Helsingin yliopiston intranet-hanke on ollut yksi viime vuosien näkyvimpiä intranet-uudistuksia Suomessa. Hanketta valmisteltiin yliopistolla poikkeuksellisen laajalla käyttäjälähtöisellä pohjatyöllä ja myös konseptointivaiheeseen panostettiin runsaasti.Yliopiston edellinen intranet epäonnistui aikanaan lanseerausvaiheessaan ja ehkä siksi nyt on haluttu asiat tehdä tavallista huolellisemmin. Yliopistolla onkin poikkeuksellisen haastava toimintaympäristö, joten valmistelutyöhön on ollut perusteensa. Teknisestikin kyseessä on erittäin haastava ja laaja-alainen kokonaisuus. Harvalla organisaatiolla on Suomessa yli 50 000 käyttäjää intranet-palvelullaan.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
24.4.2013
Uusi intranet on laskeutunut kevään aikana vaiheittain yliopistolle, joten nyt tuntui hyvältä hetkeltä kysyä mitä hankkeella tavoiteltiin alunperin ja miltä tavoitteiden toteutuminen tällä hetkellä näyttää. Kysymyksiin vastasi Helsingin yliopiston viestinnästä verkkoviestinnän tuottaja Hanna Heikkonen.
1) Millainen intranet-uudistus teillä on nyt takana? Joko pöly on laskeutunut uudistusprojektista?
”Laitoimme uusiksi koko yliopiston, eli sekä noin 40 000 opiskelijan että 10 000 työntekijän, intranetin, joka toimii sisäisenä viestintäkanavana ja alustana sähköisille palveluille.
Uusi intra Flamma julkaistiin tammikuussa, ja se otetaan käyttöön vähitellen, joten pöly ei ole laskeutunut, vaan pöhinä jatkuu, kun yliopiston noin 200 yksikköä julkaisevat seuraavaksi palvelunsa kukin vuorollaan Flammassa.
Käyttäjien palaute on ollut rohkaisevaa ja ensimmäisten kyselyjen perusteella käyttäjät ovat antaneet Flammalle arvosanan 4 asteikolla 1-5. Käyttäjät ovat olleet kehittämistyön keskiössä alusta alkaen, ja nyt nähdään, että heidän mukaan ottaminen kannatti.”
2) Minkälaisia tavoitteita asetitte uudistusprojektillenne?
”Tavoitteeksi asetettiin työ- ja opiskelupäivän tehostaminen luomalla helppokäyttöinen sähköinen työpöytä kaikille yliopistolaisille. Projektissa tuotettiin sekä sähköinen työpöytä eli Flamma-intra että uusi sisällönhallintajärjestelmä yliopiston verkkojulkaisijoille.
Opiskelupäivää helpotetaan muun muassa sähköisellä lukujärjestyksellä, josta opiskelijat näkevät päivän luennot, tentit ja muut omat tapahtumansa. Yliopistolaiset pääsevät erilaisiin sähköisiin palveluihin kuten sähköpostiin tai wikiin Flamman kautta kertakirjautumalla. Näin helpotetaan kymmenien IT-järjestelmien rinnakkaista käyttöä.
Vaikka Flammassa voi pitää blogia, kommentoida uutisia, ilmoittaa opiskelija-tapahtumasta tai myydä autonsa, haluamme edelleen kehittää intraa yhä sosiaalisempaan suuntaan ja toteuttaa jatkossa yliopistolaisten profiilit ja sosiaaliset suositukset. Myös työryhmäalueet odottavat vielä kehitysjonossa. Näin isossa organisaatiossa vaiheittainen julkaiseminen on todella tärkeä ja toimiva ratkaisu.”
3) Minkälaista toimintatapamuutosta olette kytkeneet intranet-uudistukseen?
”Halusimme yhtenäistää sisältöjä ja palveluja. Tavoitteessa onnistuttiin koordinointityön avulla. Työhön kutsuttiin eri toimialojen sisältökoordinaattorit, joiden kesken pidettiin huolta yhteisistä sisällöistä ja niiden jakamisesta. Viisi koordinaattoria ja intrasta vastaava toimittaja tapaavat säännöllisesti. Syntynyttä yhteistyömuotoa jatketaan edelleen.
Tavoitteena oli myös kasvattaa sisällöntuottajien verkostoa. Kaikki yliopiston yksiköt eivät koskaan lähteneet vanhaan intraan eli Almaan. Nyt näyttää siltä, että Flamman ovella on pitkä jono yksiköitä valmiina rakentamaan omat palvelunsa uudelle alustalle. Jo tällä hetkellä yhä useampi yliopistolainen julkaisee sisältöä Flammaan, kiitos helpon julkaisuprosessin ja HelpDeskin, joka tukee tätä nykyä myös verkkoviestijöitä.”
4) Millaista mallia käytätte intran jatkuvassa kehityksessä? Miten paljon intra kehittyy kuukausittain nyt julkaisun jälkeen?
”Tämän projektin kohdalla siirryimme käyttämään ketterän kehityksen metodeja. Työ kulkee sprinteittäin ja yhteinen projektihuone energisoi tekemistä. Samalla käyttäjien tarpeita ja toiveita on helpompi hallinnoida ja toteuttaa, kun työtapa on selkeä ja läpinäkyvä kaikille.
Keräämme loppukäyttäjien ja sisällöntuottajien tarpeita ja toiveita eri palautekanavia pitkin ja kirjaamme ne kaikkien nähtäville wikiin. Sieltä Flamman vastaava toimittaja siirtää tärkeimmät tehtävät kehitysjonoon, josta ne löytävät tiensä sprintteihin, joita tehdään yhteistyössä tietotekniikkakeskuksen kehittäjien kanssa.
Ensimmäisen julkaisun jälkeen elämme voimakasta kehittämisen aikaa. Sisältöjen fiilailun ja yksikkösivujen rakentamisen lisäksi Flammaan kehitetään yhteisöllisiä palveluja tämän vuoden aikana. Ensimmäisenä Flammaan julkaistiin Yhteisötori, jossa yliopistolaiset jakavat tavaroita ja palveluksia.
Seuraavaksi on vuorossa UniTube, jossa käyttäjät jakavat videoitaan. Palvelu on ensivaiheessa suunnattu lähinnä opettajille, jotka lataavat luentonsa opiskelijoiden käyttöön. Myöhemmin on tarkoitus laajentaa palvelua siten, että käyttäjä voi valita, tuleeko video näkyville ryhmään, intraan vai julkiseen verkkoon. Tavoitteena on lisätä opetuksen avoimuutta ja lisätä videotuotantoa yliopistolla.”
Lisätietoa:
