North Patrol on digipalvelujen ja tietojärjestelmien suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Muotoilemme ideoista vision ja palvelukonseptin, löydämme parhaat arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut, suunnittelemme toimivan käyttökokemuksen ja kilpailutamme ihannekumppanin toteutustyöhön. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Tietojärjestelmähankkeen valmistelussa budjetti kannattaa päättää vasta esiselvityksen jälkeen
Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 8 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:
Me North Patrolissa teemme paljon valmistelutyötä sellaisille hankkeille, joiden toteutuksesta ei ole vielä virallisesti päätetty. Olemme myös usein mukana esittelemässä hankkeen suunnitelmia eteenpäin johdolle, jolloin pääsemme myös joskus kuulemaan, miten ulkopuoliset arvioivat tehtyjä suunnitelmia.
Siksikin oli kiinnostavaa lukea Helsingin Sanomien artikkeli erilaisista päätöksenteko-ongelmista. Psykologi ja työnohjaaja Ari-Pekka Skarp kertoo jutussa erilaisista työelämän ilmiöistä. Juttu on ehdottomasti suositeltavaa luettavaa kenelle tahansa ihmiselle, joka kohtaa työelämässään päätöksentekoa ja siihen liittyvää valmistelua.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Yksi tyypillisimpiä meidänkin kohtaamista haasteista on yliarviointi, joka jutussakin nostetaan esiin ensimmäisenä. Jutussa käsitellään aihetta myös ylivertaisuusvinouman näkökulmasta, eli kysymys on ihmisten taipumuksesta yliarvioida kykyjään tilanteissa, joissa ei ole vielä kovin syvää ymmärrystä aihepiiristä.
Käytännön ilmentymä tästä päätöksenteko-ongelmasta on esimerkiksi se, että välillä isotkin hankkeet saavat rahoitusta kohtuullisen pienellä valmistelulla. Joskus taas erittäin perusteellisesti valmistellut, ja jopa pienemmät hankkeet, jäävät pöydälle, koska perusteellinen valmistelu on nostanut esiin myös paljon hankkeeseen liittyviä riskejä ja epävarmuuksia.
Perusteellinen valmistelu ei välttämättä lisää todennäköisyyttä rahoituksen saamiselle.
Lieneekin ihan käytännön liike-elämäviisautta, että mitä epävarmempi hanke, sitä kevyemmällä ja rohkeammalla ehdotuksella kannattaa joskus mennä johdon puheille. Perusteellinen valmistelu kun voi johtaa siihen, että huomio keskittyy riskeihin, kustannuksiin ja epävarmuustekijöihin, vaikka valmistelussa olisi kuinka mietitty myös hyötyjä ja investoinnin kannattavuutta.
Me olemme North Patrolissa esimerkiksi nähneet monia verkkokauppahaaveiluja, jotka ovat tyssänneet, vaikka asiaa on pohdittu erittäin perusteellisesti joka suunnasta. Lopulta johto on vain todennut että ”odotetaan vielä vähän aikaa, kun tämä on niin monimutkaista ja vaikeaa” – ja päätös on ollut tämä, vaikka kannattavuuslaskelmat olisivat aivan selkeän positiivisia.
Ihmiset kun eivät ole aina rationaalisia otuksia, eivät edes suuret johtajat.
Kokeneet kehäketut tuntevat tämän ilmiön hyvin, ja joskus meidänkin perusteellisista esiselvityksistä kerrotaan johdolle vain ne ”parhaat palat”, ja ikävät riskiarviot ja inhorealistiset kustannusarviot haudataan esityksen liitteisiin tai otetaan puheeksi vain kysyttäessä.
Ensimmäinen euromäärä asettaa odotukset
Artikkelin nostama ankkurointivaikutus on myös ilmiö, josta North Patrolissa keskustellaan varmasti viikottain. Hinta-ankkurointia kun käytetään ihan tietoisesti esimerkiksi tarjouspyynnöissä, kun halutaan ohjata tarjouksia tietylle hintaluokka-alueelle.
Ankkurointivaikutuksen seurauksia näkee kuitenkin myös hankkeiden valmistelujen yhteydessä varsin usein. Tyypillinen tilanne on esimerkiksi, kun asiakkaan johtaja on puhunut projektista johtoryhmässä alustavasti, ja erehtynyt sanomaan, että ”hanke on todennäköisesti 300 000 – 400 000 euron kokoluokassa”. Sitten kun esiselvityksen jälkeen todellisuus paljastuukin reilusti yli puolen miljoonan euron kokoluokaksi, niin johtoryhmä on aivan pöyristynyt hintalapusta ja lykkää hankkeen tekemistä seuraavaan vuoteen ilman mitään järjellisiä perusteluja.
Ensimmäinen hankkeen hinta-arvio määrittää todella paljon hankkeesta muodostuvaa mielikuvaa – ja tästä budjettiarviosta voi olla myöhemmin hyvin vaikea poiketa.
Ankkurivaikutuksen takia kokeneet johtajat usein yliarvioivat lukuja, joita kertovat kollegoilleen aivan hankkeiden alkuvaiheissa, koska tietävät, että alaspäin voi tulla, ylöspäin ei. Monet kokeneet kehäketut eivät myöskään suostu ravistamaan suuntaa-antavia lukuja, vaikka ylin johto kuinka vaatisi, vaan hakevat ensin rahat esiselvitykseen ja ryhtyvät puhumaan rahasta vasta, kun arvioiden takana on todellista laskentaa ja kokemusta.
Kannattaa siis harkita tarkkaan, milloin esittelee ensimmäisen kerran investoinnin kokoluokan hinta-arvioita ylimmälle johdolle.
Joskus voi olla hankinnan etenemisen kannalta järkevää esitellä reippaita lukuja jo ennen esiselvityksen aloittamista, ja jättää realististen arvioiden esittely myöhempään vaiheeseen. Näin saa ainakin mahdollisuuden yllättää, eikä vahingossakaan törmää ankkurivaikutuksen negatiivisiin seurauksiin. Riskinä on toki, että edes esiselvitys ei saa budjettia.
Haluatko hankkeen käyntiin vai haluatko onnistua hankkeessa?
Kevyen valmistelun paras perustelu on siis mahdollisuus saada helpommin vihreätä valoa, ja ehkä jopa saada isompi rahasumma, ja ehkä myös mahdollisuus päästä nopeammin tekemään itse asiaa. Aivan eri asia on tietysti, parantaako iso rahapussi ja löysät tavoitteet myös varsinaisen hankkeen onnistumista?
Kokeneilla kehäketuilla lienee tosin siitäkin kokemusta, ja ainakin oma näppituntuma on se, että ne kokeneet kehäketut juuri valmistelevat omat hankkeensa perusteellisesti. Ehkä he ovat nähneet kevyen valmistelun riskit siellä hankkeen toteutusvaiheessa.
Kun edessä on vaativa, moniulotteinen tietojärjestelmän uudistushanke, voidaan ennakoivalla suunnittelulla säästää tuntuvasti rahaa ja hermoja sekä ehkäistä harhapoluille eksymistä. Esiselvitystyöllä arvioidaan vaihtoehtoiset tulevaisuusskenaariot ja luodaan tiekartta edessä olevista tehtävistä ja projekteista.
North Patrolin tuella tietojärjestelmähankkeiden valmistelu ja esiselvitys sujuu kivuttomasti: autamme tekemään perusteltuja ratkaisuja ja luomme realistisen kokonaiskuvan hankkeen vaiheistuksesta, tarvittavasta budjetista sekä teknologialinjauksista.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.
Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.
Autamme vaativien ja laajojen tietojärjestelmähankkeiden valmistelussa. Olemme erittäin kokeneita esiselvitysvaiheiden ja vaatimusmäärittelyvaiheiden läpiviejiä. Yhdistämme usein prosessiin myös markkinavuoropuhelua ja neuvotteluja toimittajien kanssa.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
