Kaija Pöysti: Tietotulvan hallinta on yksilötaito jota ei opi itsestään

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 11 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa vuorossa on Kaija Pöysti. Kaija on mukana monen yrityksen toiminnassa mm. hallitusammattilaisena, mutta toimii myös mm. sosiaalisen median konsultointiyhtiö Intosome Oy:ssa. Kaija poimittiin sarjaan, koska hän on aktiivinen sosiaalisen median hyödyntäjä sekä mukana monen erilaisen organisaation toiminnassa.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

Vaihtelee välillä paljonkin: jos ryhmä alkaa keskustella sähköpostissa kiireisestä asiasta, viestejä voi tulla päivässä kymmeniä pelkästään tuosta yksittäisestä aiheesta. Koska olen mukana useamman yrityksen toiminnassa, tällaisia keskusteluja voi joskus sattua useita yhtenä päivänä. Lisäksi tulee viestejä lähteistä tai sosiaalisen median ryhmistä, joita seuraan. Arkipäivänä postia voi tulla 40 – 200 viestiä päivässä, viikonloppuna vähemmän.

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

Ensimmäiseksi poistan heti viestit, jotka eivät tarvitse toimenpiteitä. Nämä ovat tyypillisesti eri ryhmistä tai seuraamistani lähteistä tulevia tiedotteita. Seuraavaksi siirrän alikansioihin sellaiset yritys- tai aihekohtaiset viestit, jotka haluan säilyttää. Inboxissa pidän viestejä, jotka vaativat toimenpiteitä. Inboxissa on tosin ihan liian monta viestiä…

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

Siirrän ne heti kalenteriini, johon panen mukaan tapahtuman tai tehtävän tiedot ja yhteyshenkilön nimen, tarvittaessa myös linkin lisätietoon.

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

Käytän paljon Dropboxia, koska jaan dokumentteja useamman yrityksen kanssa.

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Mitä muuttaisit käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä?

Muutama asia on jo tehostanut työskentelyä huomattavasti:

  1. Ryhmän kokousten sopiminen Doodlella sähköpostin sijasta. Aina jos ryhmä alkaa sopia kokousaikaa sähköpostilla, siirrän sopimisen Doodleen. 5 hengen ryhmä pystyy helposti saamaan aikaan 50 sähköpostia yhden tapaamisen sopimisesta. Doodlella niitä tulee muutama.
  2. Kalenterikutsun lähettäminen ja saaminen tapaamisista. Hyvä ja tehokas tapa saada tapaaminen suoraan kalenteriin.
  3. Keskustelujen käyminen Yammerissa, LinkedInissä tai muussa vastaavassa ryhmätyöhön sopivassa ratkaisussa. Tämä vähentää sähköpostitulvaa valtavasti ja lisäksi auttaa seuraamaan, mitä keskustelussa tapahtuu, eikä tarvitse kaivaa esiin sähköpostiketjuja. Intosomessa käytämme sisäisesti Yammeria, emmekä lähetä toisillemme sähköpostia oikeastaan koskaan. Yrityksen sisällä hyvä wikipohjainen tai vastaava sosiaalinen intra on erinomainen tapa parantaa tiedonkulkua ja vähentää tiedon hautautumista sähköposteihin.
  4. Vain valitsemieni sosiaalisen median kanavien aktiivinen käyttäminen ja seuraaminen. En edes yritä käyttää kaikkia kanavia. Maailma on täynnä mielenkiintoista tietoa, mutta kaikkea ei pysty seuraamaan. Tällä hetkellä käytän eniten LinkedIniä ja Twitteriä ja seuraan YouTubea, SlideSharea sekä blogi- ja sivustofeedejä. Käytän aikaa hyvien seurattavien lähteiden hakemiseen ja niiden jakamiseen. Sen lisäksi varaan hieman aikaa siihen, että tutustun uusiin kanaviin, vaikka en niitä aktiivisesti käyttäisikään.
  5. Kuratoitujen koosteiden seuraaminen ja sitten niiden pohjalta yksittäisten artikkelien lukeminen ja jos ne ovat hyviä, niiden seuraamisen aloittaminen.

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta?

Hyvä kysymys, ja asia, josta pitäisi puhua paljon enemmän työpaikoilla. Muuten vain helposti todetaan, että ”nyt kaikki aktiivisesti sosiaaliseen mediaan”. Tietotulva vaatii taitoja käsitellä sitä. Ainakin itse joudun jatkuvasti opettelemaan ja sekä valitsemaan että valitsemaan pois. Suuri uteliaisuus monista eri asioista ei siinä ole aina avuksi :0), mutta samalla se opettaa näkemään erilaisia asioita ja sitä, miten asioilla on monta eri puolta.

Kuratoidun sisällön seuraaminen auttaa: haen lähteitä (ihmisiä ja organisaatioita), jotka ”lukevat puolestani”. Sen lisäksi teen samanlaisia satunnaishakuja kuin kirjakaupassa tai kirjastossa, missä aina poimin jonkin minulle ennestään tuntemattoman kirjailijan ja luen hänen kirjansa (tai ainakin osan siitä). Joskus sieltä löytää helmiä, joskus ei.

Olen opetellut siihen, että perjantai-iltaisin ja lauantaisin en katso maileja, sunnuntaisin kyllä. Samoin arki-iltaisin pidän tauon, jotta jää aikaa jutella ja olla perheen kanssa. Ja tilaisuuksissa ja tapaamisissa puhelin on aina pois päältä: mukavampi olla läsnä hetkessä.

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille?

Tärkeintä on oppia hyväksymään, että kaikkea ei ehdi eikä edes tarvitse seurata. Kuratoidut sisällöt ovat hyviä, kun löytää hyvät lähteet. Silti kannattaa aina jättää tilaa löytöretkeilylle tietoon, kunhan sinne ei uppoa, vaan pitää kiinni siitä, että jos on päättänyt löytöretkeillä 15 min., muistaa myös lopettaa sen 15 minuutin jälkeen.

Yksinkertainen, mutta paljon sähköpostia vähentävä asia on seuraava: kun alkaa käyttää jotain sosiaalisen median kanavaa, vaikka LInkedIniä, käy muuttamassa sen sähköpostiasetukset. Muuten sähköposti täyttyy erilaisista automaatti-ilmoituksista. Kaikissa sosiaalisen median kanavissa voi kuitenkin valita haluamansa sähköpostiasetukset ja siten vähentää päivittäistä sähköpostimäärää huomattavasti.

Organisaatioiden johdon pitäisi ehdottomasti muistaa, että tietotulvan hallitseminen edellyttää taitoja, joita ei opi itsestään. Tai ainakin olisi huomattavasti tehokkaampaa (ja ihmisille motivoivampaa) näyttää parhaita käytäntöjä ja suosituksia organisaatioille, kuin olettaa että kaikki opettelevat yrityksen ja erehdyksen kautta ja omalla ajallaan.

Sen muistaminen, että olemme kaikki yksilöitä, auttaa myös: on hyviä käytäntöjä, mutta meidän ei kaikkien tarvitse näyttää samanlaisilta ja toimia samalla tavalla.

Aiemmin sarjassa ilmestyneet jutut:

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun