Vuorovaikutus ja sisäisen tiedon jakaminen on siirtynyt teamseihin ja slackeihin pienten ryhmien armoille. Työntekijöillä on käytössään lukuisia virallisia ja epävirallisia sovelluksia, joten intranet saattaa olla ainoa koko työyhteisön kanava. Koska tunnemme intranetien vetovoiman, ei ihme, että yhteisöllisyyden nostamiseksi huudellaan jo toimistomummojen perään. Uudet digitaaliset työvälineet ovat luoneet mahdollisuuksia, mutta samalla ne ovat muuttaneet toimintatapoja ja katkaisseet organisaation kulttuurin kehittämisen ja tukemisen punaisen langan, mistä kärsii myös yhteisöllisyyden kokemus.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.8.2024
On siis aika pysähtyä ja miettiä, millaista kulttuuria haluamme tukea ja millä keinoilla. Kulttuurin tavoitetila vaatii huolellista nykytilan ja tahtotilan analysointia: mihin tähdätään ja mitkä ovat organisaation ja työntekijöiden valmiudet. Tässä kirjoituksessa ei lähdetä pohtimaan kulttuuria vaan hypätään suoraan keinoihin, sillä kun suunta on selvä, intranetit mahdollistavat paljon erilaisia keinoja kulttuurin muovaamiseen ja yhteenkuuluvuuden edistämiseksi muiden (kasvokkain)kohtaamisten lisäksi.
Intranetit mahdollistavat paljon erilaisia keinoja yhteenkuuluvuuden edistämiseksi.
Yhteisöllisyyden tunnetta edistää, kun työntekijät voivat
- Osallistua, esim. vastaamalla gallupeihin tai pikakyselyihin, antamalla palautetta
- Kannustaa, esim. peukuttamalla, palkitsemalla kollegoita
- Tutustua työkavereihin, esim. lukemalla esittelyjä ja uratarinoita, toimimalla harrastusryhmissä
- Jakaa kokemuksia, esim. kirjoittaa blogeja, ottaa kuvia, kuvata videoita
- Jakaa tietoa ja tietämystä, esim. kommentoimalla, keskustelemalla tai kysymällä
- Oppia toisilta, esim. antaa ideoita ja vinkkejä, jakamalla kokemuksia tai oivalluksia
- Viihtyä työkavereiden kanssa, esim. onnitella nimpparisankaria, myydä tavaroita, vaihtaa kuulumisia.
Kevyempiä tai raskaampia keinoja
Yksinkertaisimmillaan vuorovaikutus on reagointia painamalla peukkua työkaverin uraonnitteluun. Käyttäjän aktiivisuus ei ole vielä kovasti koetuksella, kun hän äänestää itselleen mukavinta liikuntamuotoa. Vastuullisuusohjelmaan voisi olla sanottavaakin, mutta oman yksikön toimipisteen muuttoon on helpompi osallistua, kun keskustellaan pienemmällä porukalla pienemmässä ryhmässä eikä koko organisaatio näe omaa kommenttia. Koko työyhteisöä käsittävien työkalujen, kuten M365-vinkkien anto on mielekästä kaikille käyttäjille.
Sisältöä tuottaessa kuvan ottaminen on nopeaa blogien tai esittelyn kirjoittamisen ottaessa hieman enemmän aikaa. Työntekijöiden esittelyt ja johtajien blogit ovat kiinnostavaa sisältöä koko yhteisölle. Henkilöstölehtien väistyessä ei hyvin toimitettujen feature-artikkeleiden tarvitse väistyä sisäisestä viestinnästä, vaan ne saavat uuden kanava, jossa ne voidaan helposti paketoida omaksi kokonaisuudekseen.
Olemassa olevat työkalut hyötykäyttöön
Yhteisöllisen sisällön tuottamisen kynnystä on helppo madaltaa erilaisten toiminnallisuuksien avulla. Vaikka erilaisiin yhteisöllisyyttä tukeviin toiminnallisuuksiin on kehitetty erillisiä sovelluksia, pääsee jo pitkälle, kun hyödyntää olemassa olevia työvälineitä uusilla käyttötavoilla ja toiminnallisuuksilla.
Intra-alustat mahdollistavat kännykälläkin kaikkien työntekijöiden uutisoinnin ja kommentoinnin, kuvan julkaisun kentältä otetulla kuvalla, esittelyn kirjoittamisen täyttämällä lomakkeen, ideoinnin sekä kollegoiden kannustamisen ja palkitsemisen. Helposti käyttöönotettavia ovat erilliset sovellukset, joiden avulla voi osallistua jumppahetkeen tai verrytellä puutuneita jäseniä.
Sisällön tuottamiseen osallistuminen lisää yhteisöllisyyttä
Yhteisöllisyyttä tukevien sisältöjen tuottaminen ottaa aikaa – tehdään se sitten keskitetysti ja tukipalveluiden tuottamana tai työntekijöiden ja yksiköiden tekemänä. Jonkun täytyy keksiä kysymyksiä tai kirjoittaa kiinnostavia esittelyjä tai uratarinoita.
Monesti intranetin tekstien kirjoittamisesta, gallupien laatimisesta ja keinojen keksimisestä huolehtii viestintä, mutta yhteisöllisyyttä tukevien sisältöjen tekemiseen osallistumisen voi hyvin hajauttaa työntekijöille ja yksiköille. Jo pelkkä yhteisöllisten sisältöjen ideointi ja tuottaminen tuo terää yhteisöllisyyden kokemukseen.
Sitouttaako intranetin punnerrushaaste työpaikkaan?
Keinojen ilotulittelun jälkeen on aika palata isomman kuvan ääreen ja miettiä, edistävätkö keinot tavoitteita: tuottavatko keinot sitä tulosta, mitä halutaan. Luoko äänestykset aitoa yhteisöllisyyttä? Miten intranetin punnerrushaaste sitouttaa työpaikkaan? Välittävätkö työntekijöiden blogit organisaation arvoja? No totta kai erilaiset keinot muovaavat organisaation kulttuuria, kunhan on valittu kivat keinot ja innostettu työntekijät niiden äärelle.
