Helsingin yliopiston intranet-uudistuksen tavoitteena työpäivän tehostaminen

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 11 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Helsingin yliopiston intranet-hanke on ollut yksi viime vuosien näkyvimpiä intranet-uudistuksia Suomessa. Hanketta valmisteltiin yliopistolla poikkeuksellisen laajalla käyttäjälähtöisellä pohjatyöllä ja myös konseptointivaiheeseen panostettiin runsaasti.

Yliopiston edellinen intranet epäonnistui aikanaan lanseerausvaiheessaan ja ehkä siksi nyt on haluttu asiat tehdä tavallista huolellisemmin. Yliopistolla onkin poikkeuksellisen haastava toimintaympäristö, joten valmistelutyöhön on ollut perusteensa. Teknisestikin kyseessä on erittäin haastava ja laaja-alainen kokonaisuus. Harvalla organisaatiolla on Suomessa yli 50 000 käyttäjää intranet-palvelullaan.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Uusi intranet on laskeutunut kevään aikana vaiheittain yliopistolle, joten nyt tuntui hyvältä hetkeltä kysyä mitä hankkeella tavoiteltiin alunperin ja miltä tavoitteiden toteutuminen tällä hetkellä näyttää. Kysymyksiin vastasi Helsingin yliopiston viestinnästä verkkoviestinnän tuottaja Hanna Heikkonen.

Millainen intranet-uudistus teillä on nyt takana? Joko pöly on laskeutunut uudistusprojektista?

”Laitoimme uusiksi koko yliopiston, eli sekä noin 40 000 opiskelijan että 10 000 työntekijän, intranetin, joka toimii sisäisenä viestintäkanavana ja alustana sähköisille palveluille.

Uusi intra Flamma julkaistiin tammikuussa, ja se otetaan käyttöön vähitellen, joten pöly ei ole laskeutunut, vaan pöhinä jatkuu, kun yliopiston noin 200 yksikköä julkaisevat seuraavaksi palvelunsa kukin vuorollaan Flammassa.

Käyttäjien palaute on ollut rohkaisevaa ja ensimmäisten kyselyjen perusteella käyttäjät ovat antaneet Flammalle arvosanan 4 asteikolla 1-5. Käyttäjät ovat olleet kehittämistyön keskiössä alusta alkaen, ja nyt nähdään, että heidän mukaan ottaminen kannatti.”

Minkälaisia tavoitteita asetitte uudistusprojektillenne? 

”Tavoitteeksi asetettiin työ- ja opiskelupäivän tehostaminen luomalla helppokäyttöinen sähköinen työpöytä kaikille yliopistolaisille. Projektissa tuotettiin sekä sähköinen työpöytä eli Flamma-intra että uusi sisällönhallintajärjestelmä yliopiston verkkojulkaisijoille.

Opiskelupäivää helpotetaan muun muassa sähköisellä lukujärjestyksellä, josta opiskelijat näkevät päivän luennot, tentit ja muut omat tapahtumansa. Yliopistolaiset pääsevät erilaisiin sähköisiin palveluihin kuten sähköpostiin tai wikiin Flamman kautta kertakirjautumalla. Näin helpotetaan kymmenien IT-järjestelmien rinnakkaista käyttöä.

Vaikka Flammassa voi pitää blogia, kommentoida uutisia, ilmoittaa opiskelija-tapahtumasta tai myydä autonsa, haluamme edelleen kehittää intraa yhä sosiaalisempaan suuntaan ja toteuttaa jatkossa yliopistolaisten profiilit ja sosiaaliset suositukset. Myös työryhmäalueet odottavat vielä kehitysjonossa. Näin isossa organisaatiossa vaiheittainen julkaiseminen on todella tärkeä ja toimiva ratkaisu.”

Minkälaista toimintatapamuutosta olette kytkeneet intranet-uudistukseen?

”Halusimme yhtenäistää sisältöjä ja palveluja. Tavoitteessa onnistuttiin koordinointityön avulla. Työhön kutsuttiin eri toimialojen sisältökoordinaattorit, joiden kesken pidettiin huolta yhteisistä sisällöistä ja niiden jakamisesta. Viisi koordinaattoria ja intrasta vastaava toimittaja tapaavat säännöllisesti. Syntynyttä yhteistyömuotoa jatketaan edelleen.

Tavoitteena oli myös kasvattaa sisällöntuottajien verkostoa. Kaikki yliopiston yksiköt eivät koskaan lähteneet vanhaan intraan eli Almaan. Nyt näyttää siltä, että Flamman ovella on pitkä jono yksiköitä valmiina rakentamaan omat palvelunsa uudelle alustalle. Jo tällä hetkellä yhä useampi yliopistolainen julkaisee sisältöä Flammaan, kiitos helpon julkaisuprosessin ja HelpDeskin, joka tukee tätä nykyä myös verkkoviestijöitä.”

Millaista mallia käytätte intran jatkuvassa kehityksessä? Miten paljon intra kehittyy kuukausittain nyt julkaisun jälkeen?

”Tämän projektin kohdalla siirryimme käyttämään ketterän kehityksen metodeja. Työ kulkee sprinteittäin ja yhteinen projektihuone energisoi tekemistä. Samalla käyttäjien tarpeita ja toiveita on helpompi hallinnoida ja toteuttaa, kun työtapa on selkeä ja läpinäkyvä kaikille.

Keräämme loppukäyttäjien ja sisällöntuottajien tarpeita ja toiveita eri palautekanavia pitkin ja kirjaamme ne kaikkien nähtäville wikiin. Sieltä Flamman vastaava toimittaja siirtää tärkeimmät tehtävät kehitysjonoon, josta ne löytävät tiensä sprintteihin, joita tehdään yhteistyössä tietotekniikkakeskuksen kehittäjien kanssa.

Ensimmäisen julkaisun jälkeen elämme voimakasta kehittämisen aikaa. Sisältöjen fiilailun ja yksikkösivujen rakentamisen lisäksi Flammaan kehitetään yhteisöllisiä palveluja tämän vuoden aikana. Ensimmäisenä Flammaan julkaistiin Yhteisötori, jossa yliopistolaiset jakavat tavaroita ja palveluksia.

Seuraavaksi on vuorossa UniTube, jossa käyttäjät jakavat videoitaan. Palvelu on ensivaiheessa suunnattu lähinnä opettajille, jotka lataavat luentonsa opiskelijoiden käyttöön. Myöhemmin on tarkoitus laajentaa palvelua siten, että käyttäjä voi valita, tuleeko video näkyville ryhmään, intraan vai julkiseen verkkoon. Tavoitteena on lisätä opetuksen avoimuutta ja lisätä videotuotantoa yliopistolla.”

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun