Tammikuussa 2017 Suomen korkeakoulukentälle syntyi uusi tulokas, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, tuttavallisemmin Xamk. Uusi korkeakoulu syntyi, kun Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulu fuusioituvat vuoden 2017 alussa. Vaikka uusi korkeakoulu aloitti toimintansa virallisesti vasta tammikuussa 2017, jo syksyllä 2016 oli ensimmäinen yhteishaku uuteen oppilaitokseen. Uudelle korkeakoululle tarvittiin totta kai myös verkkosivut, joiden oli oltava auki hyvissä ajoin, ennen syksyn yhteishakua. Fuusiosta johtuen, päädyttiin rakentamaan verkkosivut vaiheissa, tietämättä kaikkia tekijöitä ennalta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
21.3.2017
Korkeakoulujen fuusioituminen ei tapahdu yhdessä yössä, vaan kyse on pitkästä prosessista. Myös työ täysin uuden verkkosivuston luomiseksi on vienyt aikansa, sillä projekti aloitettiin keväällä 2015 ja viimeinen vaihe verkkosivuista julkaistiin helmikuussa 2017. Fuusio asetti haasteita niin päätöksentekoon, aikatauluihin kuin verkkosivujen sisällön tuottamiseen. Yhtenä haasteena oli, että perustettavalla korkeakoululla ei projektin aloitusvaiheessa ollut vielä nimeä, ei visuaalista ilmettä eikä myöskään organisaatiota, joka olisi näistä voinut päättää. Ei pystytty myöskään nimeämään sisällöntuottajia, kun ei tiedetty organisaatiorakennetta. Uuden sivuston tuli tukea myös uutta strategiaa, joka sekään ei ollut projektin alussa tiedossa.
Uudet sivut julki vaiheissa
Fuusio eteni omalla aikataululla ja projekti odotti aina päätöksiä. Senkin takia päätettiin heti alussa vaiheistaa verkkosivujen julkaisu.
– Uuden korkeakoulun visuaalinen ilme saatiin vasta huhtikuussa 2016 ja sivujen ensimmäisen vaiheen tuli yhteishaun vuoksi olla valmis ja julki kesällä 2016, kertoo viestintäsuunnittelija Kati Hoffren Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulusta, joka toimi myös hankkeen projektipäällikkönä ja hankkeen päätyttyä verkkosivujen päätoimittajana.
Tiedettiin, että kaikkea sisältöä ei voi saada valmiiksi kesän deadlineen mennessä. Ensin julkaistaisiin kriittiset sisällöt ja palvelua kasvatettaisiin vaiheittain lisäämällä sisältöjä ja kieliversioita. Uuden sivuston kärki on opiskelijamarkkinointi, ja tärkeintä oli saada ne sivut valmiiksi ensimmäisenä. Tutkimus- ja kehitystoiminnalla, palvelutoiminnalla ja englanninkielisillä sivuilla ei ollut tulenpalavaa kiirettä, siksi niiden työstäminen jätettiin toiseen vaiheeseen.
Xamkin sivuille luotiin puuttuvilta osin linkitykset vanhojen korkeakoulujen sivuille. Linkityksistä luovuttiin helmikuun 2017 alussa, jolloin suurin osa sisällöistä sijaitsee jo uudessa verkkopalvelussa.
Yhdessä luotu konsepti tuo kahdet kulttuurit yhteen
Kahden ammattikorkeakoulun yhdistyessä törmätään väistämättä kulttuurieroihin. Mikkelin ammattikorkeakoululla oli aikaisemmin ollut opiskelijoille ja henkilökunnalle omat, erilliset intranetit. Kymenlaakson ammattikorkeakoulun intrat olivat puolestaan olleet osa verkkosivua. Ennen verkkosivuprojektin aloittamista uudistettiin sekä opiskelijoiden että henkilökunnan intrat, mikä auttoi kirkastamaan uuden verkkopalvelun tarkoitusta.
Kun nykyisille opiskelijoille ja henkilökunnalle tarkoitettu sisältö siirtyi introihin, voitiin verkkosivuilla keskittyä nimenomaan opiskelijamarkkinointiin. Tämä selkeytti uuden verkkopalvelun tarkoitusta ja epävarmoissa tilanteissa on helpompi peilata, kuuluuko sisältö julkisille verkkosivuille vai opiskelijaintraan.
Kahden korkeakoulun toimintakulttuurien yhdistäminen oli lopulta hyvin vaivatonta.
– Projektityö sujui yllättävän hyvin. Oletin, että tulisi ongelmia, kun kaksi korkeakoulua yhdistyy, mutta niitä ei ollut. North Patrol oli kumppanina korvaamaton. Meillä oli pari koko päivän työpajaa, jossa verkkopalvelua määriteltiin. Kutsuttiin reippaalla kädellä ihmisiä eri yksiköistä ja eri paikkakunnilta mukaan, North Patrolin konsultit osasi kysyä oikeita kysymyksiä ja kaikki pääsivät sanomaan, mikä on hyvää ja huonoa.
Oli todella hyvä, että saatiin erilaisten ihmisten ääni kuuluviin, Kati Hoffren toteaa.
North Patrol hoiti myös kilpailutuksen läpiviennin, mikä mahdollisti kireän aikataulun. Julkaisujärjestelmäksi valittiin ennen kilpailutusta WordPress ja Xamkin verkkosivuston toteuttajaksi valikoitui kilpailutuksen jälkeen Valu Digital Oy, jota Kati Hoffren luonnehtii nappivalinnaksi.
Räätälöidyllä toteutuksella notkeasti eteenpäin
Uusi xamk.fi on WordPressin elementeistä koostuva sivusto, jota pystyy joustavasti ja notkeasti ylläpitämään ja muokkaamaan.
Uudessa verkkosivustossa lähdettiin siitä, että jokainen sivu on potentiaalinen laskeutumissivu. Verkkopalvelu ei muodosta hierarkkista puurakennetta, vaan on pikemminkin kokoelma itsenäisiä sivuja, jotka linkittyvät toisiinsa sisällöntuottajien toimitustyöllä ja metatietoluokituksilla. Asiakasnäkökulmaan kiinnitetään huomiota erityisesti sisällöntuotannossa. Uudelle sivustolle haettiin myös joustavuutta. Sivustolle määriteltiin elementtejä ja tyylejä, joita yhdistelemällä saadaan aikaan vaihtelua sivujen sisällön esitystapaan.
– Sivustolla on muutamia erilaisia elementtejä, joiden avulla sisällöntuottajat luovat itse sivuja. Koska sivusto räätälöitiin ihan omanlaiseksi, pelotti hiukan, minkälainen himmeli saadaan aikaiseksi. Ihmiset ovat kuitenkin poikkeuksetta kiitelleet sivustoa selkeäksi, Hoffren sanoo.
Sisällöntuottajat pystyvät itse luomaan omannäköisiä sivuja, tiettyjen raamien sisällä. Sisällössä on jonkin verran vaihtelevuutta, mutta sisältöjä muokataan yhdessä ja Xamkin viestintä kouluttuu sisällöntuottajia jatkuvasti.
– Tutkimuspuolella, jossa on 160 eri tutkimushanketta, on selkeä sivupohja käytössä. Tiedettiin, että siellä sivuja saattavat päivittää monet, jotka eivät muutoin päivitä sivuja. Halusimme tehdä työn heille mahdollisimman helpoksi, Hoffren kertoo.
Vaikkakin Xamkin sisällöntuottajilla on harvinaisen paljon vapautta ja vaihtoehtoja sivujen suhteen, mieltävät he WordPressin helppokäyttöiseksi työkaluksi. Hallittavuutta lisää se, että suurin osa vapaasti muokattavista sivuista on pienen porukan käsissä.
Kick-off toi kaikki samalle viivalle
Ennen varsinaisen toteutusprojektin käynnistämistä, järjestettiin yhteinen kick-off, johon osallistui Valu Digital, North Patrol, Xamkin visuaalisesta ilmeestä vastannut mainostoimisto Ilme sekä projektin kanssa työskenteleviä ihmisiä Xamkista. Kick-offin järjestäminen on Hoffrenin mukaan erittäin hyödyllistä. Tapaamisessa eri osapuolet pääsivät keskustelemaan projektista kasvokkain ja näin varmistettiin, että kaikki ymmärsivät asiat samalla tavalla.
Koska vaatimusmäärittely oli tehty hyvin, ja kick-offissa käyty läpi kaikkien osapuolten kanssa, itse toteutusprojektissa ei tullut enää suurempia muutoksia.
– Valu Digital on voinut luottaa määrittelyyn, mikä mahdollisti notkean toteutuksen. Koska Valu Digital räätälöi WordPress -ratkaisun Xamkille, joitain vaihtoehtoisia toteutustapoja löydettiin, mutta muutoin vaatimusmäärittely piti hyvin, Hoffren toteaa.
Sivustoa on koko ajan työstetty eteenpäin, huolimatta siitä, että aikataulut eivät Xamkin puolella aina pitäneet. Opiskelijasivut piti saada auki kesäkuussa 2016, muutoin ei ollut niin tiukkaa. Deadlineja toki oli, mutta fuusion takia ne eivät aina pitäneet. Hidasteista huolimatta verkkosivusto saatiin julki ajallaan. Lopullinen tavoite oli sulkea vanhat sivut huhtikuussa 2017, ja se tavoite alitettiin parilla kuukaudella.
Samaan aikaan xamk.fi –sivujen kanssa työstettiin myös pienempää erillissivustoa, Xamkin ravintolapalveluille. Se julkaistiin alkuvuonna 2017, xamkravintolat.fi.
Rohkea toimintatapa ja rohkea lopputulos
Xamk lähti toteuttamaan verkkosivuprojektia hyvin rohkeasti. Päätöksiä tehtiin aina niillä tiedoilla, mitä kulloinkin oli käytettävissä ja päätettiin, että tehdään se, mihin pystytään.
Myös toteutus on rohkea. Xamkin uudet sivut ovat todella visuaaliset, eikä sillä ole päävalikon lisäksi valikkorakennetta laisinkaan. Käyttäjiltä on tullut pääosin positiivista palautetta, mutta jotkut kaipailevat valikkorakennetta. Sivusto nojautuu hakuun, ja haku ei ole ollut Kati Hoffrenin mukaan kaikilta osin täysin luotettava. Valu Digital kuitenkin työstää ongelmia koko ajan.
– Tietyllä tavalla on vapauttavaa, että ei tarvitse miettiä, missä valikossa mikäkin sivu on, vaan se on vain yksi sivu muiden joukossa. Ohjauselementtien hallinnointi voi kuitenkin välillä olla hankalaa, Hoffren kertoo.
Yksittäisten toiveiden perusteella Xamk ei ole kuitenkaan tekemässä täyskäännöstä navigaation suhteen. Nyt pohditaan ennemminkin pieniä viilauksia valikkorakenteeseen. Hoffren haluaa kuitenkin odottaa käyttäjätutkimuksen tuloksia, ennen kuin lähtee tekemään minkäänlaisia muutoksia sivustolle. Turha korjata mitään, jos se toimii.
Hankkeen tiedot
xamk.fi & useita muita sivustoja
Teknologia-alusta: WordPress
Hankinnan hintaluokka: noin 100 000 €
- Kevät 2015 – Vaatimusmäärittelyprojektin kumppanin kilpailutus (Xamk)
- Syyskuu 2015 — Konseptointi ja vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Loka-Joulukuu 2015 — Kilpailutus ja tarjousten vertailu (North Patrol)
- Tammikuu 2016 – Kick-off-palaveri (North Patrol, Valu Digital, Xamk)
- Maalis-kesäkuu 2016 – Visuaalinen ilme
- Maaliskuu 2016 – Toteutus alkaa (Valu Digital)
- Toukokuu 2016 – Sisällönsyöttö alkaa (Xamk)
- Kesäkuu 2016 – Vaiheen 1 julkaisu
- Tammikuu 2016 – Ravintolasivujen julkaisu
- Maaliskuu 2017 – Vaiheen 2 julkaisu
Laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä.
North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti, ja lopputuloksena syntyy työn johtamiseen soveltuva vaatimusmäärittely.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: ERP-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen uudistukseen (3.9.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
