”Kun yritys myy uusinta teknologiaa, minkälaiset ovat sen omille työntekijöilleen tarjoamat digitaaliset työvälineet ja viestintäkanavat?” Gigantissa kysyttiin. Vanha ja perinteinen, yksisuuntaiseen tiedottamiseen käytetty intranet oli auttamattomasti jäänyt kehityksestä jälkeen, ja Gigantin suurimmalla henkilöstöryhmällä – myyjillä – oli pääsy intraan vain työpaikan yhteiskäytössä olevilta pöytäkoneilta ja vain työaikana. Ratkaisuna Gigantti lähti rohkeasti kokeilemaan ja käyttöönotti pilottiorganisaationa uuden sosiaalisen ja mobiilin viestintäkanavan, Workplace by Facebookin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Taustaksi hieman Gigantin tunnuslukuja. Gigantti on osa norjalaista Elkjøp Nordic AS -konsernia, joka on Pohjoismaiden suurin kodinkoneiden ja -elektroniikan jälleenmyyntiin ja siihen liittyviin palveluihin keskittyvä konserni. Konsernilla on Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Suomessa kaikkiaan noin 400 kodinkone- ja elektroniikka-alan myymälää ja se työllistää noin 10 000 henkilöä. Suomessa Gigantti on alansa markkinajohtajana suuri työllistäjä. Gigantilla on 38 myymälää ympäri Suomen ja yrityksen palveluksessa työskentelee yli 1200 henkeä.
Workplace by Facebook otettiin Gigantissa ja sen koko pohjoismaisessa konsernissa käyttöön keväällä 2016. Gigantti oli yksi ensimmäisistä yrityksistä maailmassa, joka ryhtyi hyödyntämään Workplacea sen pilottivaiheessa.
– Tavoitteena oli tarjota monensuuntaisen vuorovaikutuksen mahdollistava näppärästi mobiilikäyttöinen työväline, joka yhdistää eri myymälät, maat ja toiminnot yhteiseen yhteisöön, Gigantissa Workplacen käytöstä vastaava viestintäpäällikkö Anniina Korpela kuvaa.
– Vanha intramme oli yksisuuntainen, 2000-luvun alusta peräisin oleva perinteinen portaali, joka ei ollut kovin aktiivisessa käytössä. Koska myyjillämme ei ole henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita, ei heillä ollut mahdollisuutta viestiä keskenään. Työhön liittyvä viestintä oli pikkuhiljaa siirtynyt sinne, missä se tehokkaimmin hoituu, eli Facebook- ja WhatsApp-ryhmiin. Tarve työnantajan tarjoamalle sisäiselle somelle oli ilmeinen. Halusimme saada työhön liittyvän viestinnän takaisin hallintaan ja tietysti ennen kaikkea tarjota mobiilin järjestelmän, josta voi vapaa-ajalla halutessaan kirjautua ulos, Korpela listaa uudistuksen syitä.
FAKTA: Workplace by Facebook
- Workplace by Facebook on organisaation sisäinen somekanava (Enterprise Social Network, ESN).
- Workplace on kuluttaja-Facebookista irrallinen pilvipalvelu.
- Käyttäjien kirjautumisen autentikointi kiinnitetään esim. HR-järjestelmän tietoihin.
- Kaikki saman organisaation käyttäjät ovat automaattisesti kavereita keskenään.
- Perinteisten Facebook-toimintojen (henkilöprofiilit, avoimet, suljetut ja salaiset ryhmät, julkaiseminen, ja julkaisujen kommentointi ja tykkääminen) lisäksi Workplacessa voi muun muassa luoda pidempiä artikkeleita; kysyä kollegojen mielipidettä poll-, eli äänestystoiminnolla, nähdä jokaisen työkaverin organisaatiokaavio suoraan profiilista sekä lähettää viestejä tai järjestää videokokouksia Facebook Messengerin kaltaisella Work Chatillä.
Näin Workplacea käytetään Gigantissa
Gigantissa Workplace-viestintä tapahtuu työtehtäviin perustuvissa ryhmissä. Uutisvirta koostuu ryhmiin julkaistuista sisällöistä.
Gigantin ryhmät on perustettu peilaamaan yrityksen organisaatiota: esimerkiksi kodinkoneosastolla, tietokoneosastolla, varastossa ja vaikkapa kassoilla työskenteleville on kaikille omat ryhmänsä, jossa viestitään ajankohtaisista, töihin liittyvistä asioista. Lisäksi käytössä on monia koko yrityksen yhteisiä ja osastojen rajat ylittäviä ryhmiä, joissa viestitään muun muassa markkinoinnista, HR-asioista ja vaikkapa jaetaan asiakkailta tulleita palautteita. Ryhmiä ylläpitävät esimerkiksi kunkin tuoteosaston myyntipäälliköt ja muut hallinnolliset vastaavat, mutta jokaisella työntekijällä on mahdollisuus julkaista ryhmissä vaikkapa kysymyksiä. Giganttilaiset hyödyntävät Workplacea arjen työssä aktiivisesti: kysyvät ja jakavat tietoa myynnissä olevista tuotteista, tarkentavat ja selvittelevät, sekä vinkkaavat mahdollisista virheistä esim. markkinointiteksteissä tai verkkokaupan tuotekuvauksissa.
Workplace sopiikin mainiosti työyhteisöviestinnän työkaluksi Gigantin kaltaiselle organisaatiolle, jossa toimipisteitä on ympäri Suomen, pääosa henkilöstöstä ei työskentele tietokoneen äärellä ja työntekijöiden keski-ikä on nuori, noin 30 vuotta. Workplacea voi käyttää sekä tietokoneella nettiselaimella että kännykän mobiilisovelluksella. Giganttilaiset käyttävät Workplacea joko työpaikan yhteiskäytössä olevilta tietokoneilta tai tableteilta tai omalla puhelimellaan, jonne sovelluksen lataaminen on vapaaehtoista. Yli 2/3 henkilöstöstä käyttää Workplacea mobiililaitteella, pääasiassa kännykällä. Tavallisesta Facebookista tutun käyttöliittymän vuoksi Workplacen käyttökokemus ja -logiikka on tuttu. Workplacen lisäksi Gigantissa on käytössä Microsoftin SharePoint-portaali, jonka kautta on pääsy staattiseen tietoon, kuten operatiivisiin manuaaleihin, rutiineihin ja muihin pysyviin ohjeistuksiin ja suurikokoisiin tiedostoihin.
”Koska Facebook on monelle järjestelmänä entuudestaan tuttu, varsinaista järjestelmäkoulutusta ei juuri tarvita. Yhteiset toimintatavat on kuitenkin hyvä olla kaikkien tiedossa, jotta viestintä pysyy tehokkaana.”
– Olemme koostaneet Gigantin omat ohjeet Workplacen käyttöön, ja ne ovat helposti löydettävissä koko yrityksen yhteisestä Workplace-ryhmästä. Workplace-etiketissämme muistutetaan muun muassa siitä, että Workplacen käyttö ei saa häiritä asiakaspalvelua sekä kehotetaan olemaan ystävällinen, pitämään hauskaa ja tykkäämään. Lisäksi meillä on käyttöä tukeva Q&A ja muita ohjeita, Anniina Korpela kuvaa.
– Viestintävastaavan roolissa olen luonut yhdessä myyntijohdon kanssa Gigantin ryhmärakenteen, sparraillut työkavereita Workplacen käytössä, ollut taustatukena sekä tarvittaessa ohjannut keskustelua oikeisiin ryhmiin. Viestintä sujuu todella itseohjautuvasti, ja Workplace on tiivistänyt jo ennestäänkin tiivistä Gigantin ryhmähenkeä, Korpela iloitsee.
Toimiva ryhmärakenne on menestyksen avain
– Käyttöönottoprojektissa organisaatiota peilaavan ryhmärakenteen suunnittelu on kaiken A ja O, Anniina Korpela painottaa. Ryhmät kannattaa suunnitella niin, että ne toimivat tehokkaina tiedonjakokanavina ja keskustelufoorumeina. Työntekijä voi itse päättää, kuuluuko niihinkin ryhmiin, jotka eivät ole omassa työssä välttämättömiä, mutta joiden sisällöt kiinnostavat.
Gigantissa käytössä on muun muassa koko yrityksen avoin ryhmä sekä ryhmiä projekteille, tiimeille ja uusia ryhmiä perustetaan tarvittaessa muihin täsmätarpeisiin. Esimerkiksi koko pohjoismaisen konsernin yhteiseen IT Alerts -ryhmään julkaistaan tiedot kaikista IT-häiriöistä, taksienjakoryhmässä sumplitaan toimihenkilöiden kimppataksit lentokentiltä ja Gigantti Ideas -ryhmässä puolestaan kehitetään uutta yhteisten haasteiden kautta ja jokainen työntekijä voi ehdottaa kehityskohteita ja ideoita yrityksen kehittämiseksi.
Avoimissa ryhmissä niin johto (itse tai viestinnän avustamana) kuin kuka tahansa muukin voi julkaista tarinoita ja kuvia onnistumisista, tapahtumista sekä esim. elektroniikka- ja kodinkonealan messuista tai koulutuksista. Tykkääminen ja yhteisöllinen tsemppi korostuvat ESN:n tukemassa kulttuurissa. Gigantin henkilöstöön tämä toimintatapa sopii äärimmäisen hyvin, koska Gigantin henkilöstöstä suurin osa on erittäin tottuneita some- ja viestisovellusten käyttäjiä.
– Innostun, kun huomaan työkavereiden käyttävän ja kehittävän Workplacea täysin itsenäisesti – siitä on tullut olennainen osa heidän arkeaan, Korpela iloitsee.
Workplace by Facebook otettiin Gigantissa käyttöön suuren koulutustapahtuman yhteydessä. Messualueella oli Workplace-helpdesk, jossa sai apua järjestelmään kirjautumiseen tai muihin asioihin.
Havaittuja oppeja ja haasteita
Workplace on otettu Gigantilla vastaan äärimmäisen hyvin: selvityksen mukaan huimat 91 % henkilöstöstä käyttää sitä päivittäin!
Anniina Korpelan esittelemät lyhyen aikavälin tulokset ovat muutenkin mairittelevia.
Henkilöstöstä
- 86 % samaa mieltä siitä, että ”Workplace auttaa tekemään työni paremmin”
- 82 % mukaan ”Workplace on parantanut tiedonkulkua”
- 78 % ”Workplace on auttanut oppimaan uutta”
- 68 % ”Tuntee Workplacen avulla yrityksen paremmin”
Digitaalisten työympäristöjen konsulttina voin varauksetta ennustaa, että pidemmällä aikavälillä Workplacella (tai millä tahansa muulla tämän laajuuden ja käyttöasteen ESN:lla), on äärimmäisen suuri merkitys yrityksen organisaatiokulttuurille. Vaikka myymälät, organisaation johto ja hallinnon palvelufunktiot olisivatkin fyysisesti kaukana toisistaan, Workplacen kautta koko henkilöstö tuntuu läheisiltä, koska kaikki ovat kanavassa kavereita ja kaikki osallistuvat vuorovaikutukseen pienellä kynnyksellä, mitään sliippaamatta, omana itsenään.
Haasteitakin on toki matkaan kuulunut ja projektin edetessä on opittu ja tehty havaintoja, joita Anniina Korpela mielellään jakaa. Korpelan tärkein neuvo on viestintään rohkaiseminen: innostu, innosta ja luota työyhteisöösi.
”Sosiaalinen intranet rakentuu käytön myötä, ja parhaimmillaan se toimii yhteisöä tukevana foorumina, joka heijastaa yrityksen kulttuuria ja arvoja.”
Gigantissa Workplacen käyttöönotto räjäytti digitaalisen tiedon ja vuorovaikutuksen määrän. Ennen ESN-välineen käyttöönottoa Korpela kehottaakin pohtimaan organisaation kulttuuria – onhan avointa sanoa asioita ääneen? Entä, mitä tapahtuu silloin, kun kaikki viestivät ja paljon? Millainen muutos tiedonkulussa tapahtuu? Mitä tapahtuu, kun minimaalisesta tiedon määrästä siirrytään tiedon erittäin aktiiviseen jakamiseen? Miten tiedon määrää voi hallita? Entä miten säilyy balanssi virallisen viestinnän ja epävirallisemman työyhteisöviestinnän välillä?
Gigantin kokemuksen mukaan Workplace by Facebook soveltuu erityisesti juuri työyhteisöviestinnän tarpeisiin. Virallisen yksisuuntaisen viestinnän kanavana sitä käytetään Gigantilla myös, mutta haasteensa sille asettaa Facebookin algoritmit: joskus käyttäjille näkyy epäolennaisia postauksia ja vaatii käyttäjän omaa aktiivisuutta, että uutisvirrasta saa muokattua täysin relevantin. Epäolennaiset julkaisut on manuaalisesti piilotettava uutisvirrasta, jolloin algoritmi pikkuhiljaa oppii näyttämään vain tärkeiksi merkattujen ryhmien sisältöjä.
Workplace – tai mikä tahansa muukaan ESN – ei myöskään ole staattisen tiedon paikka. Gigantin myymälöissä tarvitaan päivittäin operatiivista ohjetietoa kuten palautusprosessin ohjeita ja myymäläilmeen ohjeita. Lisäksi tarvittaisiin paikka tiimipalaverimuistioille ja yhteisille henkilöstöpolitiikoille. Ne sijaitsevat SharePointissa.
Anniina Korpelan vinkit Workplace by Facebookin käyttöönottoon
- Pohdi: Millainen kulttuuri yrityksessänne on? Onko ok puhua asioista ääneen?
- Pohdi: millainen ryhmästruktuuri yrityksessäsi tarvitaan?
- Pohdi: Mitä tapahtuu, kun vastuu siirretään pois viestintäosastolta?
- Pohdi: Millainen muutos tiedonkulussa tapahtuu? Mennäänkö nollasta sataan: voiko tietoa ja viestintää olla liikaa, miten erotetaan olennainen?
- Pohdi: Mikä viestintä voidaan siirtää Workplaceen, mihin tarvitaan yhä sähköpostia tai muita kanavia? Älä unohda kasvokkain tapahtuvaa viestintää!
- Muista: Johdon ja esimiesten motivoiminen: esimies on esimies myös onlinessä!
- Muista: Workplacen kanssa erillistä järjestelmäkoulutusta ei juuri tarvita. Tarvitaan koulutusta siitä, miten järjestelmää käytetään. Miten erottaa Workplace tavallisesta Facebookista?
- Muista: Kaikkea ei voi suunnitella. Luota siihen, että intra rakentuu käytön myötä.
- Muista: Uuden intran käyttöönotto on koko yrityksen, ja erityisesti viestinnän, IT:n ja HR:n yhteinen projekti.
Case: Gigantin intranet Workplace by Facebook
Asiakas: Gigantti & Elkjøp Nordic AS
Palvelu: Sosiaalinen intranet / Organisaation sisäinen some
Tekninen alusta: Workplace by Facebook
Esiselvitys ja kilpailuttaminen: Elkjøp Nordic AS
Julkaisu: Kesäkuussa 2016
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
