Top-3 käytettävyys- ja käyttöönottohaasteet sisällönhallintaprojekteissa

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 14 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Seuraavaan on koostettu kolme isointa haastetta, jotka olen havainnut kohtaavani projekteissani säännöllisesti uudestaan ja uudestaan.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

HAASTE 1: Tietojärjestelmiä lanseerataan edelleen liikaa komenna-ja-kontrolloi-mallilla, jossa järjestelmä työnnetään organisaatioon puoliväkisin.

Ongelmaa pahentaa se, että kun käyttäjät valittavat, niin palaute vain kerätään exceliin odottamaan kahden vuoden päästä tapahtuvaa kehityshanketta. Tämänkaltainen malli ei yksinkertaisesti toimi tiedonhallintajärjestelmien kohdalla.

Malli on toki hyväksi havaittu toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotoissa, mutta mallin soveltamisessa on rajansa. Perinteisen toiminnanohjausjärjestelmän (esim. SAP) lanseeraushan voi noudattaa hyvin perinteistä mallia, jossa ensin suunnitellaan parhaat mahdolliset prosessit ja sitten nämä prosessit koodataan järjestelmään ja järjestelmä lanseerataan. Työntekijöiden kouluttaminen on tällaisessa perinteisessä mallissa iso urakka, mutta sitten kun homma on ohi, niin työntekijät joko osaavat käyttää järjestelmää tai “itkevät ja osaavat”. Tiedonhallintatyökalujen osalta pakottamista on paljon vaikeampaa (ellei mahdotonta) tehdä, koska työkalujen käyttöönoton onnistuminen vaatii enemmän muutoskykyä ja innostumista yksilöiltä. Tällöin järjestelmien on oltava aiempaa helppokäyttöisempiä ja työntekijöiden on koettava uusien työkalujen tuovan todellisia hyötyjä. Hyötyjen todentamiseksi järjestelmää on markkinoitava sisäisesti etukäteen tavallista enemmän ja henkilökuntaa on osallistettava projektiin laajasti.

Valistuneet asiakkaat tunnistaa nykyisin siitä, että määrittelyn ja suunnittelun rinnalla halutaan osallistaa henkilökuntaa suunnitteluun, viestiä etenemisestä koko ajan henkilökunnalle sekä kerätä heiltä palautetta suunnitelmista.

Yhteenvetona voisi todeta, että mitä isomman muutoksen järjestelmä tuo mukanaan yksilötasolla, niin sitä suuremman sisäisen myynnin järjestelmä vaatii. Esimerkiksi Helsingin yliopiston Flamma –sähköinen työpöytä –hankkeeseen liittyy useita satoja sidosryhmätilaisuuksia ennenkuin kukaan on edes päässyt kokeilemaan uutta työkalua. Valistuneet asiakkaat tunnistaa nykyisin siitä, että määrittelyn ja suunnittelun rinnalla halutaan osallistaa henkilökuntaa suunnitteluun, viestiä etenemisestä koko ajan henkilökunnalle sekä kerätä heiltä palautetta suunnitelmista. Joissain projekteissa jopa tehdään prototyyppi osana suunnitteluvaihetta ja prototyypin avulla myydään järjestelmää ja sen tuomaa muutosta sisäisesti organisaatiossa.

HAASTE 2: Työntekijöiden odotukset palveluiden käytettävyydelle ja ominaisuuksille ovat kasvaneet dramaattisesti viime vuosina ilmaisten Facebookien ja Gmailien myötä.

Kuluttajilla on käytössään ilmaiseksi miljoonien eurojen arvoisia ohjelmistoja, ja samaa laatutasoa odotetaan myös yritysohjelmistoilta.

Erityisesti selainpohjaisuudessa, mobiilikäytössä ja toimintavarmuudessa työntekijät odottavat työkaluiltaan samaa laatutasua kuin mitä Google tarjoaa ilmaisilla työkaluillaan. Tämä on merkittävässä ristiriidassa reaalitodellisuuteen yritysmaailman ohjelmistojen kanssa. Karkeasti voisi sanoa, että yritysmaailman ohjelmistojen käytettävyys on noin kymmenen vuotta kuluttajapuolen ohjelmistoja jäljessä. Yhdelläkään yritysmaailman ohjelmistolla kun ei ole käytössään vastaavia kehitysresursseja kuin Googlella tai Facebookilla.

Merkittävä osa maailman eniten käytetyistä yritysohjelmistoista kehitetään muutaman kymmenen hengen ydintiimeillä ja vain joillain harvoilla järjestelmillä on satoja tuotekehittäjiä. Lisäksi nämä megaohjelmistot, joita kehitetään ison joukon voimin, ovat yleensä hyvin yleiskäyttöisiä ohjelmistoja joilla yritykset ratkaisevat hyvin erityyppisiä ongelmia. Myös räätälöidyt tietojärjestelmät kehitetään yritysmaailmassa korkeintaan muutaman kymmenen hengen tiimien voimin ja lähes poikkeuksetta tiukassa budjettikurissa.

Täten esimerkiksi Facebook alkaa olemaan maailman mittakaavassa jo varsin ainutlaatuinen tietojärjestelmä. Historia ei tunne montaa tietojärjestelmää, jota olisi kehitetty yhtä isolla joukolla yhtä pitkään (viimeisin tieto Facebookin työntekijämäärästä on 1700 ihmistä, joista merkittävä osa on tuotekehityksessä).

Miten tämän ristiriidan sitten voi ratkaista? Vastaus: Todennäköisesti ei mitenkään lyhyellä aikavälillä.

Ongelmaa voi lieventää ensimmäisen kohdan oppeja noudattamalla, eli osallistamalla käyttäjiä ajoissa ja hallitsemalla näin odotuksia. Toinen lievennyskeino on tunnistaa kaikkein kriittisimmät toiminnot ja pyrkiä hankkimaan näihin mahdollisimman erikoistuneet ohjelmistot, joiden käytettävyys on viety huippuunsa juuri kyseisessä toiminnossa.

Pitkällä tähtäimellä tätä Facebookin ja Googlen tuomaa käytettävyyshaastetta ratkaisevat pilvipalvelut, jotka mahdollistavat sen, että myös yritysmaailman ohjelmistojen takana alkaa olemaan satoja päätoimisia kehittäjiä. Tähän on kuitenkin vielä pitkä matka.

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

HAASTE 3: Käytettävyys nähdään liian usein vain kauniina leiskana ja vähäisinä klikkauksina.

Käytettävyyden merkitys on mennyt viime vuosina hyvin läpi asiakaskunnassa, mutta käytettävyyttä katsotaan edelleen kovin yksiulotteisesti. Esimerkiksi Facebookia pidetään helppokäyttöisenä ja tämän asian varjolla vaaditaan myös organisaation omien tietojärjestelmien olevan yhtä helppoja kuin Facebook on. Esimerkki on kärjistetty, mutta ei aivan irrallaan todellisuudesta.

Yritysohjelmiston hyvä käytettävyys syntyy yhtä paljon hyvän käyttöliittymäsuunnittelun kuin laadukkaan muutosjohtamisen ansiosta.

Käytettävyyden moniulotteisuuden ymmärryksen kasvattaminen onkin it-alalla tällä hetkellä yksi vaativimmista haasteista. Kärjistäen voisi sanoa, että on siirryttävä pois vähäisten klikkausten vaatimisesta, ja ryhdyttävä suunnittelemaan järjestelmiä, jotka tukevat aidosti työntekijöiden todellisia toimintamalleja. Tällaisten järjestelmien suunnittelu taas ei tapahdu suunnittelupöydällä vaan läheisessä yhteistoiminnassa käyttäjien kanssa.

Vain läheisellä yhteistyöllä päästään tilanteeseen jossa järjestelmän toiminnot ovat aidosti sellaisia jotka tukevat yksittäisten työntekijöiden työtä. Lisäksi järjestelmän suunnittelussa ja käyttöönotossa on toteutettava rinnalla yhä enemmän muutosjohtamista. Kauneinkaan käyttöliittymä kun ei auta työntekijöitä ymmärtämään sitä millaisia muutoksia uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii jokaisen omiin työtehtäviin ja työtapoihin. Yritysohjelmiston hyvä käytettävyys syntyy näin yhtä paljon hyvän käyttöliittymäsuunnittelun kuin laadukkaan muutosjohtamisen ansiosta.

Yhteenveto:

  • Tiedonhallintajärjestelmien suunnittelussa ja käyttöönotossa on osallistettava käyttäjiä, ja järjestelmää on parannettava läheisessä vuorovaikutuksessa käyttäjien kanssa. Vain näin toimimalla saadaan toteutettua järjestelmiä, joita työntekijät käyttävät mielellään, ja joiden kehitykseen he ovat valmiita panostamaan.
  • Liiallisia käytettävyys- ja helppousodotuksia on hallittava prototyypeilla ja osallistamisella. Työntekijöiden on ymmärrettävä, että firman tietojärjestelmien käyttö ei ole yhtä helppoa kuin Facebookin ja Googlen käyttäminen eikä siitä saa yhtä helppoa välttämättä rahallakaan.
  • Monimutkaisista asioista ei saa tehtyä yksinkertaisia käyttöliittymiä paraskaan suunnittelija. Yritysohjelmiston hyvä käytettävyys syntyy yhtä paljon laadukkaasta käyttöliittymäsuunnittelusta kuin muutosjohtamisen onnistumisesta.

Teknologiavalinta on vuosikymmenen investointi

Teknologiaratkaisuissa ei kannata tehdä valintojaan kuumimpien trendien mukaan, vaan soveltuvuuden, skaalautuvuuden, ylläpitokokemuksen, yhteensopivuuden ja elinkaarikustannuksien ehdoilla. North Patrol auttaa näkemään teknologiavaihtoehtojen plussat ja miinukset puolueettomasti, konkreettisesti ja kaukonäköisesti.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun