Tavoitetilan ja tiekartan muotoilu

Digipalvelun suunnittelu lähtee liikkeelle organisaation liiketoiminnallisten tavoitteiden kirkastamisella ja käyttäjien tarpeiden keräämisellä.

Ymmärrystä käyttäjien tarpeista syvennetään käyttäjäkeskeisillä menetelmillä, joiden avulla päästään hahmottamaan asiakkaiden näkökulma, odotukset ja toimintatavat. Tyypillisiä menetelmiä ovat käyttäjien haastattelut, kyselyt, ryhmäkeskustelut ja jopa ohjatut työpajat. Taustamateriaalina käytetään analytiikkadataa ja käyttäjäpalautteita.

Merkittävä osa North Patrolin projekteista on olemassa olevien järjestelmien tai digipalveluiden uudistamista, jolloin tyypillisesti tiedetään jo varsin paljon siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi. Tämän tiedon kerääminen ja analysointi on keskeinen osa käyttäjäymmärryksen muodostamista.

Uudistuksissa käyttäjiltä ei kannata lähteä kysymään asioita myöskään liian aikaisin, vaan ensin voi olla perusteltua analysoida nykytilanne, tunnistaa nykytilanteen vahvuudet ja heikkoudet, ja vasta tämän jälkeen lähteä keskustelemaan käyttäjien kanssa, ovatko nämä samaa mieltä löydöksistä ja mitä muuta käyttäjät haluaisivat.

Liiketoiminnan tahtotilan selkeyttäminen alkaa yleensä avainhenkilöiden haastatteluilla ja taustamateriaaleihin tutustumisella. Kerättyä tietoa jalostetaan työpajoissa, joissa asiakkaan suunnitteluryhmä pääsee priorisoimaan ja yhdessä muotoilemaan liiketoiminnan tahtotilaa.

Tarvittaessa liiketoiminnan tahtotilaa voidaan myös validoida loppukäyttäjien tai asiakkaiden avulla: esimerkiksi käyttäjähaastatteluilla voidaan kerätä näkemyksiä erilaisista palveluskenaarioista. Näin saadaan jo hyvin aikaisessa vaiheessa tietoa siitä, miten asiakkaat kokevat liiketoiminnan suunnittelemat uudistukset tai uudet tuotteet tai palvelut.

North Patrolin kokemuksen mukaan on aivan ensisijaista, että riittävän aikaisessa vaiheessa suhteutetaan toisiinsa liiketoiminnan tarpeet ja käyttäjien odotukset. Näin voidaan löytää ne alueet, joissa tarpeet kohtaavat, ja joissa ne ovat ristiriidassa. Nämä ovat yleensä suunnittelutyön avainkohteita.

Kun ymmärretään vaatimukset, on oikea aika sovittaa ratkaisut osaksi asiakkaan kokonaisarkkitehtuuria ja suunnitella sopiva ratkaisuarkkitehtuuri tai vaihtoehtoiset arkkitehtuurit, jos sellaisia on tunnistettu.

Arkkitehtuurin suunnittelussa huomioidaan aina ympäröivä järjestelmäkokonaisuus, järjestelmän toteutettavuus ja elinkaarivaatimukset. Näiden perusteella usein tehdään joitakin ohjaavia rajauksia vaihtoehtoihin, kuten voidaanko hyödyntää esimerkiksi kansainvälisiä saas-ratkaisuja tai mikäli työ ohjaa kohti räätälöityjä ratkaisuja, voidaan arvioida näiden todennäköisiä loogisia arkkitehtuureja.

Arvioinnin lopuksi havainnot ja johtopäätökset kootaan yhteen ja esitellään asiakkaalle osana arvioinnin päätöspalaveria.

Tärkeimpien teknologia- ja tuotelinjausten jälkeen suunnitellaan tyypillisesti hankkeen vaiheistus ja kokonaisaikataulu. Tätä työvaihetta kutsutaan usein myös tiekarttatyöksi, koska North Patrolin tapana on dokumentoida keskeiset päätökset ja aikataulut visuaaliseksi tiekartta-kuvaksi, jonka avulla on helppoa viestiä hankkeen aikatauluista ja tavoitteista.

Tiekartalle hahmotellaan hankkeeseen sisältyvät osaprojektit, näiden riippuvuudet toisistaan, projektien keskinäinen järjestys sekä niiden vaiheet, osapuolet ja virstanpylväät.

Osana hankkeen vaiheistuksen ja aikataulujen suunnittelua laaditaan tyypillisesti myös tarkempi kustannusarvio, joka sisältää ulkoisten kustannusten lisäksi myös sisäiset resurssitarpeet. Sisäisten resurssitarpeiden laskennassa North Patrol hyödyntää usein asiakkaan avainhenkilöitä, joiden avulla arvioidaan esimerkiksi tietojen migraation, käyttöönottojen ja sisäisen viestinnän vaatimaa aikaa.

North Patrolilla on toki käytössään myös paljon hiljaista tietoa, joka on kertynyt asiakasprojektien kautta. Realistista aikataulua ja vaiheistusta suunniteltaessa konsultit osaavat tuoda työhön ymmärryksensä siitä, miten projekteja kannattaa viedä läpi, ja mitä projektin onnistuminen vaatii asiakasorganisaatiolta.