Liikenneturva lähti massiiviseen verkkouudistukseen ja uudisti julkisen verkkosivustonsa ja intranetinsä. Verkkosivusto kilpailutettiin julkisena hankintana, mutta alle 50 työntekijän käyttöön tullut intranet haluttiin toteuttaa alle 30 000 euron kilpailutusrajan. Lisämausteensa hankkeeseen toi M-Files-dokumenttienhallintajärjestelmä, joka pyrittiin integroimaan intranet-alustaksi valittuun SharePointin pilviversioon.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Liikenneturvan verkkopalveluista vastaava tiedottaja Nina Hedberg kertoo tässä asiakascasessa hankkeen toteutuksesta ja North Patrolin roolista projektissa.
– Intranet, julkiset verkkosivumme ja kouluttajaverkostomme ekstranet olivat olleet käytössä jo lähes kymmenen vuotta samalla alustalla. Tekniikka oli tullut tiensä päähän, eikä järjestelmätoimittaja enää kehittänyt alustaa. Halusimme vanhentuvasta tekniikasta eroon, kertoo tiedottaja Nina Hedberg hankkeen lähtökohdista. Hän tuli Liikenneturvaan kaksi vuotta sitten, elokuussa 2012, vetämään kokonaisvaltaista verkkopalvelu-uudistusta.
– Lähes alusta asti oli selvää, että eriytämme julkisen sivuston ja intranetin eri julkaisualustoille.
North Patrol avuksi vaatimusmäärittelyyn ja kilpailuttamiseen
Nina Hedbergin edeltäjä oli jo pohjustanut verkkouudistusta muun muassa suunnittelemalla verkkostrategiaa.
– Uudistustyö vaikutti valtavalta, ja halusin tehdä sen huolella. Selvää oli, että julkisen verkkosivuston uudistus kasvaa niin suureksi, että sen osalta tarvitaan avoin julkinen kilpailutus. Intran suhteen saattaisimme selvitä pienemmällä, Nina kertoo.
– Lisähaastetta projektiin toi se, ettei minulla ollut aiempaa kokemusta julkisista hankinnoista, sillä taustani oli pörssiyhtiöissä.
Projektiin haluttiin kumppani, joka toisi hankkeeseen asiantuntemusta verkkopalvelujen kilpailuttamisesta ja toisaalta myös resursseja esimerkiksi vaatimusmäärittelyjen ja tarjouspyyntöjen laatimiseen sekä tarjouskilpailurumbaan. Julkisten verkkosivujen konseptointi, vaatimusmäärittely ja kilpailutus tehtäisiin ensin, jotta sen jälkeen voitaisiin keskittyä huolella intranetiin.
– Halusimme löytää yhteistyökumppaniksi objektiivisen partnerin. Emme halunneet päättää tuotetta ennakkoon, vaan katsoa eri vaihtoehtoja.
Tarjouskilpailun kautta verkkopalvelujen konseptisuunnittelun ja hankinnan yhteistyökumppaniksi valikoitui North Patrol.
– North Patrol oli tähän mielestämme paras valinta, sillä yritys tarjosi oikeasti objektiivisen näkökulman. Koimme tärkeäksi, että konseptointi- ja kilpailutusvaiheen kumppani ei edusta mitään tekniikkaa tai järjestelmätoimittajaa.
– Toinen valinnassa painanut seikka oli se, että North Patrolilla oli kokemusta julkisesta kilpailutuksesta. Ja toki hintakin vaikutti. Lisäksi yritys oli paneutunut tarjouspyyntöömme ja tarjosi juuri tarvettamme vastaavaa palvelua, mikä loi luottamusta jo siinä vaiheessa. North Patrolin tarjouksessaan antamat lupaukset pitivät läpi projektin, Nina kehuu.
Kun julkisen verkkopalvelun konseptointi- ja kilpailutusprosessi oli North Patrolin tuella käyty läpi, alkoi intranetin konseptointi ja määrittely. Taustamateriaalina käytettiin muun muassa aiemmin Liikenneturvassa tehtyä käyttäjäkyselyä. Konsepti ja vaatimukset intranetille kirkastettiin North Patrolin Sami Kalasen vetämissä työpajoissa.
Haasteena edullinen intranet pienelle organisaatiolle
Tavoitteena oli ulkoista sivustoa muistuttava sisäinen palvelu, sisartuote, joka olisi mahdollisimman selkeä ja helppokäyttöinen. Intranetin käyttäjänä olisivat Liikenneturvan reilut 40 työntekijää, eli varsin pieni määrä.
– Yhtenä päätavoitteena oli karsia sähköpostikeskeistä kulttuuriamme. Usein sähköpostiviesti lähetettiin ”varmuuden vuoksi” kaikille, jopa autonmyynti-ilmoitukset! Nina Hedberg kauhistelee.
– Uuden intranetin lähtökohtana oli, että kaikki voivat lisätä ilmoituksia ja uutisoida, ja että kynnys tähän olisi mahdollisimman matala. Myös kommentointimahdollisuutta pidettiin tärkeänä.
Dokumenttienhallintaan – sekä dokumenttien tallentamiseen että työstämiseen – päätettiin jatkossakin käyttää M-Filesiä, joka on vuosien saatossa vakiintunut Liikenneturvan sisäiseen käyttöön.
Intralta haettiin kustannustehokkuutta. Alustaksi valittiin SharePointin Office 365 -pilviversio, koska se kuului jo osana Liikenneturvan käytössä olleeseen Elisan O365-pakettiin. Toiminnallisuuksissa pitäydyttiin vakio-ominaisuuksissa, jolloin kustannukset pysyvät aisoissa.
Selkeällä rajauksella napakka kilpailutus
Kun vaatimusmäärittelystä laadittiin North Patrolin Sami Kalasen ohjauksessa selkeä ja napakka hyödyntäen O365:n vakiotoiminnallisuuksia, arvioitiin intranet-hankinnan jäävän alle 30 000 euron, eli julkisen hankinnan kansallisen kilpailutusrajan. Intranetin toteuttaja pystyttiin siis kilpailuttamaan ilman julkisen kilpailutuksen raskasta prosessia.
– Vahva luottamus Samiin ja hänen ammattitaitoonsa oli syntynyt jo kilpailuttaessamme julkisen verkkosivustomme toteuttajan, Nina Hedberg kehuu.
– Pohdimme Samin kanssa yhdessä muun muassa siitä, mitä yrityksiä pyydämme mukaan intranetin tarjouskilpailuun. Sami teki kolmen toteuttajan shortlistan sekä ehdotti muutamia muita potentiaalisia. Minulla oli myös omia ajatuksia ehdokkaista.
– Lähetimme lopulta tarjouspyynnön viidelle toimijalle, joista kolme antoi tarjouksen. Kaikki tarjoukset olivat hyviä ja herättivät keskustelua valintatiimissämme. Lisäksi tapasimme kaikki ehdokkaat. Pyysimme vertailun ehdokkaista myös Samilta ja keskustelimme hänen kanssaan vaihtoehdoista. Saimme Samilta erilaisia näkökulmia valintaa varten, esimerkiksi ”jos painotatte tätä-ja-tätä seikkaa, silloin tällä-ja-tällä yrityksellä olisi eniten annettavaa”.
– Päätöksen toteuttajasta teimme lopulta itse, korostaa Nina.
– Päätös oli helppo. Digital Illustratedin valintaan vei tunne, että he tarjoavat juuri sitä, mitä haluamme. Heidän antamastaan tarjouksesta paistoi läpi, että he ymmärsivät organisaatiomme pienuuden. He hahmottivat hyvin, mikä on intranetin käyttötarkoitus organisaatiossamme, ja mitä kannattaa tehdä. Digital Illustratedillä oli myös kokemusta SharePointin O365-toteutuksista, myös alustaksi valitsemastamme uudesta 2013-versiosta, joka oli tuolloin (loppukesällä 2013) varsin uusi tuote.
Lopputulos pysyi budjetissa – ja otettiin myös hyvin vastaan
Nina Hedberg on erittäin tyytyväinen Digital Illustratedin valintaan intranetin toteutuskumppaniksi. Hän kehuu erityisesti toteutuskumppanin projektipäällikköä, joka piti projektin todella tehokkaasti käsissään: projekti valmistui sille määritellyssä aikataulussa ennen joulua, pysyi budjetissaan, eikä lähtenyt rönsyilemään. Hedberg oli myös itse koko ajan kartalla, missä projektissa mennään, sillä toteutuksessa käytettiin ketteriä menetelmiä.
– Kesälomalla täytyi jonkin verran keskittyä verkkosivuprojektiin, mutta joululomalla pääsin kunnolla lomatunnelmiin.
Uusi intranet on otettu Liikenneturvassa hyvin vastaan. Se on selkeä ja helppo, kuten tavoitteena oli. Positiivista vastaanottoa pohjusti kauan kytenyt tieto siitä, että intranet tulee uudistumaan. Uutta intranetiä esiteltiin myös henkilöstön koulutuspäivillä ja tiedotustilaisuuksissa.
Ninan mukaan haasteita projektiin toi M-Filesin käyttö yhdessä SharePoint Onlinen kanssa. Linkitys O365-intranetistä M-Filesin dokumentteihin saatiin toimimaan vain M-Filesin web-käyttöliittymän kanssa. Linkittäminen on siis nyt hieman monimutkaisempaa kuin aiemmin, mutta Liikenneturva elää asian kanssa.
Organisaatiossa dokumenttien työstäminen tehdään edelleen pitkälti M-Filesissä; O365:n ryhmätyötiloja hyödynnetään toistaiseksi vain kokeelliseen yhteistyöhön ulkopuolisten projektikumppanien kanssa.
– Kaiken kaikkiaan projekti vastasi odotuksia. Olemme todella tyytyväisiä, tiedottaja Nina Hedberg summaa.
– Yhteistyö North Patrolin kanssa toimi todella hyvin. Erityisen tärkeäksi koin objektiivisuuden ja sen, että saatoin luottaa Samiin. Hän toimi hyvin ammattitaitoisesti ja oli sitoutunut projektiimme. Koin saavani apua heti, kun sitä tarvitsin huolimatta siitä, että hänellä oli muitakin projekteja meneillään. Voin suositella lämpimästi.
Projektin tiedot
- Asiakas: Liikenneturva, Nina Hedberg
- Palvelu: Intranet
- Intranetin konseptisuunnittelu ja hankinnan konsultointi: North Patrol
- Toteutus ja projektin jälkeinen ylläpito: Digital Illustrated
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
