Anja Alasillan meilausvinkit kiireiselle tietotyöläiselle

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 12 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Anja Alasillan pikkuisessa meilikatekismuksessa annetaan hyviä vinkkejä sähköpostin fiksuun käyttöön. Yksi erityisen hyvä lista liittyy siihen mitä kiireisen tietotyöläisen kannattaisi huomioida sähköpostinsa käsittelyssä.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Tässä Anjan lista suodattamattomana:

  1. ”Tuhoa täysin turhat viestit saman tien.
  2. Jos saat paljon meilejä, älä edes yritä vastata kaikkiin aina saati heti. Viisaampaa on vastata tärkeisiin ensi tilassa ja jättää turhat, tyhjät vastaukset kokonaan lähettämättä.
  3. Lue ajatuksella viesti, johon vastaat. Jos vastaat ohi, joudut palaamaan asiaan.
  4. Kun kiire uhkaa muuttua paniikiksi, pysähdy pariksi sekunniksi miettimään, mihin sinulla on kiire – ei kai vain vaikeuksiin?
  5. Satsaa vastauksiin riittävästi aikaa – etenkin silloin, kun on kova kiire. Väärä kiire saa aikaan sen, että samat hommat palaavat uudelleen eteesi – tai työtoverisi eteen.
  6. Varaa meileille aikaa joka päivä. Työstäsi riippuu, miten monta kertaa päivässä sinun pitää katsoa ja käsitellä saapuneita viestejä.
  7. Älä meilaa kaiken päivää, ellei se ole päivätyösi. Tee joka päivälle työsuunnitelma, äläkä anna sähköpostin sekoittaa sitä, ellei yllätystä tuota todella tärkeä ja kiireinen asia.
  8. Varo, että et meilaa omaa kiirettäsi toisten niskoille. Viestejä kirjoittaessaan ei konkreettisesti näe eikä kuule muiden tilannetta; siksi sitä on muistettava tietoisesti ajatella.
  9. Omista vartti viikossa pitkien viestiketjujen erittelyyn yhdessä parin työtoverisi kanssa; saatte sen moninkertaisesti takaisin. Etsikää ennen muuta väärän kiireen jälkiä.
  10. Siivoa sähköpostikansiot määräajoin – niinhän varmaan teet myös työpöydällesi ja -huoneellesi. Meili on tärkeä osa työtilaasi.”

Jos jutut kolahtavat, niin kannattaa pistää koko kirja tilaukseen. Sisältää hyvää asiaa meilien fiksusta kirjoittamisesta.

Omia suosikkeja Anjan vinkeistä ovat listan ensimmäiset. Etenkin näin lomakaudella monen postilaatikko ns. ”räjähtelee”, ja silloin on tärkeätä suhtautua sen käsittelyyn pragmaattisen viileästi. Mailin poistamista ei kannata turhaan arkailla jos tietää, että joku muu kyllä edistää asiaa, tai jos asiaan on itse jo omalta osaltaan vastannut. Sähköpostin tehtävä on edesauttaa viestintää organisaation sisällä – ei toimia itsetarkoituksellisena tietovarastona. Tärkeät asiat pitää saada ulos sähköpostista, tai briiffata asiallisesti eteenpäin – ja sitten asiaan liittyvät sähköpostit kannattaa tuhota.

Toinen tärkeä asia on keskittyä sähköpostin käsittelyyn tiettynä aikana jolloin käsittelyyn on aikaa. Ja silloinkin tulee keskittyä tärkeisiin ensin, ja sitten vasta käydä läpi vähemmän tärkeät – jos aikaa jää.

Sähköpostilaatikko ei saa olla lista jota käydään tunnollisesti läpi kaikkiin mahdollisiin ketjuihin kiltisti keskittyen ja kommentoiden. Täten Anjan viimeistä kohtaa tunnollisesta siivouksesta ei saa ottaa liian kirjaimellisesti. Jos oma sähköpostilaatikko ei yksinkertaisesti ole siivottavissa, niin silloin kannattaa keskittyä siihen, että ainakin saapuvien viestien käsittelyssä on systematiikkaa jonka avulla tärkeimmät erottuvat massasta. Pitäähän jokaisen tietotyöläisen itse tietää mitkä ovat prioriteetit omassa työtehtävässä – eivät sitä muut saa sanella sähköpostin avulla.

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun