Minikilpailutus – vinkkejä ja kokemuksia

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 7 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Yksi isoimpia kilpailutuksen alueita Suomessa ovat ns. minikilpailutukset, joilla yleensä viitataan kansallisen hankintarajan alle jääviin kilpailutuksiin. Aiemmin näissä puhuttiin alle 30 000 euron ostoksista, uuden hankintalain myötä raja nousi 60 000 euroon.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Hankintalain määräykset eivät kosketa pienhankintoja, joten virkamiehet voivat käyttää omaa harkintaansa, ja jopa tehdä suorahankintoja täysin ilman kilpailutusta parhaaksi katsomaltaan taholta. Käytännössä monen organisaation omat hankintaohjeet edellyttävät kilpailuttamista myös alle 60 000 euron ostoksissa. Usein kilpailutuksen ohittaminen on sallittu vain alle 5000 euron hankinnoissa, ja kaikki siitä ylöspäin tulee kilpailuttaa useiden kilpailevien toimijoiden kesken.

Siksi tässä maassa järjestetään paljon näitä ns. minikilpailutuksia. Esimerkiksi North Patrolin palveluita ostetaan varsin paljon juuri tällaisten minikilpailutusten kautta, ja toisaalta mekin autamme asiakkaitamme aina ajoittain tällaisten minikilpailutusten järjestämisessä (emme toki niissä joissa asiakas aikoo kohdistaa tarjouspyynnön meille). Nykyisellä 60 000 euron rajalla kun pystyy jo ostamaan esimerkiksi ihan kohtuullisen kokoisen verkkosivustoprojektin.

Minikilpailutusten isoin haastehan on se, että ne ovat täysin villi kenttä, koska hankintalaki ei niihin anna mitään linjauksia, eikä missään julkaista mallidokumentteja näihin. Isompien kilpailutusten osalta voi sentään seurailla HILMA:aa, ja sitä kautta opiskella aihepiiriä.

Siksi koostimme nyt yhteen hieman vinkkejä näiden minikilpailutusten tekemiseen. Nämä vinkit ovat soveltuvia erityisesti asiantuntijapalveluiden ja pienten IT-projektien/hankintojen ostamiseen – ja sopivat niin julkishallinnon pieniin kilpailutuksiin kuin yksityisen sektorin hankintoihin.

1) Rajaa joko hinta tai sisältö, älä kumpaakin

Yllättävän yleinen minikilpailutuksien haaste on se, että ostajat yrittävät määritellä ostettavan kokonaisuuden täysin etukäteen, ja lisäksi asettavat hintakaton tai jopa määrittävät, että kaikkien täytyy tarjota samalla hinnalla. Tässä ei ole mitään järkeä, ellei ole ostamassa vessapaperia ja tietää markkinahinnat vessapaperille erittäin hyvin.

Yleensä parhaat tulokset syntyvät, kun ostaja ei ota kantaa hintalappuun, vaan keskittyy kertomaan millaisen lopputuloksen haluaa, mitä toivomuksia on prosessille ja onko jotain erityistä huomioitavaa. Usein jo parin sivun mittainen vapaamuotoinen kuvaus siitä mitä ollaan tekemässä riittää pitkälle.

Ylipäätään minikilpailutuksissa ostajien kannattaisi avoimesti kirjoittaa auki heidän tilanteensa, ja sitten pyytää tarjoajia ehdottamaan parasta lähestymismallia. Yksittäisiä vaatimuksia tai rajauksia ei minikilpailutuksissa kannata lähteä muotoilemaan, koska ostajalla on valintavaiheessa käytettävissään niin paljon harkintavaltaa (kts. seuraava kohta).

2) Käytä arvioinnissa rohkeasti harkintavaltaasi

Minikilpailutuksissa ostaja saa käyttää erittäin paljon harkintaansa tarjousten arvioinnissa. Kukaan ei voi haastaa markkinaoikeuteen minikilpailutuksissa, ja minikilpailutuksen voi aina keskeyttää, tai voittajan kanssa voi jopa neuvotella muutoksista tarjoukseen.

Minikilpailutuksissa ei ole pakko asettaa vertailukriteereiden painoarvoja etukäteen, jolloin ostaja voi arvioidessaan tarjouksia käytännössä hyvin vapaasti arvioida tarjouksia siten kuten parhaaksi näkee. Tämä myös mahdollistaa sen, että sitä 4000 euron hintaista täysin epäuskottavaa ehdotusta ei ole pakko valita. Ja toisinpäin, jos joku ehdottaa 59 900 euroa ja olisi vaikka kuinka laadukas, niin tarjouksen voi jättää valitsematta sen korkean hinnan vuoksi.

Tarjousten arviointikriteerit tulee toki kuvata tarjouksessa, mutta ainakaan itseään ei kannata sitoa liian tiukkoihin ja täsmällisiin pisteytysmalleihin, koska silloin menettää ison osan siitä harkintavallasta joka minikilpailutuksiin on tarkoituksella jätetty.

Liian tiukat arviointimallit minikilpailutuksissa myös tiputtavat herkästi hyviäkin tarjoajia pois kisasta kokonaan, koska jos toimisto ei pääse tarjoamaan itselle tuttua toimintatapaa, niin moni jättää tarjoamatta.

Useiden satojen tuhansien eurojen keikoissahan ostaja voi hyvinkin asettaa vähän tiukempiakin vaatimuksia (jos tämä on tilaajan intressissä), koska iso diili on aina iso diili. Jos mallia ottaa esimerkiksi HILMA:n kilpailutuksista, niin kannattaakin muistaa, että siellä olevissa kilpailutuksissa yleensä on kyse paljon isommista rahoista, eikä siellä mainittavia ehdottomia vaatimuksia kannata laittaa pienempiin keikkoihin.

Uuden hankintalainkin lähtökohdissa on korostettu sitä, että pk-yritysten pitäisi päästä tarjoamaan julkishallinnolle omia mallejaan eikä julkishallinnon kannattaisi yrittää ylimääritellä sitä mitä on ostamassa. Tätähän uudessa hankintalaissa on tuotu myös esiin uusilla menettelyillä, mutta olennainen osa tätä tavoitetta ovat myös hankintarajan alle jäävät kilpailutukset joissa tätä periaatetta tulisi myös soveltaa.

3) Arvioi rohkeasti sitä mitä haluat, esimerkiksi referenssejä tai nimettyjen konsulttien kokemusta

Minikilpailutuksessa voit aivan vapaasti määritellä sen mitä aiot arvioida tarjouksissa. Esimerkiksi referenssit vastaavista toteutuksista ovat aina hyvä malli, jos haluaa ostaa kokeneita tekijöitä ja/tai kokeneen toimiston.

Myös nimettyjen tekijöiden/konsulttien henkilökohtainen projektihistoria ja kokemus on hyvä malli saada kokeneimmat tahot esiin.

Joskus myös esimerkiksi projekti- tai toteutussuunnitelman pisteytys voi olla perusteltua, jos ollaan ostamassa nimenomaan laadukasta prosessia.

Kovin paljon ei kannata ilmaista työtä teetättää, koska se aina rajaa kiinnostuneita, eikä ole oikein pienten toimeksiantojen kohdalla asiallista. Toteutussuunnitelman vaatiminen ja sen pisteytys ei ole kuitenkaan asiatonta muutaman kymmenen tuhannen euron projektissa.

Joskus toki muunlaistenkin suuntaa-antavien ehdotuksien teetättäminen osana tarjousprosessia voi olla perusteltua, esimerkiksi jos haluaa nimenomaan nuoria ja innokkaita tekijöitä, eikä referensseillä ja aiemmalla kokemuksella ole niin väliä. Silloin tehtyjen ehdotuksien arviointi voi muodostaa keskeisimmän laatuarvioinnin perusteen.

Ilmaisen työn teetättäminen kilpailutuksen takia sopii kuitenkin aika harvoihin tilanteisiin, ja lähinnä sitä käytetään sellaisissa tilanteissa, joissa nimenomaan ei haluta kokeneiden toimistojen voittavan, vaan halutaan nuori ja nälkäinen kumppani.

Kokeneiden kumppaneiden kilpailutukseen referenssien ja esimerkiksi toteutussuunnitelmien arviointi on yleensä järkevin malli.

4) Käytä riittävästi aikaa sopivien kandidaattien löytämiseen ja tunnistamiseen

Joskus hyväkin kilpailutus epäonnistuu vain sen takia, että vastaanottajina on täysin epäsopiva joukko kandidaatteja.

Esimerkiksi me North Patrolissa kilpailemme välillä todella erikoisia kandidaatteja vastaan, koska asiakkailla on haasteita tunnistaa, että ketkä tahot tekevät vaikkapa verkkopalveluiden suunnittelua, vaatimusmäärittelyä tai avustavat teknologiavalinnoissa.

Suurin osa IT-alan yrityksistähän väittää verkkosivustoillaan tarjoavansa palveluita suurinpiirtein mansikanpoiminnasta tekoälykonsultointiin. Todellisen asianlaidan saa yleensä selville vasta soittamalla, tai tapaamisella, ja sitä asiakkaiden kannattaisi tehdä enemmän.

Kun on tunnistanut esimerkiksi kymmenen (10) kandidaattia, niin nämä kannattaisi soitella läpi ja varmistaa että he ovat kiinnostuneita vastaamaan kuvattuun tarjouspyyntöön. Todennäköisesti tällaisen kierroksen jälkeen lista supistuu huomattavasti.

5) Harkitse kommenttien pyytämistä tarjouspyyntöön

Joskus voi olla järkevää jopa lähettää tarjouspyyntöluonnos kiinnostuneille kandidaateille ennen kuin lähettää varsinaisen tarjouspyynnön. Kierroksesta voi tulla hyviäkin ehdotuksia, etenkin tarjouspyynnön laajuuteen liittyen, koska varsin usein asiakkaiden pyynnöissä on asioita jotka eivät syystä tai toisesta osu kovin hyvin toimistojen palvelutarjontaan.

Etenkin jos haluaa myös pienempien toimistojen pärjäävän kisassa, niin tällainen tarjouspyynnön validointikierros on erittäin suositeltava.

Tarjouspyyntöön kommenttien kerääminen ennen kilpailutusta onkin hyvä käytännön esimerkki sellaisesta ”terveen järjen käyttämisestä” jota toivoisi enemmän tämän maan minikilpailutuksiin. Uusi hankintalaki nosti rajan 60 000 euroon hyvästä syystä, valtio kannustaa virkamiehiä käyttämään enemmän omaa harkintavaltaa pienemmissä hankinnoissa. Tätä valtaa kannattaa käyttää!

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Onnistu verkkopalvelu-uudistuksen läpiviennissä (20.11.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Asiointipalvelut ja ekstranetit

Autamme digitaalisten asiointikanavien suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailutuksessa. Etsimme asiakasystävälliset itsepalveluratkaisut, virtaviivaiset asiointiprosessit ja kustannustehokkaat teknologiat asiointiin, jäsenpalveluihin ja ekstranettiin.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun