Sähköpostivinkit: Guy Kawasakin top-5 vinkit sähköpostien lähettämiseen

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 13 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Guy Kawasakin Reality Check -kirjassa riskisijoittaja Kawasaki antaa neuvoja start-up-yrittäjille siitä kuinka sähköpostia tulisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Kawasakin ohjeet liittyvät erityisesti sähköpostin lähettämiseen kiireisille ihmisille. Listaa voikin pitää hyvänä muistutuksena tilanteisiin joissa vastaanottajana on johtotason henkilöitä tai muita henkilöitä jotka voivat saada jopa satoja sähköposteja päivittäin (esim. projektipäälliköt, toimittajat, viestintä- ja markkinointi-ihmiset). Tässä poimittuna Kawasakin vinkeistä viisi henkilökohtaista suosikkiani:

  1. Panosta otsikon muotoiluun. Kawasaki painottaa erottuvan ja persoonallisen otsikon merkitystä. Hän toteaa, että jopa imarteleva otsikko on joskus sopiva (”Pelaat lätkää hyvin vanhaksi mieheksi.”). Kiireisten ihmisten tavoittamiseksi kannattaa käyttää erityishuomiota siihen, että saa vastaanottajan todella avaamaan ja lukemaan viestin.
  2. Lähetä sähköposti mahdollisimman pienelle vastaanottajajoukolle. Kawasakin mukaan mitä suurempi vastaanottajajoukko on, niin sitä vähäisempi on todennäköisyys, että kukaan vastaanottajista tekee asialle mitään. Suositeltavinta olisi lähettää viesti aina kun mahdollista vain yhdelle vastaanottajalle.
  3. Kirjoita lyhyesti. Kawasakin mukaan ihanteellinen sähköpostin pituus on viisi lausetta ja yhdessä sähköpostissa esitetään vain yksi idea. Esimerkiksi jos vastaanottaja ei tunne lähettäjää, niin kaksi ensimmäistä lausetta tulisi käyttää itsensä esittelyyn ja loput kolme idean kuvaamiseen. Toinen malli hyvälle sähköpostille muodostuu Kawasakin mukaan seuraavasti: 1) ”kuka olen”, 2) ”mitä haluan”, 3) ”miksi minun tulisi saada mitä haluan”, 4) ”milloin haluan sen saada”.
  4. Vältä tiedostoliitteitä. Kawasakin mukaan vain erityistilanteissa tulisi käyttää liitetiedostoja. Etenkin mobiilisähköpostin aikakaudella elettäessä hän pitää liitetiedostojen lähettelyä lähes idioottimaisena toimintana.
  5. Lainaa fiksusti takaisin. Kawasakin mukaan paras vastaus sähköpostikeskusteluun on mahdollisimman lyhyt ja sisältää aina tiivistetysti sen asian mihin lähettäjä on vastannut. Hän pitää erityisen ongelmallisena vastauksia joissa sanotaan vain ”Kyllä, olen samaa mieltä”, koska tällöin vastaanottaja joutuu käymään kirjeenvaihdon läpi tarkistaakseen mihin lähettäjä oikein sanoi ”Kyllä”. Kawasakin mukaan paras vastaus olisi ilmeisesti tämän tyylinen: ”Kyllä, olen samaa mieltä siitä että meidän kannattaa tehdä sopimus MikroTek Oy:n kanssa ja ehdottaa tapaamista meidän tiloissamme.”. Näin viesti on nopeasti luettavissa ja ymmärrettävissä vaikka samanaikaisesti olisi käynnissä 50 sähköpostikeskustelua. Kawasaki pitää myös erittäin idioottimaisena joidenkin tyyliä vastata edellisen viestin väleihin ja kuitata jokainen asia joka edellisessä mailissa on sanottu (ns. fisking).

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun