Kangasalan ja Nokian kaupunkien verkkosivustot olivat tulleet tiensä päähän, ja kaupungit päättivät uudistaa sivustonsa yhdessä. Olihan Pirkanmaan alueella kokemusta yhteisistä hankinnoista, ja niillä on yhteinen hankintayksikkökin. Lisäksi kaupungeilla oli yhtenevät ajatukset verkkosivustojen konseptuaalisista suuntaviivoista ja julkaisujärjestelmästä. Ennen kun päästiin uusien verkkosivustojen hankintaan, tarvittiin kuitenkin ratkaista monta asiaa, jota varten he tarvitsivat kumppanin. North Patrol toimi suunnittelu- ja määrittelykonsulttina sekä auttoi kilpailutuksen läpiviennissä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
7.11.2024
North Patrol oli kaupungeille tuttu, joten he olivat suoraan yhteydessä North Patroliin, joka teki ehdotuksen yhteisestä projektista. Suunnittelu- ja määrittelyprojekti hankittiin suorahankintana Tampereen seudun ICT-puitesopimuksen kautta.
Yhteneväinen palvelukonsepti mahdollisti yhteishankinnan
Verkkosivustojen suunnittelu aloitettiin kaupunkikohtaisilla konseptointityöpajoilla. Lähtökohdaksi asetettiin, että uusien verkkosivustojen tuli olla asiakaslähtöisiä tietopalveluita, jotka johdattavat käyttäjänsä asioinnin äärelle. Läsnätyöpajoissa pureuduttiin eri toimialojen kanssa palvelujen esittämiseen ja käyttäjien palvelupolkujen muodostamiseen.
Toimialat tuntevat omat palvelujensa käyttäjät – mitä he tarvitsevat ja miten heitä voidaan auttaa.
Konseptityöpajojen tulosten jälkeen kaupungit arvioivat, ovatko kummankin kaupungin tarpeet niin yhteneväiset, että voitiin jatkaa hankinnassa yhdessä eteenpäin. Kaupungit totesivat, että palvelukonsepteissa oli paljon vastaavia tarpeita ja vain muutama erityistarve: Nokian kaupunki päätyi pääsivuston uudistuksen yhteydessä uudistamaan myös visit-sivuston.
Yhteishankinta toteutui kaupunkikohtaisina kilpailutuksina
Kun yhteinen palvelukonsepti oli hahmoteltu, aloitettiin yhdessä kuvata vaatimuksia verkkosivustoja varten ja miettiä hankinnan reunaehtoja. Itse kilpailutus oli kaupunkikohtainen, joten kummallekin kaupungille laadittiin oma kilpailutusdokumentaationsa. Seudun yhteinen hankintayksikkö hoiti kilpailutusosuuden. Suunnittelu- ja määrittelyprojekti kesti kolme kuukautta keväällä 2024.
Projektista lopputuloksena syntyi kummallekin kaupungille
- verkkopalvelun palvelukonsepti
- vaatimusmäärittely ja muu kilpailutusdokumentaatio.
Uusi kumppani oli löydetty kuusi kuukautta projektin aloituksesta.
Lisäksi North Patrol auttoi kaupunkeja tarjousten arvioinnissa. Yhteensä kaupungit saivat 22 tarjousta. Uusi kumppani oli valittu kesän jälkeen kuuden kuukauden päästä aloituksesta. Avoimen tarjouskilpailun jälkeen kummallekin kaupungille valikoitui sama kumppani, joten jatkossa onkin mielenkiintoista, miten toteutusprojekteissa voidaan hyödyntää sitä, että suunnitellut ratkaisut ovat hyvin samankaltaisia ja projektit etenevät suhteellisen samanaikaisesti.
Jotta toteutusprojekti jatkuu luontevasti suunnittelun jälkeen, saattaa North Patrol uudet kumppanit hyvään vauhtiin yhteisessä kick off -tilaisuudessa. Uudet verkkoverkkopalvelut on tavoitteena saada julki kesällä 2025.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
