Vinkki: Sähköpostia ei kannata lukea

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 14 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Puhumme usein sähköpostin lukemisesta vaikka nykyisin vain hyvin pieni osa sähköpostista on kirjemuotoista viestintää, joka todella vaatii keskittynyttä lukemista. Lukemisesta puhumisen sijasta meidän tulisi suhtautua sähköpostilaatikon purkamiseen sähköpostin käsittelynä. Vähentämällä sähköpostimme passiivista lukemista ja suhtautumalla sähköpostilaatikon purkamiseen aktiivisempana työtehtävänä voimme vähentää työtehtävistä syntyvää passiivista stressiä ja tehostaa omaa työtämme merkittävästi.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Työelämän sähköpostiviestintä on nykyisin pääosin tehtävien osoittamista toisille henkilöille. Me lähettelemme sähköpostia toisillemme, koska haluamme muiden tekevän joitain asioita. Myös keskusteluketjuissa tavoitteena on saada eri osapuolten kommentteja ja täydennyksiä keskusteluun. Puhtaasti yksisuuntaista massaviestintääkin sähköpostilla tehdään monissa organisaatioissa, mutta tätäkin viestintää siirretään aktiivisesti intranetteihin ja muihin kanaviin.

Näin on helppo todeta, että sähköposti on parinkymmenen vuoden historiansa aikana kehittynyt sähköisestä kirjejärjestelmästä aktiiviseksi keskustelu-, tiedonjakamis- ja toiminnanohjausvälineeksi. Tämä muutos vaatii asennemuutosta myös yksittäisiltä tietotyöläisiltä. Tietotyöläisten tulee suhtautua sähköpostiin aktiivisena kanavana, jota käytetään tietotyöläisten toiminnan ohjaukseen ja keskusteluihin – ja joka vaatii myös erityistä panostusta työkalun tehokkaaseen käsittelyyn ja hyödyntämiseen.

Esimerkiksi passiivinen sähköpostin lukeminen kännykällä aamubussissa ei ole mitenkään tehokasta tietotyöläisen toimintaa. Vain harvoihin sähköposteihin kun riittää lauseen tai parin mittainen vastaus, niin useimmat sähköpostit tietotyöläinen joutuu avaamaan useaan kertaan, jotta saa hoidettua tehtävän jota lähettäjä häneltä odottaa. Samalla tavalla esimerkiksi palaverissa oman sähköpostinsa vilkuilu ja lukeminen voi olla erittäin epätehokasta ja stressiä lisäävää toimintaa.

Yksi tietotyöläisten helpoimpia tapoja oman koetun stressin vähentämiseen ja tehokkuuden kasvattamiseen onkin avata sähköpostilaatikko vain tilanteissa jolloin sähköpostien aktiiviseen käsittelyyn on vähintään 20-30 minuuttia aikaa. Tällöin saapuneiden sähköpostien vaatimia tehtäviä voi suorittaa samantien, isompia tehtäviä voi merkitä omalle työlistalle, lisäkysymyksiä vaativiin viesteihin voi lähettää oman kommenttinsa ja pelkästään lukemista vaativat sähköpostit voi tuhota tai arkistoida asianmukaisesti. Tällä tavalla työt etenevät, sähköpostilaatikko siistiytyy, eivätkä tekemättömät työt jää painamaan takaraivoon kuten sähköpostilaatikkoa hätäisesti aamubussissa selaillessa.

Yhteenveto: Oman sähköpostilaatikon käsittely on yksi tietotyöläisten tyypillisimpiä ja tärkeimpiä työtehtäviä. Tähän työtehtävään on kuitenkin varattava riittävästi aikaa ja hätäisestä lukemisesta ja sähköpostien skannailusta on päästävä eroon. Parhaimmillaan sähköpostilaatikon purkaminen on aktiivista sähköpostin käsittelyä ja omien työtehtävien hoitamista. Sähköpostilaatikon purkaminen ei ole mikään muista työtehtävistä erillinen työtehtävä eikä sähköposti ole enää mikään kirjeenvaihtojärjestelmä jota voisi lunkisti lueskella kotona ruokaa laittaessa tai aamubussissa matkustaessa.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Konsepti intranetille

Digityöympäristön suunnittelu, työkalujen roolitus, intranetin konseptointi. Sitä kaikkea teemme.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun