauppakeskusten arjesta sekä esimerkiksi tykätä ja kommentoida sisäisiä uutisia.
Pääpaino olisi yhteisen kulttuurin tukemisessa, samalla varmistaen, että intranetin ydin olisi jatkossakin virallinen sisäisen viestintä ja yhteiset ohjeistot. Jatkossa intranetin rooli voisi laajeta myös digitaaliseen työryhmätyöskentelyyn.
North Patrol tuki Cityconia eri henkilöstöryhmien tarpeiden selvittämisessä, intranetin konseptoinnissa sekä teknologiavalinnassa. Yhteistyö jatkui ominaisuuksien määrittelyllä vasten valittua teknologiaa ja kilpailuttamisen fasilitoinnilla. Yhteistyön lopputuloksena Cityconilla oli käsissään selkeä suunnitelma toteutettavasta kokonaisuudesta, sille soveltuva teknologia sekä osaava toteuttajakumppani.
Yammer avasi uuden viestinnällisen kulttuurin
Intranet-uudistus laajentui teknologiapohdinnan myötä digitaalisen työskentelyn muutoshankkeeksi. Citycon päätti siirtyä Microsoft Office 365 -pilvimaailmaan, siirtää sähköpostinsa ja kalenterinsa pilveen, ja helpottaa IT:nsä työtä tukeutumalla automaattisesti pilvestä päivittyviin Office-ohjelmistoihin.
O365-pakettia puolsi myös siihen nivottu yhteisökeskusteluväline Yammer valmiine mobiiliappeineen. Yrityskaupan myötä nopeasti laajentuneella Cityconilla oli huutava tilaus yhteisölliselle digitaaliselle välineelle.
– Yammerista on tullut kaikkein eniten palautetta. Ihmiset tykkää ihan tosi paljon ja ovat ottaneet sen hyvin aktiivisesti käyttöön! Maiju Röysky iloitsee. – Ihan uusi viestinnällinen kulttuuri on avautunut Yammerin myötä!
Cityconin Yammerissa jaetaan nyt aktiivisesti kuvia onnistumisista ja arjesta eri tiimien ja maiden välillä sekä kauppakeskusten kampanjoista ja tapahtumista. Siis asioista, joiden jakamiseen ei aiemmin ollut kanavaa, sillä erityisesti kauppakeskusten arki ja riemu jäivät pitkälti kunkin keskuksen työyhteisön välisiksi. Aikaisemmin Cityconin sisäinen viestintä keskittyi lähinnä yksisuuntaiseen konsernitasoiseen tiedottamiseen, mutta nyt Yammer tuo liiketoiminnan näkyvämmäksi ja kaikki cityconlaiset pääsevät osaksi kauppakeskusten iloja ja sattumuksia.
Intranet-konseptoinnin yhteydessä suunniteltiin jo hahmotelma perustettaville Yammer-ryhmille.
– Perustimme Yammeriin ryhmät kaikille maille, kauppakeskusten kehityshankkeille (esim. Ison Omenan ja Lippulaivan uudistushankkeet), toimistoille sekä yhteiset ryhmät Shopping Center Inspiration ja Coffee Corner, Maiju Röysky kertoo. Lisäksi ihmiset ovat tietenkin perustaneet omia ryhmiään erilaisiin tarpeisiin pohjautuen. Postauksia jaetaan päivittäin useita ja ne näkyvät Yammerin lisäksi myös varsinaisen intranetin etusivulla.
– Intranet ja Yammer julkaistiin käyttöön samaan aikaan syyskuussa 2016 Citycon-päivillä, joilla oli läsnä koko henkilöstö. Vanhat intrat suljettiin saman tien. Niitä ei enää kukaan kaipaa! Iloitsee Maiju Röysky.
Yammerin käyttöönottoa tuettiin sisäisellä kampanjalla, johon kuului mm. paperinen flyer (ks. alla). Flyerissa neuvottiin ytimekkäästi, mistä yhteinen Yammer löytyy ja mihin sitä olisi tarkoitus käyttää.
Valmispaketilla visuaalisuutta vaivatta
Kilpailutuksen, demojen ja toteuttajatapaamisten myötä Citycon valitsi Sinisen Meteoriitin tuotteistetun Valo-intranetin uuden palvelunsa alustaksi.
Valo toi valmiit sisällönhallintaratkaisut mm. uutisointiin, pääuutisiin, blogeihin ja tapahtumakalenteriin, sekä erityisesti turvallisen ja kestävän ratkaisun näyttävän visuaalisen ulkoasun toteutukseen O365:n SharePoint Onlinella.
Cityconin projektiryhmä pystyikin hyvin keskittymään sisältöjen uudistamiseen ja sitouttamaan uudistuksen myötä sisällöntuotantoon laajemman joukon motivoitunutta henkilöstöä.
(Muuten, kuinka sitten tässä kansainvälisessä yrityksessä oli ratkaistu monen eri toimintamaiden sisältöjen sekä mahdollisten kieliversioiden toteutus O365-alustalla, joka ei kieliversiointia tue? Ratkaisu on sama kuin vanhassakin intranetissä ja hyvin simppeli: intranetissä ei ole kieliversioita, sisällöt on esitetty pääosin englanniksi, ja esim. työterveysasiat on esitelty yhdellä sivulla niin, että yhteistä ohjetta täydentävä jokaisen toimintamaan oma ohjeisto esitetään samalla sivulla, erottaen eri ohjeet väliotsikoilla. Leani ratkaisu, joka tuo myös näkyväksi eri maiden mahdolliset erilaiset käytännöt!)
Cityconia varten Valon päälle räätälöintiin oikeastaan vain Welcome Onboard -palsta, jossa julkaistaan tiedot uusista cityconlaisista. Muuten käytetään Valo-lisenssiin kuuluvia valmisratkaisuja. Cityconin digitaalista viestintää kehittävä Maiju Röysky vertaa, että intranet-projekti oli teknisesti varsin erilainen kuin Cityconin julkisen verkkosivuston uudistus, joka tehtiin Drupalilla muutama vuosi sitten:
– Tämä Valo on vähän niin kuin talopaketti, mutta Drupal on kuin rakentaisit tiiletkin itse. Puolensa ja puolensa.
Maijun vinkit onnistuneeseen intranet-projektiin
- Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Vaikka olisi kova into lähteä toteuttamaan jo aikaisessa vaiheessa, niin kannattaa ehdottomasti käyttää kunnolla aikaa myös esiselvitykseen ja konseptointiin.
- Ole kärsivällinen! Monesti intranet-hankkeet ovat oikeastaan sisäisen viestintäkulttuurin kehityshankkeita, mutta kulttuuri ei muutu yhdessä yössä. Ihmiset tarvitsevat positiivista kannustusta ja välillä myös ”kädestä pitämistä”.
- Ota IT-tiimi tiiviisti mukaan teknologian valintavaiheeseen, niin vältät yhteensopivuusongelmat taustajärjestelmien kanssa.
- Muista että sisäisen viestinnän ei tarvitse olla tylsää!
Case: Cityconin intranet
Asiakas: Citycon
Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: Office365:n päälle tuotteistettu Valo intranet
Esiselvitys ja kilpailuttaminen: North Patrol (joulukuu 2015 – maaliskuu 2016)
Sisältökonsepti ja sisällöntuotanto: Cityconin omana työnä
Tekninen, visuaalinen ja käyttöliittymällinen suunnittelu ja toteutus: Sininen Meteoriitti, Valo intranet (huhti-elokuu 2016)
Julkaisu: Syyskuussa 2016 Citycon-päivillä
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
