Kollegani Perttu Tolvanen listasi lähes viisi vuotta sitten blogiartikkelissaan vuoden 2010 intranetien perustoiminnot. Ovatko ne viidessä vuodessa muuttuneet? Mitä intranet on vuonna 2015?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Selkärankana viestinnällinen intranet
”Uutiset, yhteystiedot ja perustiedot organisaatiosta ja johtamisjärjestelmistä ovat intranettien kovaa ydintä”, kiteytti Perttu intranetien ytimen syksyllä 2010.
Näin on edelleen, myös vuonna 2015.
Uutiset, yhteystiedot, organisaation perustiedot ja yhteiset ohjeistukset sekä oikopolkulinkit työkaluihin muodostavat edelleen intranetin selkärangan. Tätä kokonaisuutta kutsutaan ns. perinteiseksi viestinnälliseksi intranetiksi. Se on edelleen intranetin ydin ja tärkein peruselintarvike, joka löytyy kaikista introista. Mikään ei tässä suhteessa ole viidessä vuodessa muuttunut.
Mutta tänä aikana intranetien roolit ovat tästä laajentuneet ja konseptit monipuolistuneet.
Vuorovaikutteisuus kaikkialle kietoutuva verisuonisto
Useimmiten perinteinen viestinnällinen intranet on laajentunut sosiaalisilla toiminnallisuuksilla. Kaikki työntekijät voivat tuottaa ja jakaa tietoa intranetissä, työstää asioita ja keskustella. Tyypillisimmillään näitä ns. sosiaalisia toiminnallisuuksia ovat kommentointi, kirpputori, työryhmätilat ja vapaamuotoinen keskustelu. Viime kesänä toteuttamamme Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen mukaan näitä sosiaalisia toiminnallisuuksia on introissaan reilulla puolella suomalaisista organisaatioista
Varsinkin kommentointi ja vapaamuotoinen keskustelu ovat todella perinteisen luokan vuorovaikutuksellisia toiminnallisuuksia. Uhkana on, että ilman käyttötarkoitusta ja kontekstia ne ovat vain päälleliimattua huhuilua ja huutelua. Kommentoinnille ja keskusteluille tulee olla tarkoitus ja tavoite, jotta näistä teknisistä toiminnoista on jotain hyötyä. Hyvä esimerkkinä tiettyyn tarkoitukseen hyödynnetyistä intranetin vuorovaikutteisuusmahdollisuuksista on itse asiassa alati porskuttava kirpputori!
Vuoden 2015 intranet on paikka organisaation ihmisten väliselle yhteistyölle, ei vain organisaation yksisuuntaiselle tiedottamiselle ylhäältä alas. Toki viidessä vuodessa organisaatioiden sisäiset viestintävälineet ovat muuttuneet merkittävästi: puhelinta ja kokouksia korvaa monet digitaaliset työvälineet: yammerit, lyncit, hipchatit jne. Ovatko nämä osa intranetiä, vai ei, onkin sitten filosofisempi keskustelu. Jos intranet on nimensä mukaan ’organisaation sisäinen verkko’, niin siinä tapauksessa kyllä. Varmasti ne ovat osa organisaation digitaalista työympäristöä.
Palatakseni sosiaalisen intranetin käsitteeseen, sekään ei ole mitenkään vakiintunut käsite (vaikkakin termin ympärillä on kohkattu useita vuosia): vuorovaikutukselliset mahdollisuudet hakevat vielä hyödyntämiskohteitaan. Erityisesti juuri sosiaalisten ominaisuuksien merkityksen kasvu intraneteissä on se, johon Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvitykseen osallistuneet reilut 100 intranet-vastaavaa uskovat lähivuosina. Näitä ovat konkreettisesti erityisesti kannustamisen ja kiittämisen sekä kollegiaalisen tuen elementit. Uskon, että seuraavan viiden vuoden aikajaksolla näitä tarkoituksenmukaisia vuorovaikutteisia toiminnallisuuksia muodostuu lisää ja tärkeimmät vakiintuvat.
Vuoden 2015 sosiaalinen intranet onkin parhaimmillaan intranet, jossa vuorovaikutteisuus on läsnä kaikkialla; intranetistä ei enää passiivisesti ’etsitä’ staattista tietoa (kuten vuoden 2010 intranetistä), vaan intrassa ’tehdään’, ’jaetaan’ ja ’viestitään’.
Tämä vaatii käyttäjäprofiileja, käyttäjien kuvien julkaisua sekä yhtäläisten osallistumisoikeuksien antamista kaikille käyttäjille. Käyttäjäprofiileja on selvityksemme mukaan kuitenkin vasta puolessa introista ja vain kolmasosalla kaikki intranetin sivustot ja työtilat ovat yhtäläisesti kaikkien käyttäjien luettavissa. Hämmentävää, sillä varsinkin henkilötiedot ja -profiilit ovat mielestäni intranetien perusainetta. Vuoden 2015 intranet kun on mielestäni organisaation ihmisten kohtaamispaikka, ei vain tietopankki.
Lihaa luiden päälle
Jos viestinnällinen intranet on intranetin selkäranka ja sosiaaliset toiminnallisuudet kaikkialle kietoutuva verenkiertoelimistö, voi tämän jälkeen kasvatella lihaksia. Lihakset ovat jokaisella organisaatiolla omanlaisensa, organisaation omien tarpeiden ja tavoitteiden mukaisia.
Intranetien roolit ovat laajentuneet viidessä vuodessa niin, ettei tyypillisiä perustoimintoja voida oikein enää listata; jokainen intranet on uniikki yksilö ja jokainen niistä ilmentää oman organisaationsa kulttuuria ja identiteettiä. Kaikki eivät treenaa samoja lihaksia ja ”pala” pullistelee eri puolilla kroppaa. (Yhteisiä fitness-kisoja ei kannata myöskään käydä!)
Jos jotain kuitenkin listataan, tyypillisimmät lihastoiminnot voisivat olla tässä:
- mediaseuranta
- liiketoiminnan tunnusluvut ja raportit
- johdon päätökset perusteluineen
- asiantuntijablogit
- kysymys-vastauspalstat
Näistä erityisesti liiketoiminnan tunnuslukujen, graafien, raporttien yms. organisaation mitatun tiedon esittäminen ja julkaiseminen ovat intraneteihin viime vuosina tulleita uusia ulottuvuuksia, jota edesauttavat infografiikan ja itsensämittaamisen trendit. Tästä aiheesta löytyy paljon hyödynnettävää intraneteihin lähivuosina.
Yllä olevat alkavat olla jo sen verran vakiintunutta tavaraa introissa, että ne voisi hyvinkin määritellä perinteisen viestinnällisen intranetin perusosiksi.
Lisäksi intranetin pullistelevia lihastoiminnallisuuksia voivat olla myös:
- työryhmätilat projekteille, tiimeille ja poikkiorganisaation ryhmille, sekä
- extranet-työryhmätilat
Moniin intraneteihin on yhdistetty työtilat ryhmien ja projektin käytännön työskentelyä varten. Mutta ei välttämättä; työtilat voivat olla myös intranetistä erillisessä ympäristössä, varsinkin silloin, jos työtiloihin voi kutsua ulkopuolisia jäseniä.
Työtiloissa työstetään ja säilytetään ryhmän yhteisiä töitä esim. dokumenttien muodossa, niissä keskustellaan, aikataulutetaan, nakitetaan tehtäviä ja koordinoidaan hommia, vinkataan linkkivinkkejä ja kirjataan kokousmuistioita. Tällaiset intranetit ovat tietotyöläisen jokapäiväisiä työkaluja.
Sisällönesittämistavat murroksessa
Jos loppuvuotta 2015 ennustaa, ei intranetien käyttötarkoituksissa ja toiminnallisuuksissa välttämättä tapahdu suuria liikahduksia. Mutta sisällön esittämistavoissa kyllä: video sisältötyyppinä kasvaa rajusti.
Videoita käytetään kaikenlaisen sisällön esittämiseen johdon virallisista tervehdyksistä kollegiaalisiin vinkkeihin. Videoita voi tuottaa intraan kuka tahansa omalla älypuhelimellaan.
Mobiilin intranetin konsepti muodostuu
Merkittävin murros on kuitenkin intranetin älypuhelinkäytön mahdollistaminen.
Kaikki uudet intranetit rakennetaan lähtökohtaisesti responsiivisiksi, ainakin sen viestinnällisen intranetin osalta. Mobiili-introilla tavoitetaan potentiaalisesti myös ne työntekijäryhmät, jotka eivät työskentele tietokoneen ääressä. Tämä on mullistus, joka vielä odottaa ottajaansa.
Muuttaako se myös intranetien konsepteja? Todennäköisesti kyllä.
Tietotyöläisintensiivisessä organisaatiossa intranet voi edelleen olla varsin suuri möhkäle, jonka kaikki tai osa toteutetaan responsiivisiksi tai muuten mobiilikäyttöisiksi. Kuitenkin niin, että vielä tänä päivänä desktop-käyttö on intranetin ja ryhmätyötilojen oletuskäyttötapa.
Organisaatioissa, joissa taas on paljon henkilöstöä, joka ei työskentele tietokoneen ääressä, korostunee simppeli mobiilikäyttöinen intranet. Viestinnällinen intranet on keveä ja responsiivinen; organisaation sisäinen uutiskanava, tietopankki sekä hyvässä lykyssä myös sosiaalinen väline. Sitä mahdollisesti täydennetään usealla eri piensovelluksilla, joilla on tietyt käyttötarkoitukset. Tällaisen organisaation työryhmätyöskentely tapahtuu todennäköisesti jollain toisella alustalla vain toimistotyöntekijöiden kesken.
Yhteenveto
Kokemuksemme ja Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksemme mukaan tämän hetken intranetien tyypillisimmät sisällöt ja toiminnallisuudet on esitetty alla olevassa kuvassa. Reaalimaailma on hieman yksinkertaisempi kuin seminaareista tuttu ominaisuus-hype. Mutta joka tapauksessa entistä monipuolisempaan suuntaan intranetit ovat menossa. Tyypillisten toiminnallisuuksien listaaminen käykin yhä epäolennaisemmaksi. Jokainen intranet on aina uniikki ja oman organisaationsa tarpeisiin tehty. Se on alusta, jolla voidaan täydentää sisäisten järjestelmien palettia aina sopivissa aukkokohdissa.
