Anja Alasillan pikkuisessa meilikatekismuksessa annetaan hyviä vinkkejä sähköpostin fiksuun käyttöön. Yksi erityisen hyvä lista liittyy siihen mitä kiireisen tietotyöläisen kannattaisi huomioida sähköpostinsa käsittelyssä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.6.2011
Tässä Anjan lista suodattamattomana:
- ”Tuhoa täysin turhat viestit saman tien.
- Jos saat paljon meilejä, älä edes yritä vastata kaikkiin aina saati heti. Viisaampaa on vastata tärkeisiin ensi tilassa ja jättää turhat, tyhjät vastaukset kokonaan lähettämättä.
- Lue ajatuksella viesti, johon vastaat. Jos vastaat ohi, joudut palaamaan asiaan.
- Kun kiire uhkaa muuttua paniikiksi, pysähdy pariksi sekunniksi miettimään, mihin sinulla on kiire – ei kai vain vaikeuksiin?
- Satsaa vastauksiin riittävästi aikaa – etenkin silloin, kun on kova kiire. Väärä kiire saa aikaan sen, että samat hommat palaavat uudelleen eteesi – tai työtoverisi eteen.
- Varaa meileille aikaa joka päivä. Työstäsi riippuu, miten monta kertaa päivässä sinun pitää katsoa ja käsitellä saapuneita viestejä.
- Älä meilaa kaiken päivää, ellei se ole päivätyösi. Tee joka päivälle työsuunnitelma, äläkä anna sähköpostin sekoittaa sitä, ellei yllätystä tuota todella tärkeä ja kiireinen asia.
- Varo, että et meilaa omaa kiirettäsi toisten niskoille. Viestejä kirjoittaessaan ei konkreettisesti näe eikä kuule muiden tilannetta; siksi sitä on muistettava tietoisesti ajatella.
- Omista vartti viikossa pitkien viestiketjujen erittelyyn yhdessä parin työtoverisi kanssa; saatte sen moninkertaisesti takaisin. Etsikää ennen muuta väärän kiireen jälkiä.
- Siivoa sähköpostikansiot määräajoin – niinhän varmaan teet myös työpöydällesi ja -huoneellesi. Meili on tärkeä osa työtilaasi.”
Jos jutut kolahtavat, niin kannattaa pistää koko kirja tilaukseen. Sisältää hyvää asiaa meilien fiksusta kirjoittamisesta.
Omia suosikkeja Anjan vinkeistä ovat listan ensimmäiset. Etenkin näin lomakaudella monen postilaatikko ns. ”räjähtelee”, ja silloin on tärkeätä suhtautua sen käsittelyyn pragmaattisen viileästi. Mailin poistamista ei kannata turhaan arkailla jos tietää, että joku muu kyllä edistää asiaa, tai jos asiaan on itse jo omalta osaltaan vastannut. Sähköpostin tehtävä on edesauttaa viestintää organisaation sisällä – ei toimia itsetarkoituksellisena tietovarastona. Tärkeät asiat pitää saada ulos sähköpostista, tai briiffata asiallisesti eteenpäin – ja sitten asiaan liittyvät sähköpostit kannattaa tuhota.
Toinen tärkeä asia on keskittyä sähköpostin käsittelyyn tiettynä aikana jolloin käsittelyyn on aikaa. Ja silloinkin tulee keskittyä tärkeisiin ensin, ja sitten vasta käydä läpi vähemmän tärkeät – jos aikaa jää.
Sähköpostilaatikko ei saa olla lista jota käydään tunnollisesti läpi kaikkiin mahdollisiin ketjuihin kiltisti keskittyen ja kommentoiden. Täten Anjan viimeistä kohtaa tunnollisesta siivouksesta ei saa ottaa liian kirjaimellisesti. Jos oma sähköpostilaatikko ei yksinkertaisesti ole siivottavissa, niin silloin kannattaa keskittyä siihen, että ainakin saapuvien viestien käsittelyssä on systematiikkaa jonka avulla tärkeimmät erottuvat massasta. Pitäähän jokaisen tietotyöläisen itse tietää mitkä ovat prioriteetit omassa työtehtävässä – eivät sitä muut saa sanella sähköpostin avulla.
