Ison web-uudistuksen ensimmäiset askeleet ja avainkysymykset

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 9 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Vähänkin laajemman verkkopalvelun uudelleenrakentamiseen liittyy usein monenlaista ahdistusta. Palvelut ovat usein rakentuneet vuosien evoluution tuloksena ja vuosien saatossa niihin on myös kehitetty kasapäin erilaisia, toinen toistaan tärkeämpiä toiminnallisuuksia. Myös integraatioita taustajärjestelmiin on rakennettu pitkään ja hartaudella. Ja kun palvelu on kerran vaivalla pystyyn urakoitu, samaan työhön ei haluaisi kovin kevein perustein lähteä uudestaan. Mutta jossakin vaiheessa aika vain ajaa ohi ja uudistus on pakko tehdä. Mutta miten? Pitäisikö uudistaa koko palvelu kerralla, vai riittäisikö vain osittainen uudistus? Miten projekti pitäisi vaiheistaa? Mistä nurkasta pitäisi edes lähteä liikkeelle?

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

1. Priorisoi, priorisoi, priorisoi

Työ kannattaa aloittaa listaamalla eniten käytetyt sisällöt, ominaisuudet ja toiminnallisuudet. Web-sivustojen statistiikat antavat yleensä hyvät lähtökohdat tähän selvitystyöhön. Statistiikan avulla myös näet, mitä osioita ei juuri käytetä ja mitä voi näin jättää pois ainakin ensimmäisestä julkaisuversiosta. Ylläpitäjiä haastattelemalla saat varmasti selville mikä heidän työkaluissaan hiertää eniten ja mikä näin pitäisi olla uudessa versiossa paremmin. Loppukäyttäjien, asiakkaiden ja yhteistyökumppanien haastatteluista saatat myös saada hyvinkin arvokasta lisätietoa palvelusi uudistusta varten.

Tärkeää on saada selville paitsi se, mitä nykyisestä palvelusta puuttuu ja mitä pitää karsia, myös mikä nykyisessä versiossa toimii hyvin. Usein olemassa olevia ominaisuuksia pidetään itsestäänselvyyksinä, eikä niistä välttämättä hoksata puhua, ennen kuin niiden huomataan puuttuvan uusista kilkkeistä.

Priorisoi sisällöt ja toiminnallisuudet esim. kolmeen kategoriaan. Ensimmäiseen luokkaan kuuluvat ne, joita ilman palvelua ei oikeastaan kannata edes rakentaa. Ne hyödyttävät liiketoimintaasi eniten ja suurin osa käyttäjistäkin saadaan niillä tyytyväisiksi. Kakkosluokkaan kuuluvat ne, joita voidaan tarvittaessa vaiheistaa vähän myöhemmäksi. Nice-to-have-asiat kuuluvat kolmosluokkaan.

Luokittelu on aina enemmän tai vähemmän tasapainoilua eri vaihtoehtojen välillä. Tässä vaiheessa on kuitenkin hyvä olla melko kriittinen. Jos kaikkein tärkeimpään kategoriaan kasautuu liikaa asioita, projekti paisuu liikaa ja siitä tulee vaikeasti hallittava. Toiminnallisuuksien karsiminen ensimmäisestä vaiheesta saattaa tilapäisesti heikentää käyttäjien kokemaa palvelutasoa, mutta voi nopeuttaa merkittävästi uuden palvelun julkistusaikataulua. Eivätkä käyttäjät välttämättä aina edes kaipaa kaikkia toiminnallisuuksia niin paljon, kuin ehkä itse arvelet.

Ja sitten taas toisaalta, liian paljonkaan ei saa karsia. Uuden palvelun ensimmäisen version lanseeraus on aina kriittinen hetki. Toista yhtä hyvää tilaisuutta uuden palvelun myymiselle ei välttämättä tule. Varmimmin lanseeraus onnistuu, jos mukana on muutama koukku, joilla käyttäjien leuat saadaan loksahtamaan. Ripaus kunnianhimoakin pitää projektissa aina olla, että lopputuloksista on oikeasti iloa ja hyötyä.

2. Tee projektille tiekartta

Seuraavaksi tarkoituksena olisi selvittää, miten suuria muutoksia nykyjärjestelmiin tarvitaan. Jos uusittava palvelu on jo alun alkaen toteutettu modulaariseksi ja tekniikka on edelleen toimivaa, palvelun uusimiseksi saattaa riittää vain käyttöliittymäkerroksen uusiminen. Jos taas toimintojen taustalla oleva liiketoimintalogiikkakin on muuttunut tai tekninen alusta on tullut tiensä päähän, voi olla parempi rakentaa koko palvelu alusta loppuun uusiksi. Valitse kuitenkin aina tapauskohtaisesti mitkä palikat pitää oikeasti uusia ja milloin kannattaa hyödyntää jo olemassa olevia osia. Selvitystyössä saatat tarvita apuja esim. toteutuskumppaniltasi.

Tiekartan ajatuksena on asettaa jokainen yksittäistä työvaihetta kuvaava palikka aikajanalle ja ryhmitellä toisiinsa liittyvät asiat lähelle toisiaan. PowerPoint on hyvä työkalu tähän. Perinteinen fläppitaulu ja tarralaput toimii myös hyvin. Mitä vaativammasta työvaiheesta on kyse, sitä leveämmän palikan se aikajanalla tarvitsee. Ole tässäkin realistinen äläkä yritä tiivistää aikajanaa liikaa. Pidä mielessä, että sinulla on joka tapauksessa vain rajallinen määrä resursseja käytettävissä kuhunkin yhtäaikaiseen työvaiheeseen.

Ensimmäisen vaiheen tulisi sisältää pääasiallisesti vain ensimmäisen prioriteetin asioita, mutta voit toki sisällyttää siihen myös joitakin ”pikavoittoja”. Jos jokin toisen tai kolmannen prioriteetin toiminnallisuus on helppo toteuttaa eikä vaadi liikaa resurssejasi, voi olla hyvä ajatus ottaa se mukaan jo ensimmäiseen vaiheeseen, vaikkei se olisikaan niin liiketoimintakriittinen.

3. Tiekartasta toteutukseen

Kaikki liikkuvat palikat ovat nyt siististi järjestyksessä aikajanalla. Mitä pitäisi tapahtua seuraavaksi? Pitäisikö kirjoittaa massiivinen vaatimusmäärittely ja yrittää valita yksi toteutuskumppani, joka pystyy tekemään kaikki määritellyt toiminnallisuudet jollakin maagisella teknologialla? Ei välttämättä. Jokainen aikajanalla oleva palikka tarvitsee kyllä jonkinlaisen vaatimusmäärittelyn, varsinkin jos olet kilpailuttamassa toteutusta. Mutta voit myös ajatella vähän pienimuotoisemmin ja haukata pienempiä palasia kerrallaan. Keskity aluksi määrittelemään tarkemmin vain ensimmäisessä vaiheessa toteutettavia elementtejä. Myöhemmissä vaiheissa tehtävien osien määrittelyn tarkkuusaste voi tässä vaiheessa olla paljon alhaisempi.

Älä kuitenkaan unohda, että sinulla on koko ajan oltava selkeä kokonaiskäsitys siitä, minkälaista palvelua olet rakentamassa. Tarvitset konseptisuunnitelman, jossa on kuvattu mm. palvelun tavoitteet ja visiot, kohderyhmät, minkälainen palvelun käyttökokemuksen pitäisi olla, mitä yleisiä käytettävyysperiaatteita palvelun pitäisi noudattaa jne. Pidä konseptisuunnitelma takaraivossasi koko projektin ajan ja säilytä yhtenäinen linja koko uudistusprojektin ajan.

Entä tekniset ratkaisut?

Asiakkaamme pohtivat myös usein sitä, kannattaisiko heidän valita ensin jokin teknologia-alusta ja vasta sitten yrittää määritellä ja toteuttaa vaaditut toiminnallisuudet valitun teknologian päälle. Joskus tämä onkin ihan hyvä tapa edetä, varsinkin jos jo alustavat vaatimukset suosivat selkeästi jotakin tiettyä teknologista ratkaisua tai jos asiakkaalla on jokin tarkoitukseen soveltuva teknologia käytössä jo entuudestaan. Teknologian pitäisi kuitenkin aina tukea liiketoimintaa eikä päinvastoin. Siksi tärkeimmät vaatimukset olisikin yleensä hyvä määritellä ensin ja vasta sitten valita tarkoitukseen parhaiten sopiva teknologia.

Usein suosittelemme, että pohjalle otetaan jokin valmistuote tai -kehys, jossa perustoiminnallisuudet ovat jo valmiina. Tuotepohjaisissakaan ratkaisuissa räätälöinneiltä ei toki voida kokonaan välttyä, mutta päivitykset, tietoturva-asiat ym. perusasiat ovat niissä yleensä jo valmiiksi kunnossa. Usein toteutus tulee näin halvemmaksi, lopputuloksen laatu on parempi ja riskitkin ovat pienemmät. Esimerkiksi julkaisujärjestelmiä ei enää ole pitkään aikaan ollut järkevää tehdä kokonaan räätälöiden. Joskus tietenkin asiakkaiden tarpeet ovat niin valtavirrasta poikkeavat, että valmista tuotetta ei markkinoilla ole. Silloin kokonaan räätälöitykin järjestelmä voi olla oikea valinta.

Kaikki teknologiat eivät kuitenkaan sovellu kaikkiin käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi verkkokauppa-alustat eivät yleensä sisällä kovin hyviä työkaluja monipuolisen viestinnällisen sisällön hallintaan. Ja myös toisinpäin, kaikki julkaisujärjestelmät eivät laajene ongelmitta laajamittaiseksi verkkokaupaksi. Voi olla, että ei edes ole olemassa yhtä tuotetta, joka toteuttaisi kunnolla edes kaikki tärkeimmät vaatimuksesi. Lopputulos voikin olla hybridi, usean teknisen alustan yhdistelmä.

Yleensä nyrkkisääntö on, että yhden järjestelmän ratkaisulla saavutetaan yhtenäisempi käyttökokemus, ainakin ylläpitäjille. Mutta hybridijärjestelmiäkään ei pidä pelätä liikaa. Kustakin alustasta voidaan ottaa irti sen parhaat kyvykkyydet, eikä alla olevien teknisten ratkaisujen tarvitse välttämättä näkyä loppukäyttäjälle mitenkään. Monimutkaisempia järjestelmäkokonaisuuksia rakennettaessa saatat joutua hankkimaan myös esim. identiteetinhallintajärjestelmän, joka huolehtii eri järjestelmien saumattomasta yhteispelistä. Tämä tietysti lisää kokonaisuuden kompleksisuutta, mutta jos vaaditun kaltaista järjestelmää ei muuten ole mahdollista kustannustehokkaasti toteuttaa, hybridi voi hyvinkin olla paras mahdollinen ratkaisu.

Soveltuvimman ratkaisun valinta on aina tapauskohtaista ja riippuu monesta muuttujasta. Isompikin uudistus on kuitenkin mahdollista saada haltuun, kunhan sen vain palastelee helposti nieltäviksi kokonaisuuksiksi. Jos kuitenkin jokin vaihe tuntuu liian haastavalta tai tarvitset muuten apua projektissasi, autamme toki mielellämme.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Kimmo Parkkinen

FM Kimmo Parkkinen on määrittely-, suunnittelu- ja hankintavaiheen asiantuntija. Kimmo konsultoi asiakkaita tietojärjestelmien teknologia- ja toimittajavalinnoissa, toiminnallisten vaatimusten määrittelyssä sekä teknisessä suunnittelussa. Hänen erityisalueitaan ovat mm. teknisesti haastavien tietojärjestelmien suunnittelu, dokumentointi ja mallintaminen.

Kimmolla on yli 25 vuoden kokemus tietojärjestelmien ja verkkopalveluiden kehittämisestä. Aikaisemmassa työhistoriassaan Kimmo on työskennellyt mm. puolueettomana konsulttina sekä verkkopalveluja toimittavan yrityksen ohjelmistoarkkitehtina, tuotantopäällikkönä ja ohjelmistosuunnittelijoiden lähimpänä esimiehenä.

Tietosivustot

Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun