SharePoint Onlinen merkittävä vahvuus on sen hyvin toimivat työkalut dokumenttien yhteistyöstöön tiimeissä ja projekteissa. Jos Office-dokumenttien avaaminen suoraan intranetista ja dokumenttien yhtäaikainen muokkaus ovat ehdottomia vaatimuksia, vaakakuppi kallistuu usein jo lähtötilanteessa SharePointin suuntaan, kun ollaan valitsemassa soveltuvinta teknologiaa uudelle intranetille.Mutta kun aletaan miettiä intranetin käytettävyyttä mobiililaitteilla, valinta ei enää näytäkään niin itsestään selvältä. SharePoint Online on kyllä pilvipalveluna käytettävissä myös sisäverkon ulkopuolelta, mutta SharePointin omat selainkäyttöiset sivustomallit ja -teemat eivät ole responsiivisia eikä työpöytänäytöille suunniteltujen sivustojen käyttö houkuta mobiililaitteilla. Mikä neuvoksi?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.2.2017
Lähestymistapoja on ainakin neljä:
- Käytetään SharePointin valmiita mobiilinäkymiä
- Käytetään Microsoftin Office-mobiilisovelluksia
- Muokataan SharePointin sivustomalleja ja sivupohjia
- Muokataan sivujen ulkoasua javascriptillä
Kaksi ensimmäistä tapaa ovat ne helpoimmat. Ne eivät vaadi välttämättä lainkaan räätälöityä sovelluskoodia tai muitakaan teknisen toimittajan tekemiä taikoja. Toisaalta, ne tarjoavat myös vähiten mahdollisuuksia muokata sivustosta juuri halutunlainen. Kaksi jälkimmäistä tapaa mahdollistavat enemmän räätälöintiä, mutta niiden tekninen toteutus on käytännössä ostettava ulkopuoliselta toimittajalta.
Tarkastellaanpa näitä vaihtoehtoja vähän lähemmin.
1. SharePointin mobiilinäkymät
SharePoint on jo pitkään osannut muodostaa sivustoista automaattisesti mobiilikäyttöiset sivut, joista voi navigoida sivustojen dokumenttikirjastoihin, alisivustoihin ja yksittäisiin sivuihin. Harmi vain, että näkymät ovat niin ankeita ja vaikeakäyttöisiä, että niitä ei voi suositella oikein kenellekään.
Uudet responsiiviset, moderneiksikin kutsutut sivupohjat ovat jo askel parempaan suuntaan. Uuden tiimisivuston voi nyt luoda modernilla ulkoasulla, ja vanhoillakin malleilla tehtyjen sivustojen etusivun saa melko helposti muutettua moderniksi. Moderneille sivupohjille voi pinota web parttien kaltaisia moderneja elementtejä allekkain, ja SharePoint osaa skaalata sivun nätisti päätelaitteen mukaan (ks. kuva).
Modernit sivut ovat vielä varsin tuore juttu, ja siksi myös käyttömahdollisuudet ovat ainakin toistaiseksi vielä hieman rajalliset. Modernius ei esim. ole (ainakaan vielä) periytyvää, eli alisivustoilla käytetään oletuksena edelleen perinteisiä ei-responsiivisia pohjia. Perinteisiä web partteja ei moderneille sivuille voi lisätä eikä räätälöityjä sivupohjia ole mahdollista hyödyntää. Esim. varsin yleisesti käytettyä kolmipalstaista sivua, jossa on aiheeseen liittyvää lisätietoa sivun oikeassa laidassa, ei modernilla sivupohjalla pysty tekemään. Muutoinkin räätälöintimahdollisuudet rajoittuvat ainakin vielä toistaiseksi vain värimaailman muutoksiin.
Mutta käytettävissä on kuitenkin jo nyt hieman yli kymmenen sisältöosaa, joilla sivulle voi helposti lisätä muotoiltua tekstiä, kuvia, videoita, dokumenttilistauksia tai vaikkapa Yammer-syötteen. Eli yksinkertaisimmat perustarpeet saa niillä tyydytettyä jo kohtuullisen hyvin.
2. Mobiilisovellukset
Mobiilisovellukset tarjoavat myös varsin käyttökelpoisia ratkaisuja, ainakin perustarpeisiin. SharePointista, Delvestä, OneDrivesta, Groupseista, Office-työkaluista ym. on jo olemassa erilliset mobiilisovellukset eri mobiilialustoille. Esim. SharePoint-sovelluksen avulla pääsee jo nyt nopeasti kiinni usein käytettyihin ja/tai seurattuihin sivustoihin ja niihin tallennettuihin dokumentteihin. Varsin näppärää.
Kolikon kääntöpuoli sovelluksissa on se, että ne on tehty vain melko rajattua käyttötarkoitusta varten. SharePoint-sovelluksella esim. voi työstää lähinnä dokumentteja. Selainkäyttöliittymään mahdollisesti lisättyjä web/app partteja ei sillä näe.
Outlook Groups -mobiilisovellus on selkeästi tehty rajatun käyttötarkoituksen ongelmatiikkaa taklaamaan. Se niputtaakin saman ”sateenvarjon” alle tiimin keskustelun, tiedostot, OneNote-muistikirjan ja kalenterin. Räätälöityjä web partteja siihenkään ei saa näkymään, ja ainakin allekirjoittanutta hämmentää keskustelujen käyminen Outlookin ryhmäpostilaatikoissa Yammerin sijaan. Monet varmasti kaipaisivat myös tiimisivustoilla julkaistuja sisältöjä näkyviin, esim. tiimin uutisvirtaa.
Groups on konseptiltaan hieman hämmennystä herättävä, mutta mielenkiintoinen kokonaisuus, joka varmasti vielä kehittyy parempaan suuntaan. Ja sillekin löytyy varmasti jo nyt oma käyttäjäkuntansa.
3. SharePointin sivustomallien ja sivupohjien muokkaaminen
Jotta käyttökokemuksen saisi yhtenäiseksi sekä työpöytäkäytössä että mobiililaitteilla, koko sivusto pitää suunnitella responsiiviseksi. Suoraviivaisin ja perinteisin tapa tehdä tämä on ollut tehdä räätälöityjä master-sivuja ja sivupohjia, jolloin sama responsiivinen käyttökokemus saadaan toistumaan samanlaisena kaikilla sivuilla. Tätä lähestymistapaa kehottaisin kuitenkin välttämään. Microsoft päivittää Office 365 -sovelluksiaan aina säännöllisin väliajoin. Jos Microsoft on tehnyt muutoksia myös master-sivuihin, vanhat versiot ylikirjoitetaan pyytämättä ja yllättäen. Pahimmassa tapauksessa sivusto on päivityksen jälkeen sekaisin siihen asti, kunnes muutokset toteutetaan taas uusiin pohjiin.
Tästäkin huolimatta monet toimittajat edelleen ehdottavat tätä menetelmää responsiivisuuden toteuttamiseen. Toimittajan kannalta on tietysti mukavaa, että ylläpidollekin riittää aina aika-ajoin tekemistä. Näissä tilanteissa kannattaa olla tarkkana ja ehdottaa, että jospa tehtäisiinkin sellaisella tavalla, joka ei vaadi muutoksia master-sivuihin. Yksi sellainen tapa on kuvattu seuraavassa luvussa.
4. Sivujen ulkoasun muokkaaminen javascriptillä
Tällä hetkellä toimivin tapa on tehdä intranetin sivut perinteisillä ei-responsiivisilla sivupohjilla ja lisätä sivustolle räätälöidyt javascript- ja tyylitiedostot, jotka ohjaavat käyttäjän selaimen tekemään tarvittavat ulkoasumuokkaukset sivun esittämisvaiheessa (ns. javascript-injektio). Javascript- ja tyylitiedostot on mahdollista lisätä sivustolle ilman muutoksia master-sivuihin, joten riski siitä, että Microsoftin päivitykset sekoittavat sivut, pienenee oleellisesti.
Kokonaan riski ei kuitenkaan poistu, sillä uusien tyylitiedostojen on määriteltävä osa Microsoftin käyttämistä vakiotyyleistä uusiksi. Jos jonain kauniina päivänä Microsoft päättääkin muuttaa tyylien nimeämiskäytäntöjä, seuraukset voivat yllättää. Kovin todennäköistä se ei kuitenkaan ole, joten tätä toteutustapaa voi pitää huomattavasti parempana, kuin esim. edellä mainittua master-sivujen muokkaamista.
Ratkaisu on kuitenkin vaihtoehdoista ehkäpä työläin toteuttaa. Se edellyttää todella hyvää SharePoint-ympäristön tuntemista ja paljon kokemusta sivujen taitosta tyylitiedostojen ja javascriptin avulla. Eikä pelkkien sivupohjien tekeminen responsiiviseksi edes vielä riitä, myös sivuille lisättävien web parttien ja niiden sisältöjen olisi skaalauduttava nätisti mobiililaitteilla. Tämän aikaansaaminen voi joissakin tapauksissa olla yllättävänkin iso homma. Tässä kohdassa kannattaakin kysellä toimittajilta referenssitoteutusten perään.
Tilaajan kannalta onnekasta on, että monet SharePoint-toimittajat ovat jo jonkin aikaa tehneet ratkaisuja tähän malliin pohjautuen. Monet toimittajat ovat paketoineet ratkaisujaan tuotteiksi tai vakioiduiksi käyttöönottomalleiksi, joissa valmiskoodia hyödynnetään mahdollisimman paljon. Virheiden määrä vähenee, kun kaikkea ei tarvitse enää tehdä joka projektissa alusta asti. Tämä näkyy myös Office 365 -intranet-projektien hinnoissa, kun ohjelmointityön ja räätälöintien määrä pyritään minimoimaan ja painopiste on enemmänkin mobiilikäytön sujuvuudessa ja visuaalisen ilmeen miellyttävyydessä.
Valinnan vaikeus
Oikean etenemistavan valinta riippuu aina intranetin käyttäjien todellisista tarpeista. Jos tarpeet tulevat tyydytetyiksi perustyökaluilla, kuten Office-työkaluilla, yksinkertaisilla tiimisivustoilla ja Yammerilla, ei välttämättä kannata lähteä merta edemmäs kalaan. Valmiiden mobiilinäkymien ja sovellusten käyttöönotto ei vaadi vielä kovin kummoisia teknisiä taitoja ja osaavissa käsissä niillä voi saada paljon aikaan.
Jos toteutettava intranet on kokonaisuutena laaja tai valmisratkaisut eivät muuten riitä, tällä hetkellä paras tapa toteuttaa responsiivisuus on sivun ulkoasun muokkaaminen javascriptillä. Täysin ongelmaton ratkaisu sekään ei ole, ja epäilemättä jossakin vaiheessa modernit sivupohjat ovat kehittyneet niin hyviksi, että responsiivinen intranet-sivusto kannattaa rakentaa kokonaan niillä. Vielä näin ei kuitenkaan ole. Sitä hetkeä odotellessa javascript-injektio on se kestävin tapa.
Oli tapa mikä tahansa, niin toteutuksen ja käyttöönoton suunnitteluun kannattaa joka tapauksessa uhrata kunnolla aikaa, ettei intranetista tule vain sekava rytökasa, josta kukaan ei koskaan löydä mitään.
