Intranetit, nuo organisaation sisäiset tietopankit ja ajankohtaiskanavat ovat muuttaneet muotoaan viimeisen kymmenen vuoden aikana. Niiden olemassaoloa on kyseenalaistettu Teamsin vallattua asemaa tietotyöläisten ykköstyökaluna ja niitä on haukuttu tiedon hautausmaiksi. Maailma on muuttunut intranettien ympärillä, mutta se ei ole kuitenkaan poistanut intranettien tarvetta. Jokaisella organisaatiolla on edelleen tarve jakaa mm. ohjeita ja ajankohtaistietoa omille työntekijöilleen. Intranet vuonna 2025 ei kuitenkaan näytä samalta, kuin vuonna 2015.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Artikkelia päivitetty 14.2.2025
Se, mitä intranetillä ratkaistaan, on aina organisaatiokohtaista. Intranetin roolitukseen ja rajaukseen vaikuttaa myös se, mitä muita sisäisen viestinnän, yhteistyön ja tiedon jakamisen välineitä ja käytäntöjä organisaatiossa on käytössä – ja näitä on tullut tietotyöläisen työkalupakkiin runsaasti lisää.
Hyvä intranet ei ole myytti vaan täysin mahdollinen. Hyvän intranetin luominen vaatii kuitenkin palvelumuotoilua, konseptointia, selkeää vastuunjakoa, tehokasta sisällöntuotantoa ja ennen kaikkea hyvää jalkautusta.
Me North Patrolissa olemme suunnitelleet satoja intranettejä reilun vuosikymmenen aikana. Kokosimme tähän artikkeliin 10 asiaa, jotka on hyvä huomioida palvelumuotoilu-, suunnittelu- ja konseptivaiheessa, jotta intranetuudistus voi onnistua.
- Selvitä työntekijöiden tarpeet ja lähtötilanne
Tarvekartoituksen merkitys on vain kasvanut, kun työntekijöille on tullut lisää työvälineitä digitaaliseen työkalupakkiin. Onnistumisen edellytys on, että tiedämme, mitä työntekijämme tarvitsevat, jotta voimme vastata siihen.
- Varmista organisaation tahtotila ja tarpeet
Hyvä intranet tarvitsee taaksensa koko organisaation. Siksi on tärkeää, että organisaatiossa on yhteisymmärrys siitä, mihin intranetillä pyritään, ja kaikki sitoutuvat siihen. Jos intranet jää vain yhden organisaatioyksikön tiedotuskanavaksi, ja muut viestivät ja ohjeistavat muualla, edessä on varma floppi.
- Kartoita digitaalinen työympäristö
Viimeisen kymmenen vuoden aikana digitaalinen työympäristö on laajentunut, eikä intranet ole enää ainoa (digitaalinen) työkalu organisaation sisäiseen viestintään, kollaboraatioon, dokumentinhallintaan ja sosiaaliseen kanssakäymiseen. Jossa intranetille löytyy oma tehtävä, meidän tulee ensin kartoittaa, mitä muita työkaluja työntekijöillämme on käytössä työn tekemiseen ja työarjen hallintaan.
- Rajaa ja määrittele intranetin rooli
Intranettien ei enää tarvitse olla turboahdettuja työkaluja, jolla hoidetaan ”aivan kaikki” kun muitakin työkaluja on tarjolla. Usean digitaalisen työvälineen maailmassa on kuitenkin riskinsä, että eri työkaluja käytetään hyvin eri tavalla, tieto pirstaloituu ja lopulta kukaan ei löydä etsimäänsä. Siksi intranetille on hyvä määritellä selkeät rajat jo suunnitteluvaiheessa, jotta tidetään, mitä siihen tulisi sisällyttää – ja mitä ei.
- Tarkenna sisältökokonaisuudet käyttäjän näkökulmasta
Intranet on lähtökohtaisesti tietopankki, josta helposti kehkeytyy tiedon hautausmaa, ellei sitä suunnitella hyvin. Houkutus voi olla suuri jakaa intranetin sisältöosiot organisaation eri toimintojen tai yksiköiden mukaan, mutta tämä palvelee harvoin käyttäjää. Intranetin informaatioarkkitehtuuri on avainasemassa hyvässä intranetissä. Sen tulee olla suurimmalle osalle työntekijöistä looginen, intuitiivinen ja selkeä. Jotta voidaan varmistaa hyvä löydettävyys, on tärkeää suunnitella sisältökonsepti käyttäjän näkökulmasta ja mieluiten myös testata loppukäyttäjillä. Jo konseptivaiheessa hyvin suunniteltu informaatioarkkitehtuuri palvelee myös läpi intranetin elikaaren ja joustaa organisaation uusien tarpeiden mukaan.
- Hyödynnä toiminnallisuuksia tarpeeseen
Intranettiin on mahdollista rakentaa yhtä sun toista, mutta se ei tarkoita, että kaikkea kannattaa tehdä. Keskustelupalstat ja kommentointi olivat kymmenen vuotta sitten kovassa huudossa sosiaalisissa intraneteissä, nyt niiden tarve on pienempi, kun sosiaalisuus on siirtynyt muualle. Sisältöjen personointimahdollisuudet ovat myös olleet suosittuja suunnittelijoiden kesken, mutta yllättävän harva käyttäjä on näitä hyödyntänyt. Vuonna 2025 kohistaan tekoälystä ja chatboteista.
Intranettiä voi kuorruttaa vaikka minkälaisilla hyvinkin fiksuilla toiminnallisuuksilla, mutta ennen kuin implementoitte, varmistakaa, että nämä tulevat tarpeeseen ja niillä ratkaistaan jokin olemassa oleva ongelma. Huvin vuoksi näitä ei kannata tehdä.
- Huomioi teknologian rajoitukset ja mahdollisuudet – ja varmistaudu kompromisseihin
Ideaalitilanteessa intranetin teknologia valitaan intranetin konseptin ehdoilla, mutta M365 SharePoint Onlinen asema on Suomessa niin vahva, että hyvin usein teknologia tulee annettuna, kun intranettiä lähdetään suunnittelemaan. Jos lähtökohtana on, että uusi intranet on SharePoint Online, on sisältökonseptia ajateltava hiukan eri tavalla, sillä SharePoint Online -intranet vaatii sisällönsuunnittelijalta uudelleenajattelua. Vaikka SharePoint kehittyy kovaa vauhtia, ja monet aikaisemmin rajoittaneet asiat on saatu taklattua, se on edelleen tuote, joka otetaan käyttöön pitkälti tuotteen ehdoilla ja räätälöintejä välttäen. Kestävää ja hallittavaa intranettiä rakennettaessa onkin otettava teknologian asettamat reunaehdot huomioon jo konseptointivaiheessa.
- Kirkasta myös ajankohtaissisältöjen konsepti
Ajankohtaissisällöt, eli uutiset ovat lähes kaikkien intranettien kivijalka. Onnistuneessa intranetuudistuksessa otetaan ajankohtaissisällöt huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Konseptoinnin yhteydessä tarkennetaan esimerkiksi, mistä aiheista tuotetaan ajankohtaissisältöjä intranettiin, ketkä tuottavat niitä, miten ja missä niitä luetaan ja halutaanko kommentointia ja keskustelua uutisiin liittyen tai kenties personointia. Ajankohtaiskonsepteissa on suuria eroja organisaatioiden ja teknologioiden välillä – erityisesti SharePoint Online asettaa ajankohtaiskonseptille reunaehtoja.
- Taklaa ongelmat ja jaa vastuut jo suunnitteluvaiheessa
Intranetuudistus tehdään tyypillisesti projektina, jolla on yksi vastuutaho organisaatiossa. Hyvä intranet on kuitenkin koko organisaation yhteinen työväline, jonka ylläpitoon tarvitaan monen eri yksikön panosta ja sitoutumista. Intranetin ylläpitoon ja sen hyödyntämiseen on helpompi sitoutua, kun pääsee osallistumaan sen suunnitteluun ja tietää alusta alkaen, mistä asioista itse vastaa. Samalla on mahdollista huomioida mahdolliset haasteet, huolet ja ongelmat, esimerkiksi osaamiseen liittyen, ja taklata nämä jo lähtöviivalla.
- Sparraile konseptia ulkopuolisen kanssa
Vanhoihin malleihin on helppo juuttua eikä organisaation sisältä aina näe kaikkia vaihtoehtoja. Intranetit ovat suljettuina järjestelminä myös luonteeltaan sellaisia, että usein tiedetään oma intranet, ja sen historia. Ulkopuolinen kumppani voi tuoda arvokasta näkemystä siitä, mitä organisaatiossa voisi tehdä toisin, sekä hyviä käytänteitä muualta.
Jos tarvitset kumppania intranetin palvelumuotoiluun, sisällölliseen uudistukseen tai informaatioarkkitehtuurin uudistukseen, autamme mielellämme. Erikoistuneena suunnittelutoimistona olemme auttaneet kymmeniä asiakkaita intranet-palveluidensa konseptoinnissa ja palvelumuotoilussa. Lue lisää palveluistamme intranettien ja digityöympäristöjen kehittämiseen.
Tämä artikkeli on alun perin julkaistu vuonna 2015 ja se on päivitetty helmikuussa 2025.
Suunnittelemme toimivan intranetin
Digitaalisen työympäristön ratkaisuissa on työkaluvalintojen rinnalla aina kyse myös konsepteista, sisällöistä, strategiasta ja toimintakulttuurista. Intranetin suunnittelutyössä painottuu kokonaisuuden hahmottaminen ja hyvän sisältökonseptin luominen: digitaalisen työympäristön työkalujen keskinäiset roolit ja käyttötavat on kirkastettava.
Intranetit ja digitaaliset työympäristöt ovat North Patrolin konsulttien ydinosaamista. Suunnittelussamme lähtökohtana ovat aina sekä työntekijöiden tarpeet että organisaation tavoitteet ja toimintatavat. Autamme mahdollisimman hyvän työntekijäkokemuksen tarjoamisessa loppuun asti suunnitelluilla tiedonhallinnan, ryhmätyön ja yhteisöllisyyden luomisen ratkaisuilla.
Tutustu myös viimeisimpään intranet-selvitykseemme, joka sisältää runsaasti tietoa kotimaisten isojen organisaatioiden intranettien ja tiedonhallinnan tilasta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: Miten chatbot istuu palvelukonseptiisi? (23.4.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
