Pyysimme muutamaa Liferayta projekteissaan hyödyntävää tahoa jakamaan heidän kokemuksiaan Liferayn käytöstä intranet-alustana. Mihin tarkoituksiin ja millaisella organisaatiolle Liferay tänä päivänä soveltuu?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Kysymyksiimme vastasivat:
- Ambientia Oy: Harri Hellström, asiakasvastaava ja liiketoiminnan kehittämiskonsultti
- Arcusys Oy: Pirkko Sillman, Senior Consultant, Business Development, ja Jarmo Valmari, Head of Design
- Ch5 Finland: Seppo Sivula, asiakasvastaava ja kaupallinen yhteyshenkilö
- Solita Oy: Antti Harjunpää, Antti Kinnunen ja Veli Ijäs
- Visma Consulting Oy: Mika Rahkolin, liiketoimintajohtaja
Vastaajia pyydettiin myös kehumaan parasta Liferay-toteutustaan. Nämä caset on koottu toiseen postaukseen: Paras Liferay-toteutuksemme – Toteuttajat kertovat
Mitkä ovat Liferayn vahvuudet intranet-alustana?
Hyvät perusominaisuudet intranet-käyttöä varten suoraan paketista
”Perusasennus sisältää tärkeimmät portaalikomponentit, eli käyttäjähallinnan, sivustojen ja niiden sivujen hallinnan, sisällönhallinnan (teksti, kuvat, liitteet) ja sisällön esittämisen (näyttö, haku, listaus eri muodoissa). Näiden lisäksi joukko työkaluja, kuten keskustelut, kommentointi, työnkulku, rss, iframe, kalenteri, viestien lähetys. Alusta tukee mukautuvaa taittoa (responsive web design) ja useita rinnakkaisia ulkoasuteemoja. Periaatteessa jo valmiskomponenteilla voi luoda monipuolisen yhteisöllisen verkkopalvelun. Asiakaskohtaiseen toteutukseen tarvitaan jonkin verran suunnittelua, asetusten tekoa ja ulkoasu.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Portaaliluonne, sähköinen asiointi ja personoitavuus
”Muokattavuus ja portaaliluonne. Portaaliluonne helpottaa personointia ja mukautuvuutta. Lisäksi Open Source ratkaisuna integroituu intraa tukeviin kolmannen osapuolen ratkaisuihin hyvin.” Antti Kinnunen, Solita
”Intranet-tarpeet edellyttävät usein integroitavuutta ja sähköistä asiointia sekä monipuolista käyttäjähallintaa. Nämä kaikki ovat Liferayn perusominaisuuksia ja asioita, joissa se on vahvimmillaan.” Pirkko Sillman & Jarmo Valmari, Arcusys
”Käyttäjälle voidaan luoda automaattisesti personoitu oma sivu, jossa hänelle tuotetaan sekä määrämuotoista, että omavalintaista sisältöä.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Laajennettavuus moniin tarpeisiin, varsin vaivattomasti
”Liferayn suurin vahvuus on, että se kasvaa asiakkaan tarpeen mukana. Voidaan lähteä intrasta liikenteeseen ja kasvattaa sen sitten extranet- ja julkisten palveluiden alustaksi. Liferay on suunniteltu monien erilaisten haasteiden ja tarpeiden alustaksi. Mikäli intranettiin halutaan lisätä vaikkapa oppimiseen liittyviä osioita, esimerkiksi tarjota koulutuksia, itsenäisiä opintosisältöjä tai materiaalipankki, ovat nämä kaikki “töpseli seinään ja menoksi” -periaatteella helposti lisättävissä intranetin tarjontaan.” Pirkko Sillman & Jarmo Valmari, Arcusys
”Liferay venyy moneen ja se tukee iteratiivista kehittämistä. Projektin voi aloittaa maksuttomalla CE-versiolla (Community edition) ja muutamalla toiminnolla. Uusien piirteiden käyttöönotto voi tapahtua kokeilemalla ilman merkittäviä investointeja. Kun valmiskomponentit eivät riitä, voi järjestelmää laajentaa omilla tai hankituilla portleteilla. Maksuhaluisille ja tuotetukea tarvitsevalle löytyy maksullinen EE-versio, jossa on jonkin verran enemmän raskaan käytön ominaisuuksia. Teknologisesti Liferay noudattaa web-standardeja ja on melko salliva.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
”Asiakaskohtaisten tarpeiden toteuttaminen, kuten esim. erilaisten asiointipalveluiden ja liiketoiminnan tarpeiden mukaisten toiminnallisuuksien perustaminen. Yleisesti hyvin laajennettavissa vastaamaan asiakaskohtaisia tarpeita. Liferaysta itsessään löytyy jo paljon toiminnallisuuksia ja portletteja tukemaan viestinnän vuorovaikutteisuutta sekä monipuolisuutta, kollaboraatiota ja ryhmätyöskentelyä. Lisäksi näitä ominaisuuksia voidaan tehostaa Liferayn Market Placesta löytyvillä portleteilla. Dokumenttien hallintaan Liferay tarjoaa Liferayn oman dokumenttikirjaston sekä Liferay Sync -toiminnallisuuden.” Harri Hellström, Ambientia
”Pilviratkaisuihin verrattuna Liferayn selkein etu on räätälöitävyys ja integroitavuus. Toisaalta osalle asiakkaista myös intranet-sisällön tietoturva ja yksityisyydensuoja ovat tärkeitä, jolloin Liferayn avoin lähdekoodi (kaikki koodi auditoitavissa) ja monipuoliset toimitustavat (SaaS-palveluna Suomesta, toimitettuna kohdepalvelimelle asiakkaalle jne.) ovat selkeä vahvuus verrattuna moneen pilviratkaisuun.” Mika Rahkolin, Visma
Monipuoliset autentikoinnin ja käyttäjähallinnan mahdollisuudet
”Liferay sisältää valmiit integraatiot organisaatioiden käyttäjähallintajärjestelmiin, mikä helpottaaa järjestelmän käyttöönottoa merkittävästi.” Veli Ijäs, Solita
”Monipuolinen käyttäjähallinta, joka on olennaista yhteisöllisissä palveluissa, kuten extranetissä. Käyttäjät voidaan hallita sisäisisesti, AD- tai LDAP-hakemistosta tai ulkoisista käyttäjävarannoista. Liferay tukee tarvittaessa myös itsepalvelua tunnusten luonnissa (esim. Facebook-federointi onnistuu).” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Ei ole niin kranttu palvelinarkkitehtuurin suhteen
”Liferay toimii hyvin monenlaisissa ympäristöissä ja se voidaan liittää erilaisiin autentikointi- ja authorisointiratkaisuihin, joten valitsemalla Liferayn, asiakkaan ei tarvitse sitoutua tiettyyn konsulttiin, toimittajaan tai edes toimittajan/tuotteen ekosysteemiin. Liferay on myös saavutettavissa monipuolisesti huomioiden tietoturvan, ja se integroituu saumattomasti asiakkaan nykyiseen infrastruktuuriin.” Mika Rahkolin, Visma
”Liferay tukee klusterointia ja erilaisia palvelinjärjestelyjä.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Useita osaavia toteuttajia
”Suomen julkishallinnossa on Liferay käytössä laajasti sekä valtiolla että kuntasektorilla jo nyt, ja Liferay on yksi merkittävä osa Suomen IT-infrastruktuuria kokonaisuutena. Myös toimittajia Liferay-pohjaisille ratkaisuille löytyy kotimaasta runsaasti.” Mika Rahkolin, Visma
Millaiseen intranet-konseptiin ja minkätyyppiselle organisaatiolle Liferay parhaiten soveltuu intranet-alustaksi?
Suurille tai keskisuurille organisaatioille, joilla on suorituskykyä vaativia intranet-tarpeita
”Liferay skaalautuu hyvin tilanteissa, jotka vaativat hyvää käytettävyyttä, integroitumista toisiin järjestelmiin ja myös suorituskykyä. Nämä tilanteet tuovat sen parhaat puolet esiin.” Pirkko Sillman & Jarmo Valmari, Arcusys
”Liferay soveltuu parhaimmin keskisuurten tai suurten yritysten ohje-/materiaalipankiksi. Sivustojen sisällöt rakennetaan artikkeleista, joita voidaan nostaa eri sivuille. Sisältöä voidaan kategorisoida ja tagittaa. Yhteisöllistä intraa varten Liferaysta löytyvät foorumit, blogit ja sivujen kommentoinnin työkalut. Työryhmätyöskentelyä varten Liferayssa voidaan luoda yhteisöjä, joilla on omat sivustonsa. Käyttöliittymästä on saatavilla kielikäännökset usealle kielelle.” Veli Ijäs, Solita
”Liferay soveltuu parhaiten tarpeisiin, joissa intranetin viestinnän kohderyhmiä on paljon, ja tarvitaan yhtenäinen alusta näiden ryhmien tavoittamiseen viestinnän kannalta keskitetyllä tavalla. Käytännössä tämä ohjaa enemmän keskisuuriin ja suuriin yrityksiin kuin pieniin yritykseen.” Mika Rahkolin, Visma
Profilointi- tai personointi-ominaisuuksia kaipaavalle intranetille eli intranet-konseptille, jossa on tarvetta kohdentaa sisältöä eri käyttäjille tai käyttäjäryhmille, koska heidän tarpeensa sisällön ja toiminnallisuuksien suhteen ovat erilaiset.
”Isommissa organisaatiossa intranet on yksi viestinnän väline, ja tällöin myös suorittavan portaan tekijät (blue-collars) ovat luonnollisesti intranet-käyttäjiä, tässä roolipohjaisuus on Liferayn vahvuus, koska tätä kautta voidaan rajata kohderyhmittäin sisältöä ja pääsyoikeuksia.” Mika Rahkolin, Visma
”Intranet-ratkaisuksi suosittelisin Liferaytä organisaatioihin, joissa erilaisille käyttäjille on pysyttävä tarjoamaan erilaisia toiminnallisuuksia, erilaista sisältöä ja näköpiirissä on tarve kohdentaa intran sisältöä käyttäjätiedon mukaisesti (esim. eri kielet).” Pirkko Sillman & Jarmo Valmari, Arcusys
”Integraatioiden ja Liferay-portlettien avulla voidaan tehokkaasti tukea erilaisten käyttäjäryhmien tarpeita, kuten perustaa erilaisia asiakaskohtaisia asiointipalveluita intran/extranetin yhteyteen.” Harri Hellström, Ambientia
”Heterogeeniselle käyttäjäkunnalle Liferay tarjoaa hyvät työkalut. Etu pienenee, mikäli kohderyhmä on yhtenäinen ja Microsoft-valtainen. Liferay kielituki riittää useimmissa tapauksissa, käyttäjä voi valita käyttöliittymän kieleksi mm. suomen, ruotsin tai englannin.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Monikieliselle intranetille
”Liferay tukee multisitea sekä kieliversioita, eli tilanteisiin joissa kansainvälisyys korostuu ja esim. maakohtaiset intranet-sisällöt ja kieliversiot eroavat toisistaan.” Harri Hellström, Ambientia
”Koska Liferay on jo oletuksena monikielinen (myös sisällöntuottajien osalta), niin kansainväliseen käyttöön se soveltuu ongelmitta.” Mika Rahkolin, Visma
Perus-viestinnälliselle intranetille, jota halutaan jatkossa laajentaa
”Liferay soveltuu (perustuotteena) viestinnällisen Intranetin toteuttamiseen, joissa on tarvetta jakaa sisältöä esim. työryhmien kautta. Avoimen lähdekoodin tuotteena Liferay on kuitenkin erittäin joustava, ja käytännössä Liferaytä voi samalla käyttää myös julkisten verkkosivustojen palvelualustana ja tunnistettujen käyttäjien palveluiden toteuttamiseen (julkiset asiointialustat, extranetit, ryhmätyötilat). Intranet käytössä Liferay voi toimia myös sähköisenä työpöytänä keräten tietoa roolipohjaisiin näkymiin ja tuottaa sitä kautta kustomoitua sisältöä kohdennettuna loppukäyttäjille.” Mika Rahkolin, Visma
”Ehkä helpoin ja luontevin konsepti, johon Liferay on sovitettavissa, on viestinnällinen ja yhteisöllinen intranet. Kaikki keskeiset toiminnot sisältyvät oletusasennukseen ja käyttöönotto on laskettavissa päivissä tai viikoissa. Seuraava laajennussuunta on voi olla organisaation toiminnan tuki integraatioilla (näytöt, mittarit, dashboardit) tai käytön laajentaminen yhteisön ulkopuolelle extranet-portaaliksi. Molemmissa tapauksissa yhteisölliset ominaisuudet, kuten kommentointi ja keskustelut mahdollistavat yhteistyön sosiaalisen ulottuvuuden.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Intranetiin, joka laajentuu sähköisen asioinnin alustaksi ja/tai extranetiksi
”Liferay mahdollistaa integraatioita hyvin erilaisiin järjestelmiin, joten asiointiportaalin rakentaminen onnistuu. Yksinkertainenkin mashup tai dashboard voi välittää tietoa tehokkaasti. Käyttäjähallintaa voidaan laajentaa vahvaan tunnistamiseen, joten vakavakin asiointi voidaan hoitaa portaalissa.” Seppo Sivula, CH5
”Liferayn vahvuudet ovat laajoissa intranet-ympäristöissä sekä ympäristöissä, joihin sisältyy extranet-tyylisiä asiointipalveluita. Liferay soveltuu tilainteisiin, joissa on tarve Integroitua organisaation muihin järjestelmiin ja tuoda liiketoiminnan tarpeisiin soveltuvia toiminnallisuuksia.” Harri Hellström, Ambientia
”Laajentaminen on helppoa koska voidaan (hyvin suunniteltuinaa) käyttää samoja portletteja molemmissa tai jopa käyttöoikeuksien avulla toteuttaa intra ja ekstra samassa järjestelmässä.” Antti Kinnunen, Solita
Mitkä ovat Liferayn haasteet intranet-alustana?
Avoimen kehitysyhteisön kääntöpuoli: Liferayn komponenttien ja portlettien sekä Liferay-toteuttajien keskinäiset laatuerot
”Laajassa järjestelmässä eri komponenttien heterogeenisuus voi olla häiritsevää. Eri portletit toimivat erilaisilla logiikoilla, niiden ulkoasun tai käyttäjähallinnan valinnat voivat poiketa toisistaan. Kehittäjälle tämä voi tuottaa haasteita, loppukäyttäjälle se ei ehkä näy.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
”Liferay-versiot kehittyvät joskus yllättävillä tavoilla, bugikorjauksia ei ehkä tulekaan ja tuttu komponentti saattaa korvautua kokonaan uudella. Kehittäjälle tämä tuo jonkin verran päänvaivaa.” Seppo Sivula, CH5
”Osa valmiskomponenteista ei ole käyttäjäkokemukseltaan kovin hyviä. Näiden räätälöinti käyttäjien tarpeisiin sopivammaksi voi joissain tapauksissa olla tarpeen.” Veli Ijäs, Solita
”Joustavuuden ja avoimuuden kääntöpuolena on oikean Liferay-kumppanin valinta. Se, että Liferayn voi asentaa verkosta helposti oletusarvoilla, ei vielä takaa, että Liferay toimii optimaalisesti. Verrattuna pilviratkaisuihin, joissa on tehty esivalinnat (tämä voidaan nähdä pilviratkaisun kannalta hyvänä tai huonona puolena), on Liferayn käyttöönottaminen hieman työläämpää. Koska Liferay on avointa lähdekoodia ja mikäli toimittajan osaaminen ei ole parasta mahdollista tasoa, lopputuote voi olla erittäin tarkasti asiakkaan tarpeen mukainen, mutta laadullisesti huonosti toteutettu. Tämä toki koskee kaikkia tietojärjestelmiä, joihin kohdistuu räätälöinti/kehitystyötä, ei pelkästään Liferaytä.” Mika Rahkolin, Visma
”Liferayn maksuton versio on ostohetkellä edullinen, mutta sen käytöstä koituu monesti enemmän kustannuksia ja ongelmia. Yleensä nämä johtuvat siitä, että toteuttaja ei tunne alustaa tarpeeksi, eikä osaa sillä olevaa kehitystä tehdä. Näin elinkaarikustannukset muodostuvat korkeammaksi verrattuna maksulliseen versioon.” Pirkko Sillman, Arcusys
Vaatii jonkin verran opettelua ja vaivaa sisällöntuottajilta
”Esimerkiksi Confluenceen verrattuna Liferay vaatii hieman enemmän perehtymistä sisällöntuottajilta ja keskitetympää hallintaa.” Harri Hellström, Ambientia
”Toimisto-ohjelmistojen tiedostojen käsittely ei ole yhtä saumattomasti integroitu kuin MS:n Office/SharePoint. Liferayssä on dokumenttipankki ja työnkulkuominaisuuksia, mutta käyttömenetelmä on lähinnä hae omalle koneelle, muokkaa, palauta uusi versio. SharePoint mahdollistaa suoramuokkauksen vähän tyylikkäämmin. Heterogeenisessä ympäristössä (vaikka extranet) puute ei ole niin vakava. Liferay dokumenttipankkia voi käyttää myös suoraan työpöydältä WebDAV-tekniikalla.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
Liferay on liian järeä tuote pienten organisaatioiden verkkosivustomaisiin intranet-tarpeisiin
”Haasteina ehkä keskeisin on tilanne, jossa skaalautuvalta portaalilta kaivataan vain perusverkkosivuston tai -alustan tarjoamia ratkaisua. Tilanteet, joissa ei ole tarvetta sähköistää tekemistä, kerätä tietoa tai tarjota syvällistä oppimiskokemusta.” Pirkko Sillman & Jarmo Valmari, Arcusys
”Ei sovellu kovin hyvin pienille organisaatoille kustannusten puolesta; lisenssit, toteutusprojekti ja ylläpito.” Harri Hellström, Ambientia
”Liferay on pieniin intranetteihin järeä ratkaisu jo lisenssimallinsa takia.” Antti Kinnunen, Solita
Kustannukset
”Melko raskaana Java-sovelluksena Liferay vaatii resursseja, joten muistia ja suorittimia tarvitaan. Omalla rautapalvelimella tämä on tuskin ongelma, mutta pilvessä tai palveluntarjoajan luona suorituskyky maksaa.” Seppo Sivula, Ch5 Finland
”Huonona puolelta voi ehkä mainita myös maksullisen Liferayn kustannukset, jotka voivat olla varsin korkeat – eikä maksullinen Liferay -versio takaa välttämättä mitenkään laadukkaampaa lopputulosta asiakkaalle.” Mika Rahkolin, Visma
Teknologiavalinta on vuosikymmenen investointi
Teknologiaratkaisuissa ei kannata tehdä valintojaan kuumimpien trendien mukaan, vaan soveltuvuuden, skaalautuvuuden, ylläpitokokemuksen, yhteensopivuuden ja elinkaarikustannuksien ehdoilla. North Patrol auttaa näkemään teknologiavaihtoehtojen plussat ja miinukset puolueettomasti, konkreettisesti ja kaukonäköisesti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
