Tässä blogissa on viime aikoina ruodittu M365-intranettejä ja pysytään vielä samalla teemalla. Koska M365 on tuote, voi helposti ajatella, että sillä voi tehdä vain yhdentyyppisiä intranettejä. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että SharePoint Online moderneilla sivupohjilla voi tehdä hyvin erilaisia intranettejä. M365 on kuin iso kasa legopalikoita, joista voi rakentaa hyvin erityyppisiä konsepteja. Kaverilta ei kannata kopioida, vaan ennemmin suunnitella juuri sellainen intranet, joka omalle organisaatiolle sopii parhaiten. Katsotaan muutama esimerkki siitä, minkälaisia intranettejä voidaan modernilla SharePoint onlinella tehdä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.11.2021
Helpoiten vertailukelpoisen esimerkin saa, kun ottaa tarkasteluun näennäisen samanlaisia yrityksiä. Onko esimerkiksi tietyntyyppisillä, monikansallisilla isoilla yrityksillä samanlaiset M365-intranetit? Ei ole. Organisaation koko ja toimiala toki vaikuttavat intranetin rakenteeseen, mutta niin vaikuttavat myös esimerkiksi toimintakieli ja organisaatiokulttuuri sekä se, minkälaisia muita työkaluja organisaatiossa on käytössä.
Isoissa, monikansallisissa organisaatioissa myös henkilöstöohjeet ja niiden tarjoaminen ohjaa konseptia vahvasti. Vaikka toimintaohjeet ja intranetin sisällöt olisivat muuten koko organisaatiolle yhteneväiset, henkilöstöohjeisiin vaikuttaa eri maiden toisistaan poikkeava lainsäädäntö sekä paikalliset sopimukset, mitkä pitää huomioida intranetissä. Intranettien suurimmat konseptuaaliset erot tuleekin M365:sessa usein henkilöstöasioista ja kieliversioinneista.
Mitä rakennuspalikoita meillä olikaan käytössämme?
Jotta esimerkit avautuisivat kunnolla, kerrataan vielä mitä rakennuspalikoita meillä on käytössä M365-ympäristössä.
SharePoint intranet koostuu toisistaan irrallisista sivustoista (viestintä- tai tiimisivusto), sekä yhdestä tai useammasta hubisivustosta (suomeksi keskussivusto). Hubisivusto kokoaa irralliset sivustot yhteen, niin, että siitä muodostuu intranet.
Uutena tulokkaana on homesite (kotisivusto), jolla voidaan yhdistää useampi hubisivusto yhdeksi isommaksi kokonaisuudeksi. Home Site on suhteellisen uusi konsepti, joka tuli kaikille Microsoftin asiakkaille saataville vasta syyskuussa 2021. Organisaation M365-ympäristössä voi olla vain yksi home site, eli jos ison konsernin kaikki organisaatiot on keskitetty samaan Micorosoft-ympäristöön, home site kannattaa usein varata emoyhtiölle.
Kolme erilaista M365 konseptia
Katsotaan lähemmin kolmea esimerkkiä, miten monikansallinen ja monikielinen organisaatio voi lähestyä M365-intranettiä.
Esimerkki 1:
Pieni yhteinen intranet ja kattavat maakohtaiset intranetit
Organisaatio, jonka maaorganisaatiot ovat hyvin itsenäisiä, tai jolla on paljon maakohtaisia eroja intranetin sisällöissä, voi hyötyä intranetkonseptista, jossa jokaisella maalla on oma intranet, eli käytännössä hubisivusto.
Ilman yhteistä intranettiä tuskin pärjätään, joten jonkintasoinen yhteinen ”group-intranet” on usein tarpeen. Se on tässä konseptiesimerkissä kuitenkin aika pieni ja se sisältää yhteiset toimintaohjeet ja uutiset englanniksi. Yhteisessä intranetissä voi myös olla liiketoimintaa koskevat tiedot, mutta jos liiketoiminta on hyvin maakohtaista, myös siihen liittyvät ohjeet ja sisällöt voidaan tarjota maakohtaisissa intraneteissä paikallisella kielellä. Silloin yhteinen intranet kutistuu entisestään.
Tällaisessa konseptissa suurin osa työntekijöistä käyttää maakohtaista intranettiä, ja yhteinen, englanninkielinen intranet jää vähemmälle käytölle. Vaihtoehto, jossa englanninkielistä group-tasoista intranettiä ei lainkaan ole, ei kuitenkaan ole houkutteleva sellaiselle organisaatiolle, jonka yrityskieli on englanti, eli englanninkielinen yhteinen intranet on oltava, oli se kuinka pieni tahansa.
Tämän konseptimallin hyviä puolia on, että intranetit vastaavat aina kunkin maan tarpeita ja sisältö tarjotaan työntekijöille heidän omalla kielellänsä, mikä parantaa aina työntekijäkokemusta. Vastaavasti toisten maiden ja liiketoiminta-alueiden tekeminen jää etäiseksi, kun intranetistä seurataan vain omia asioita, ja myös yhteiset asiat voivat jäädä pimentoon.
Jotta yhteiset ohjeet saadaan pysymään työntekijöiden mielessä, englanninkielisestä hubisivustosta kannattaakin tehdä homesite, jolloin yhteiset sisällöt pysyy kaikkien ulottuvilla. Homesitea hyödyntämällä saadaan yhteinen etusivu, johon voidaan koota esimerkiksi sekä yhteiset englanninkieliset uutiset että maakohtaiset uutiset.
Ennen homesitä paikalliset intranetit piti yhdistää group-intranettiin räätälöinnillä. Toki se on mahdollista nykyisinkin, jos homesitea ei voida hyödyntää.
Esimerkki 2:
Kieliversioitu yhteinen intranet ja kohdennetut paikalliset sisällöt
Sen sijaan että tehdään monta eri maakohtaista hubisivustoa, jotka nivotaan yhteen homesiten avulla, toinen vaihtoehto on luoda koko organisaatiolle vain yhden hubin intranet, jossa huomioidaan myös kielitarpeet ja maakohtaiset sisällöt.
Organisaatio, jossa eri maiden liiketoiminta ei juuri toisistaan poikkea tai jossa halutaan korostaa yhteistä tekemistä, hyötyy yhteisestä isosta intranetistä usein enemmän, kuin erillisistä maakohtaisista intraneteistä. Työntekijöiden kielitarpeet voidaan huomioida sillä, että sisällöt kieliversioidaan. Sisällön ei tarvitse eri kielissä olla yksi yhteen, vaan sisältöjen eri kieliversioissa voidaan myös tuoda esiin maakohtaisia ohjeistuksia.
Eri kielisille sisällöille ei kuitenkaan voida antaa erilaisia käyttöoikeuksia, joten kaikki työntekijät näkevät kaiken kieliset sisällöt. Jos intranettiin halutaan sellaisia maakohtaisia sisältöjä, joiden käyttöoikeuksia on tarve rajata, voidaan luoda näitä sisältöjä varten omat sivustot (ei siis kokonaiset hubit vaan yksittäiset sivustot). Esimerkiksi henkilöstöohjeet voi olla hyvä koota omille maakohtaisille sivustolle.
Maakohtaiset sivustot voivat olla myös uutisoinnin paikkoja, sillä modernissa Sharepointissa uutiset luodaan lähtökohtaisesti jokaiselle siuvustolle, eikä yhteiseen uutiskeskukseen. Toimintamaan sijaan yksittäiset sivustot voivat olla jopa paikkakuntakohtaisia, jos esimerkiksi halutaan tarjota paikka uutisoida paikallisesti ja mahdollistaa hyvin paikalliset ohjeet muuten yhteisessä intranetissä.
Intranetin yhteiselle etusivulle voidaan nostaa uutisia kohdennetusti niin, että jokainen näkee yhteiset uutiset joko englanniksi tai käännettynä omalle kielelle, sekä paikalliset uutiset. Näin etusivusta saadaan henkilökohtainen, vaikka intranet on pääosin yhteinen.
Ratkaisussa plussaa on se, että eri maiden työntekijät eivät siiloudu omiin introihin, ja myös organisaatiotason tieto ja ohjeet tavoittaa hyvin kaikki työntekijät. Miinuspuolella on sekakielisyys, jollaista vääjäämättä tulee, ellei jok’ikista sisältöä, uutiset mukaan lukien, käännetä kaikille kielille.
Esimerkki 3:
Yhteinen englanninkielinen intranet ja vain pakolliset sisällöt paikallisella kielellä
Jos organisaation kieli on vahvasti englanti ja odotetaan, että kaikki työntekijät sitä käyttävät, houkutus voi olla tehdä täysin yksikielinen intranet. Tällöin säästytään yhteisten ohjeiden ja uutisten kääntämiseltä. Toki voi edelleen olla tarpeellista luoda pienet maakohtaiset tai paikkakuntakohtaiset intranetit paikallisella kielellä. Kuten kieliversioidussa intranetissä, nämä paikalliset sivustot tarjoavat paikan uutisoida paikallisia uutisia omalle väelle, mutta myös paikan sellaisille ohjeille, jotka eivät ole muille maille tai paikkakunnille relevantteja.
Intranetistä tulee tässäkin sekakielinen, kun englanninkielisen sisällön rinnalla käyttäjälle näytetään omankielistä sisältöä. Tämä on kuitenkin varteenotettava kompromissi silloin, kun liiketoimintakieli on englanti, eikä organisaatiolla ole resursseja tai tarpeita käännättää kaikkia sisältöjä muille kielille. Toki paikalliset ohjeet voidaan myös tarjota intranetissä englanniksi, mutta se voi tuntua käyttäjältä teennäiseltä.
Toinen variaatio tästä esimerkistä on, että maakohtaiset tai paikallisemmat ohjeet, uutiset ja muut sisällöt ovat esimerkiksi Teamsissä, mutta silloin on riskinä, että intra jää Teamsin varjoon.
Kuten olen näissä esimerkeissä yrittänyt tuoda ilmi, samoilla työkaluilla voidaan rakentaa erilaisia kokonaisuuksia. Mahdollisuudet eivät rajaudu näihin kolmeen intranetkonseptiin. Siksi onkin tärkeää, että ennen intranetin rakentamista jokainen organisaatio selvittää, mikä olisi juuri omiin tarpeisiin paras vaihtoehto. Ja jos työntekijöiden tarpeet ja toiveet otetaan lähtökohdaksi, lopputulos voi yllättää sekä viestinnän että tietohallinnon – konsultista puhumatta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
