Kun VVO-konserni lähti suunnittelemaan ainutlaatuista itsepalveluna toimivaa vapaarahoitteisten Lumo-asuntojen suoravuokrauspalvelua, oli alusta asti selvää, etteivät valmiit pakettiratkaisut riitä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
8.12.2015
Verkkokaupoissa on varsin tyypillistä, että arvokkaitakin ostoksia päästään tekemään suoraan itsenäisesti ajasta ja paikasta riippumatta. VVO-konserni vei tämän konseptin myös asuntovuokraukseen: Kotinyt.fi-palvelussa käyttäjä pääsee vuokraamaan haluamansa asunnon välittömästi, ilman hakemusta, vuokravakuutta tai asukasvalintaa.
Uusi palvelu syntyi ennätysvauhdissa, sillä maaliskuun 2015 lopussa syntynyt idea oli verkossa käyttöönotettuna reilun puolen vuoden kuluttua. Kilpailuedun varmistava nopea toteutusaikataulu vaati määrätietoisia päätöksiä, hyviä kumppanisuhteita ja tinkimätöntä sitoutumista tavoitteisiin, kertoo VVO:n tietohallinnon palvelupäällikkö Piia Hyvärinen.
Riskianalyysilla liikkeelle
Uuden palvelun konsepti-idea syntyi toimitusjohtajan kysymyksestä: miksei netissä voisi olla asuntojen suoravuokrauspalvelua? Jo viikon sisällä tästä oli konsernin ydinryhmällä valmiina aihio siitä, millainen voisi olla tällainen suoravuokrausprosessi, mitkä ovat sen kriittiset menestystekijät ja mitä riskejä palvelun toteutukseen sisältyy.
Täysin uudenlaisen palvelun konseptoinnissa oli liiketoiminnon, tietohallinnon, viestinnän ja markkinoinnin edustuksen lisäksi myös lakimies ehdottoman tarpeellinen projektiryhmän jäsen, toteaa verkkopäällikkö Eveliina Heinonen. Koska vuokrausprosessista haluttiin tehdä suoraviivainen ja helppokäyttöinen, oli selvitettävä, saadaanko luottotietokyselyä ja vahvaa tunnistautumista käsittelevästä itsepalvelusta ylipäänsä toteutettua tarkoitusta vastaava kokonaisuus.
Tueksi järjestelmäkartoituksiin valittiin North Patrol.
Räätälöidyt tekniset ratkaisut
Toteutusprojekti haluttiin saada nopeasti käyntiin, mutta VVO ounasteli, ettei vuokrasopimuksen syntymiseen tähtäävän palvelun alustaksi löydy valmista järjestelmätuotetta esimerkiksi verkkokauppa-alustoista. Tueksi järjestelmäkartoituksiin otettiin mukaan North Patrol, jonka kanssa todettiin tarve räätälöidylle järjestelmäsovellukselle ja kartoitettiin potentiaalinen kumppanikenttä.
Kilpailutuksen kautta järjestelmän toteuttajaksi valittiin Offbeat Solutions, jonka kanssa VVO oli tehnyt menestyksekästä yhteistyötä aikaisemminkin. Pienen ohjelmistoyrityksen valinta oli riski, joka kannatti: ”Tällaisen pienemmän yrittäjävetoisen talon joustavuus ja sitoutuminen on ihan omaa luokkaansa”, Eveliina toteaa. ”Projekti oli niin ketterä, että se yllätti itsemmekin nopeudellaan ja sähäkkyydellään.”
Myös Piia kehuu Offbeatin huippuluokkaista teknistä osaamista, sillä Kotinyt.fi on suomalaista pioneerityötä Microsoftin ASP.NET 5 -tekniikalla Azure-pilviympäristössä. ”Projektin sujuvuuden kannalta oli aivan olennaista, että verkkopalvelusovelluksen rakentamisesta vastasi Offbeat, joka on aiemmin toteuttanut myös tukipalvelukerroksemme. Monitoimittajamallilla järjestelmän osien yhteentoimivuus olisi ollut epävarmaa, ja todennäköisesti emme olisi pysyneet aikataulutavoitteessamme”, Piia kiittelee.
Osaavien kumppanien toteuttamassa pilviratkaisussa eivät edes tietoturvakysymykset herätä huolenaiheita. VVO-konsernin vakioprosessien mukaisena laadunvarmistustoimenpiteenä palvelulle teetettiin tietoturva-auditointi, jonka Nixu toteutti.
Verkkopalvelun käyttöliittymätekstien ylläpidossa hyödynnetään vielä suhteellisen harvinaista Contentful-järjestelmää, joka on suunniteltu modulaaristen käyttöliittymäelementtien hallinnointiin. Päivittäjät ovat työkaluunsa hyvin tyytyväisiä: ”Contentful on osoittautunut hyvin toimivaksi ja käyttövarmaksi tällaiseen tarpeeseen, kun resurssitekstejä on vähäisesti. Hyvin nimetyt moduulit helpottavat sirpaleisten elementtien löytämistä”, Eveliina kertoo.
Testikäyttäjät mukana palvelumuotoilussa
Kotinyt.fi-palvelun käyttökokemuksen suunnittelusta vastasi digitoimisto Buena Creative. Konseptointivaiheessa hyödynnettiin käyttäjätarinoita, joiden valossa suunniteltiin uuden palvelun käyttöpolut lähtien jo VVO:n emosivuston asuntovuokrausnäkymistä: suoravuokrauksen asiakkaat ja näiden tarpeet profiloitiin selkeästi. Todisteena onnistuneesta käyttöliittymäsuunnittelusta on se, ettei VVO:n asiakaspalvelulle esitetyistä kyselyistä yksikään ole koskenut palvelun käytettävyysongelmia.
Buena toteutti suunnittelemilleen malleille käyttäjätestaukset, joista saatiin ensiarvoisen tärkeää käyttäjäpalautetta palvelun kehittämiseen sen nimeä myöten. Vuokrasopimuksen peruuttamismahdollisuuden tarjoava Tyytyväisyystakuu ei esimerkiksi sisältynyt alkuperäisiin suunnitelmiin, mutta testien perusteella se todettiin aivan kriittiseksi elementiksi turvallisen palvelukokemuksen syntymiseksi.
Tämä olikin yksi niitä harvoja lisäominaisuuksia, joka otettiin projektiin mukaan matkan varrella, sillä VVO:n projektipäällikkö Juha Kurkela oli jo alusta lähtien tunnistanut tiukkatahtisen hankkeen onnistumisen olevan kiinni siitä, että projektin fokus pysyy kasassa. ”Tehtävien rönsyily voi pilata projektista kaiken, joten on todella tärkeää pitää kiinni konseptin rajauksista ja lähtökohdista”, Juha toteaa.
Sitoutumista niin asiakkaan kuin toimittajan puolelta
Juha, Piia ja Eveliina muodostivat toteutusprojektissa ydintiimin, jonka kesälomatkin joustivat projektin tarpeisiin. ”Tässä hankkeessa toimi erinomaisen hyvin projektimalli, jossa kolmen hengen ydintiimi oli koko ajan valmiudessa vastaamaan kysymyksiin ja linjaamaan ratkaisuja, jotta avoimet asiat eivät jää makaamaan. Muutoinhan suomalaisessa toimintakulttuurissa ei ole järin fiksua tehdä projektia kesäkuukausina”, Juha toteaa.
Sitoutumista tämä malli kuitenkin vaatii, ja muut raskaat kehitysprojektit oli laitettava jäihin siksi aikaa. ”Tämä on kuitenkin ollut tietojärjestelmäprojekteistamme paras – se meni maaliin suunnitelmien mukaisesti ja lopputulos on parempi kuin uskalsimme toivoakaan!”, kommentoi Juha.
Töitä on myös tehty hyvällä fiiliksellä, ja käyttöönottovaihe on aiheuttanut innostusta koko talossa. Uuden asunnon etsijät ovat ottaneet Kotinyt-palvelun hyvin vastaan, ja uusia vuokrasopimuksia syntyy palvelussa kaiken aikaa.
Hankkeen tiedot
www.kotinyt.fi (VVO-yhtymä Oyj)
MS ASP.NET 5 –teknologia + Contentful
- Maaliskuu 2015 — Konseptointi
- Huhtikuu 2015 — Teknologiakartoitus, vaatimusmäärittely ja kilpailuttaminen (North Patrol)
- Touko-heinäkuu 2015 — Käyttöliittymäsuunnittelu ja käyttäjätestaukset (Buena)
- Touko-elokuu 2015 — Toteutus (Offbeat)
- Syyskuu 2015 — Hyväksyntätestaus ja sisällönsyöttö
- Lokakuu 2015 — Käyttöönotto ja lanseeraus
Valitse yhteistyökumppanisi harkiten
Kun uudelle järjestelmälle valitaan toteuttaja, solmitaan kumppanuus yhteistyöhön moneksi tulevaksi vuodeksi. Toteuttajakumppanilla on syytä olla oikeanlaiset taidot, teknologiat, tahtotila ja toimintaprosessit myös tulevia tarpeitasi silmälläpitäen.
North Patrolin tarjoama toimittajavalinnan konsultointi auttaa löytämään ja arvioimaan sopivat ehdokkaat, viemään kilpailutusprosessin sujuvasti läpi ja valitsemaan perustellusti oikean kumppanin.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: ERP-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen uudistukseen (3.9.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
