Selvitimme Intranet-palvelut Suomessa 2016 -kartoituksessa intranetin roolia ja tehtäviä organisaatiossa (ks. kysymyksenasettelu ja annetut vastausvaihtoehdot tämän postauksen lopusta).
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Ensisijaisesti yhteinen kanava
Kyselytutkimuksen mukaan intranet on lähes kaikille organisaatioille (96 %) organisaatioviestinnän väline. Intrassa viestitään työnantajan ohjeet, linjaukset, yhteiset politiikat sekä niiden muutokset. Intranet on työnantajan virallisen sisäisen ja strategiaviestinnän väline.
Lähes kaikki (84 %) myös hyödyntävät intranetiään työohjeiden jakeluun. Intranetin kautta jaellaan henkilöstölle prosessien, yksikköjen/segmenttien/divisioonien ja/tai tehtäväroolien toimintatapojen ohjeistukset.
Intranetin kolmanneksi tyypillisin rooli on yhteisön rakentaminen (76 %). Intranet on yhteinen väline, jolla pyritään vahvistamaan yhteisöllisyyttä ja yhteistä kulttuuria.
Toissijaisesti työskentelypaikka
Intranetin hyödyntäminen arkisen ja käytännönläheisen työskentelyn alustana jakaa organisaatioita. Tähän on kaksi vaikuttavaa syytä: 1) organisaation luonne ja toiminta, sekä 2) intranetin alustateknologian ominaisuudet.
Yli puolet organisaatioista hyödyntää intranetiä sisäisen vuorovaikutuksen (61 %) alustana eli projektien, ryhmien, tiimien ja/tai tehtäväroolien sisäisessä työyhteisöviestinnässä ja vertaistuessa.
Varsinaisen digitaalisen ryhmätyöskentelyn, työryhmien ja tiimien digitaalisen työskentelyn, alustana intraa hyödyntää lähes yhtä moni (58 %). Tämä on tyypillistä tietotyöintensiivisille organisaatioille ja/tai organisaatioille, jotka käyttävät intranet-alustana SharePointtia (pilvestä tai on-premise).
Organisaatioille, joissa henkilöstö työskentelee paljon suorittavissa tehtävissä (esim. vähittäiskauppa), intranet voisi olla työnteon johtamisen väline. Mutta vain harva (24 %) varsinaisesti hyödyntää intraa päivittäisten käytännön toimintaprosessien ohjaamisessa kuten ketjuohjauksessa, tehtävien seurannassa tai tavoitemittarien viestimisessä.
Kolmanneksi ikkuna ulkoiseen toimintaympäristöön
Intranet on myös ulkoisen toimintaympäristön luotauksen väline (42 %). Ulkoisten sidosryhmien ja ympäristön seurannalla tarkoitimme mm. mediaseurantaa, asiakaspalautetta, markkinakatsauksia ja some-kanavien seurantaa.
Tulos on mielestäni yllättävä. Muun muassa siksi, että ulkoisten sidosryhmien äänen tuominen näkyväksi intranetiin on teknisesti hyvin helppoa esimerkiksi sisällyttämällä organisaation somepresenssi intran sivulle tai feedaamalla esim. RSS-virta mediaseurantajärjestelmän osumista. Ehkä kaikilla organisaatioilla ei ole näitä kanavia?
Neljäsosalle organisaatioista intranet toimii myös extranetinä (27 %) eli viestinnässä ja työskentelyssä ulkoisten sidosryhmien kanssa.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
Avoimet vastaukset
Vastaajat luonnehtivat intranetinsä roolia ja tehtäviä sekä intran suhdetta organisaation muihin järjestelmiin kyselyn avoimissa vastauksissa mm. seuraavasti:
- Markkinointiviestintäaineistojen, kokouspöytäkirjojen ja tukimateriaalien jakaminen. Tietopankki. Poiminnat jäsenrekisteristä.
- Turvallisuusviestintä, -mittarit, -ohjeet
- työnantajan virallisluonteisten live stream -videoiden ja jälkikäteen niiden videotallenteiden jakeleminen (+ viestiseinän pyörittäminen live streamin aikana)
- Intranet on alkuaan ollut laatukäsikirja, eikä se ole vieläkään oikein päässyt tästä leimasta. Meillä uutisoidaan ja tiedotetaan ahkerasti, mutta vuorovaikutus puuttuu.
- Intranetin rooli on työn alla.
- Työnteon tuki: intranetin kautta pääsee myös muihin järjestelmiin ja työkaluihin ja saa kootusti organisaation keskeisen tiedon, ohjeet ja linjaukset. Intrassa on myös sisäinen koulutus- ja tapahtumakalenteri.
- Pääviestintäkanava
- Häiriötilanneviestinnän yksi kanava
- Intranet rakentuu kolmesta alustasta, joilla kaikilla on oma käyttötarkoituksensa.
- Ryhmätyötilat ovat Confluencella toteutettuina kyllä käytössä osassa yhtiötä (lähinnä tuotekehityksessä), mutta eivät kaikkialla, eikä niitä myöskään ainakaan vielä käsitetä intranetin osaksi. Osa intranetin vastuuhenkilöistä kutsuu intranettiämme sosiaaliseksi, koska siellä on puhelinluettelossa henkilöesittelysivut, mahdollisuus kommentoida uutisia ym sekä vanhanlainen bulletin board -ilmoitustaulu/-keskustelupalsta. Omasta mielestäni intranettimme ei kuitenkaan vielä ole sosiaalinen intranet.
- Tärkein tehtävä on sisäisen tiedottamisen ja keskustelun kanava, kun organisaatio muutosvaiheessa. Yhteisön rakentaminen tärkeää, kun organisaatio maantieteellisesti hajallaan.
- Intra on dokumentaatioalusta
- Yhtiön intrassa on työtilojen kautta mini-introja, joissa esim. johdetaan päivittäistä työntekoa. Koko yhtiön tasolla näin ei kuitenkaan ole.
- Tiedotuskanava ja linkkialusta dokumenttienhallintajärjestelmään
Kysymyksenasettelu
Briiffasimme intranetin roolin vastaajille seuraavasti: ”’Intranet’ on organisaation sisäinen digitaalinen toimintaympäristö, joka käsitetään eri organisaatioissa hieman eri tavoin. (’Intranet’ voi olla myös useamman teknologia-alustan päällä oleva kokonaisuus.) Vastaa alla olevaan kysymykseen sekä koko kyselyyn jatkossa sen mukaan, mitä teidän organisaatiossanne ’intranet’ käsittää.”
Vastausvaihtoehdot olivat seuraavat:
- Organisaatioviestintä: Työnantajan ohjeiden, linjausten, yhteisten politiikkojen ja niiden muutosten viestiminen sekä työnantajan virallinen sisäinen ja strategiaviestintä.
- Työohjeiden jakelukanava: Prosessien, yksikköjen/segmenttien/divisioonien ja/tai tehtäväroolien toimintapojen ohjeistaminen.
- Yhteisön rakentaminen: Yhteisöllisyyden ja yhteisen kulttuurin vahvistaminen.
- Sisäinen vuorovaikutus: Projektien, ryhmien, tiimien ja/tai tehtäväroolien sisäinen työyhteisöviestintä ja vertaistuki.
- Ryhmätyö: Intranet työryhmäalustana, jolla erilaiset tiimit työskentelevät yhdessä digitaalisesti.
- Toimintaympäristön luotaus: Ulkopuolisten sidosryhmien ja ympäristön seuranta (mediaseuranta, asiakaspalaute, markkinakatsaukset, some-kanavien seuranta jne.).
- Extranet: Viestintä ja työskentely ulkoisten sidosryhmien kanssa.
- Työnteon johtaminen: Päivittäisten käytännön toimintaprosessien ohjaaminen (ketjuohjaus, tehtävien seuranta, tavoitemittarit jne.).
Jos tarvitset kumppania intranetin palvelumuotoiluun, sisällölliseen uudistukseen tai informaatioarkkitehtuurin uudistukseen, kannattaa kysyä tarjous myös North Patrolilta. Erikoistuneena suunnittelutoimistona olemme auttaneet kymmeniä asiakkaita intranet-palveluidensa konseptoinnissa ja palvelumuotoilussa. Lue lisää palveluistamme intranettien ja digityöympäristöjen kehittämiseen.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
