Espoon kaupunki haaveilee sähköisestä työpöydästä

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 14 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Espoon kaupunki käynnisti marraskuussa ison kilpailutuksen. Tavoitteena Espoolla on uusia internet-sivusto ja intranet-sivusto. Intranettia tosin kutsutaan sähköiseksi työpöydäksi Espoossa. Kilpailutuksen liitedokumenteissa on esimerkillinen suoritus hyvästä ennakkovalmistelusta, jossa hankkeeseen liittyvät keskeiset kysymykset on kartoitettu etukäteen ja monia suunnitelmia on konkretisoitu hyvin kattavasti. Tässä artikkelissa esitellään muutamia avainkohtia sähköisen työpöydän alustavasta konseptista.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

[Huom! Valitettavasti kilpailutuksen asiakirjat eivät ole enää verkossa julkisesti saatavilla.]]

Seuraavassa on muutamia screenshotteja tarjouksen liitemateriaaleista joissa kuvataan Espoon kaupungin sähköisen työpöydän alustavia konseptisuunnitelmia. Kuvat ovat peräisin julkisista tarjousmateriaaleista. Itse tarjousmateriaaleissa on enemmänkin kuvia ja myös toimintoja kuvaavia määrittelyjä.

image

Kuva1: Konseptikuva sähköisen työpöydän etusivusta.

Oranssi elementti kuvaa häiriötiedote-elementtiä, joka lienee näkyvillä vain kun on jotain erityisen tärkeätä ilmoitettavaa. Muuten etusivun konsepti on erittäin perinteinen intranet-etusivu. Päähuomio on uutisten ja tapahtumien virrassa. Esimerkiksi uutisten kommentointia ei ole nostettu etusivulle lainkaan, joten keskipalsta on hyvin perinteinen yksisuuntainen tiedotuskanava henkilökunnalle.

Vuorovaikutuselementtejä sivulla on ainoastaan perinteinen gallup-toiminto vasemmassa laidassa. Oikean laidan palsta sitävastoin on selkeästi varattu työntekijän oman työn tukemiseen. Oikean laidan nostoissa on pikalinkit omiin kirjanmerkkeihin ja sovelluksiin, nopea pääsy omiin ryhmätyötiloihin sekä yhteenvetonosto asiankäsittelyjärjestelmässä (todennäköisesti) odottavista tehtävistä. Keskustelut on intranetissa ilmeisesti eriytetty omaksi alueekseen, koska tästä on myös erillinen nosto etusivulla.

Kokonaisilmeeltään Espoon sähköinen työpöytä on hyvin selkeä ja perinteinen. Yläosa on varattu tukitoiminnoille ja esimerkiksi hakutoiminto on sijoitettu asiallisen näkyville. Intran sisältöihin johdattava päänavigaatio on sijoitettu vasempaan laitaan. Päänavigaation otsikkovalinnat vaikuttaisivat varsin hyvin mietityiltä. Päänavigaatio ottaakin selkeimmän pesäeron perinteiseen viestinnälliseen intranettiin. Navigaatio-otsikot kun tuovat jo heti vaikutelman siitä, että tämä intranet on tarkoitettu oikeasti töiden tekemiseen: “ESSIssä nyt”, “Dokumentit ja aineistot”, “Säännöt ja ohjeet”, “Toimialat”, “Palvelut”, “Työkalut”.

image

Kuva 2: Ajankohtaista-osion pääsivu (nimetty tosin hieman omituisesti Espoossa “ESSIssä nyt” –osioksi) on perinteinen koostava osio, jossa julkaistaan uutiset, tapahtumat ja muut ajankohtaiset asiat.

Mahdollisesti Espoossa on mietitty myös Ajankohtaista-osion käyttämistä siihen, että myös muista järjestelmistä tuotaisiin ajankohtaisia nostoja osioon. Poikkeava “ESSIssä nyt” –nimi tosin rajoittaa hieman osion käyttöä laajempana “ajankohtaistilannekuvana”. Yhtenä intranettien hittisovelluksena kun isoissa organisaatioissa on niiden käyttö parantamaan henkilökunnan tilannetietoisuutta myös muiden järjestelmien ja organisaatioiden tapahtumista. Voisi kuvitella, että Espoon kaupungillakin on monenlaisia sidosryhmäorganisaatioista joiden tapahtumien helpompi selailu voisi olla henkilökunnalle hyödyllistä. Nyt intran ajankohtaista-osion konsepti tuntuu kovin perinteiseltä ja jopa hieman sisäänpäinkääntyneeltä.

image

Kuva 3: Ajankohtaista-osion isoimpana vahvuutena pitää kuitenkin nostaa esiin monipuolinen täsmähakutoiminto, joka on suunniteltu osion oikeaan laitaan.

Isossa organisaatiossa kun sattuu ja tapahtuu jatkuvasti, niin uutisten hakeminen on usein yksi tärkeimmistä henkilökunnan käyttötapauksista intranetin suhteen. Tällöin pelkästään uutisiin kohdistettu täsmähaku voi olla hyvin tärkeä ominaisuus. Hyvä täsmähaku uutisiin kun helpottaa myös uutistuotannon jalkauttamista laajemmalle organisaatioon. Kun uutishaku toimii, niin yksiköt uskaltavat julkaista enemmän tiedotteita intranetissa ja vähentää omaa sähköpostikeskeisyyttään viestinnässä.

Yhteenveto: Kunnianhimoinen hanke, joka kertoo paljon siitä mihin intranetit ovat menossa 2010-luvulla.

Espoon kaupungilla on kunnianhimoinen hanke käynnissä ja on toivottavaa, että uusi palvelukokonaisuus löytää sopivan toimittajan. Kilpailutuksessa Espoo ei myöskään ehdottomasti vaadi yhtä julkaisujärjestelmää internet-palveluille ja intranet-palvelulle, vaan toimittajat voivat ehdottaa näiden toteutusta myös eri järjestelmillä. Tätä voi pitää erityisen fiksuna vaatimuksena, koska markkinoiden karu todellisuus on, että kaikki temput hyvin osaavia järjestelmiä ei ole oikein tarjolla. Lisäksi Espoon intranet-konsepti on hyvä esimerkki siitä mihin suuntaan intranetit ovat menossa. Intranetin halutaan olevan yhä enemmän työväline, jonka kautta henkilöstö ohjaa ja hallitsee omaa työtään.

Ajankohtainen tiedotus on vain yksi osa hyvän intranetin kulmakivistä 2010-luvulla. Tosin Espoonkin konseptikuvista voi arvella, että viestintäyksikkö lienee ollut konseptia vahvasti ohjaamassa, koska juuri viestinnälle tärkeät osiot on suunniteltu muita osioita pidemmälle jo alkuvaiheessa. Asiaan on toki voinut vaikuttaa sekin, että esimerkiksi ryhmätyötiloihin Espoolla on jo käytössä SharePoint-järjestelmä ja asianhallinta- ym. asiointijärjestelmätkin lienevät jo olemassa. Näin intranetin rooliksi jää lähinnä integroitua näihin työkaluihin asiallisesti ja tarjota hyvät personointi- ja hakutyökalut käyttäjille.

Espoon kaupungin aiemman historian Microsoft-teknologioiden hyödyntäjänä tuntien voikin olettaa, että intranettiin vahvoilla on erityisesti Microsoftin SharePoint 2010 –järjestelmä. Julkisen webin osalta kilpailua käytäneen ainakin SharePointin ja EPiServerin välillä. Espoon nykyinen sivusto kun on rakennettu Tiedon Elevation –julkaisujärjestelmän päälle, niin etenkin Tiedon voi olettaa kisaavan SharePointin ja/tai EPiServerin kanssa projektista. Julkisten sivujen osalta mahdollisesti myös Sitecore saattaa olla SharePointtia haastamassa. Lisäksi myös kotimaiset .Net-tuotteet saattavat pystyä haastamaan ainakin hintakilpailussa isoja toimijoita. Esimerkiksi Innofactor lienee asiakkuudesta hyvin kiinnostunut ja todennäköisesti tarjonnee omaa Prime-tuoteperhettään.

Itse kilpailutuksessa tosin on muutamia erikoisuuksia, kuten erittäin tiukat sopimusehdot jotka määrittelevät hyvin tarkoin esimerkiksi sitä missä vaiheessa toimittaja voi laskuttaa tehdystä työstä. Täten moni pienempi toimija todennäköisesti on jättänyt kilpailun väliin pelkästään näistä syistä. Odotettavissa siis lienee taas yksi iso päänahka joko Tiedolle, Logicalle tai esimerkiksi Accenturelle.

Jäämme odottamaan kilpailutuksen tuloksia. Todennäköistä on, että uusi sähköinen työpöytä tuskin laskeutuu Espoon työntekijöiden käyttöön ennen vuotta 2012, joten kärsivällisyyttä tarvitaan vielä hetki. Onneksi suunnitelmat vaikuttavat hyvältä!

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun