Verkkopalvelun teknologia- ja toimittajavalintaprosessi

Me North Patrolissa olemme mukana valitsemassa parhaiten soveltuvia teknologioita ja sopivimpia yhteistyökumppaneita asiakkaidemme verkkopalveluille. Olemme olleet mukana sadoissa projekteissa sekä suunnittelu että myös toteutus- ja ylläpitovaiheissa, kymmenien eri toimittajien kanssa, joten vuosien mittaan meille on kertynyt varsin kattavasti osaamista ja ymmärrystä eri teknologioista ja toimittajakentästä. Emme tee itse toteutusprojekteja, meidän kautta ei voi ostaa teknologioita tai lisenssejä emmekä tee yhteistyösopimuksia toimittajien kanssa. Siksi voimmekin rehellisesti sanoa, että asiakkaamme saa meiltä aina parhaan mahdollisen, ja ennen kaikkea puolueettoman, ratkaisuehdotuksen ongelmiinsa.

Useimmiten valintaprosessimme etenee viiden vaiheen kautta:
Laadukkaan yhteistyökumppanin valintaprosessi web-projektiin

1. Vaatimusten selkiyttäminen

Jonkinlainen vaatimusmäärittely tarvitaan aina. Vaikka toteutus tehtäisiin kuinka ketterästi, on tärkeää, että kaikilla osapuolilla on mahdollisimman yhtenäinen näkemys siitä, mitä asiakas on ostamassa ja miksi: mitkä ovat hankinnan liiketoimintatavoitteet ja mitä vaatimuksia ja odotuksia toteutettavaan järjestelmään ja sen toteuttavaan kumppaniin kohdistuu. Tavoitteena ei ole tehdä puuduttavaa ja pitkää vaatimuslistaa (vaikka niitäkin joskus syntyy), vaan tuottaa mahdollisimman yksiselitteinen kuva siitä, mitä projektissa pitää saada aikaiseksi.

Hankinnan laajuuden rajaaminen on vaatimusten selkiyttämisvaiheessa erityisen tärkeää, etenkin jos toteutettava järjestelmä on vähänkin mittavampi. On hyvä keskittyä niihin ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin, joita järjestelmässä on oltava heti ensimmäisessä vaiheessa. Vähemmän tärkeät ominaisuudet on hyvä rajata projektin myöhempiin kehitysvaiheisiin, ja joidenkin vähemmän oleellisten ominaisuuksien rajaaminen kokonaan projektin ulkopuolelle saattaa myös tehdä kokonaisuudesta entistä paremman.

Vaatimusten selkiyttämiseen ei ole olemassa mitään yhtä ja oikeaa tapaa. Paljon riippuu siitä, minkälaista projektia ollaan ostamassa, miten paljon taustatyötä on jo tehty ja miten monimutkainen järjestelmä tarvitaan.

Varsinkin laajemmissa web-projekteissa aloitamme usein projektin kirkastamalla projektin tavoitteet ja suunnitelmat yhdessä asiakkaamme kanssa, jotta verkkopalvelukokonaisuus saa riittävän kunnianhimoiset ja konkreettiset tavoitteet. Näin myös varmistetaan, että eri sidosryhmät jakavat saman käsityksen siitä, mihin tähtäin on asetettu sekä lyhyellä että myös pidemmälläkin aikajänteellä.

Suunnitelmien kirkastuksessa hyödynnämme erityisesti laajaa kokemustamme erilaisten asiakkaiden verkkopalveluprojektien konsultoinnista, ja pystymme näin tuomaan asiakkaallemme konseptisuunnittelun tueksi paljon hyvin konkreettisia esimerkkejä siitä mitä verkkoliiketoiminta ja tehokas verkkotekeminen on käytännössä eri toimialoilla.

Kun tavoitteet ja visiot ovat selkiytyneet, pidämme usein asiakkaamme kanssa muutaman työpajan, joissa dokumentoimme hankinnan toiminnalliset ja tekniset vaatimukset sekä tulevaisuuden suunnitelmat. Jos asiakkaalla on jo esim. konseptisuunnitelmia, rautalankamalleja tai vaatimuslistoja tehtynä, voimme auttaa heitä täyttämään aukkokohdat suunnitelmissa niin, että lopputulos on mahdollisimman selkeä ja yksiselitteinen.

Määrittelydokumenttien muoto ja tarkkuusaste valitaan aina tapauskohtaisesti, mutta keskeisimmät vaatimukset ja odotukset on dokumentoitava, jotta saataisiin mahdollisimman hyviä tarjouksia kumppanikandidaateilta. Hyvin dokumentoidut vaatimukset tekevät myös saatujen tarjousten vertailusta ja lopullisen valinnan tekemisestä paljon helpompaa.

2. Ehdokaslistan laatiminen

Projektin onnistumista voi mitata monella tapaa, mutta usein onnistuneita projekteja yhdistää teknisen alustan ja osaavan kumppanin hyvä kombinaatio. Jotkut teknologiat sopivat tietyntyyppisiin vaatimuksiin toisia paremmin, ja toimittajat myös usein keskittyvät valitsemiinsa teknologioihin ja tietyntyyppisiin projekteihin. Usein on myös hyvä keskittyä teknologioihin, joille on useampia toimittajia. Näin on helpompi vähentää toimittajariippuvuutta ja tarvittaessa vaihtaa kumppania, jos jostain syystä sukset menevätkin ristiin.

Näemme projekteissamme paljon tarjouksia eri toimittajilta ja seuraamme myös projektien vaiheita projektien aikana ja niiden jälkeen. Meillä onkin näin poikkeuksellisen hyvä näkyvyys digitaaliseen markkinaan paitsi Suomessa, nykyään enenevässä määrin myös muualla Euroopassa. Pyydämme usein myös toimittajia kertomaan meille projektikokemuksistaan, ja tätä kautta saamme usein hyvää näkökulmaa projekteihin myös toimittajien puolelta. Tämän erinomaisen ”näköalapaikan” ansiosta meillä onkin varsin oivalliset edellytykset laatia erilaisia, asiakkaan tarpeisiin sovitettuja kumppanikandidaattien listoja.

Ehdokaslistojamme seuraamalla tarjouspyynnöt voidaan lähettää vain oikeasti relevanteille kumppaniehdokkaille. Listan käyttäminen ei tietenkään vielä takaa hyvän projektitiimin saamista, mutta potentiaalisten teknologioiden ja tarjoajien seulomiseen tarvittavan työn määrää se vähentää oleellisesti. Ja mikä tärkeintä, tarjouksia vastaanotetaan vain toimittajilta, joilla tiedetään olevan riittävä määrä riittävän osaavia tekijöitä valitulle alustalle, ja joiden projektitiimi ja tapa toimia vastaavat asiakkaan tarvetta.

3. Tarjousten pyytäminen

Digitaalisten palveluiden ostaminen ei ole rakettitiedettä, mutta muutamia erityispiirteitä siihen kyllä liittyy. Eivätkä ne ole aina itsestään selviä niille, jotka eivät työkseen digitaalisia palveluja osta.

Tarjouspyynnön on annettava riittävästi taustatietoja siitä, mikä on asiakkaan lähtötilanne, miten tarjouspyyntöprosessi etenee sekä erityisesti mitkä ovat palvelut, roolit ja vastuut, joita kumppanilta vaaditaan: vaatimusten tarkentaminen, käyttöliittymäsuunnittelu, tekninen toteutus, testaus, dokumentointi jne.

Vaatimukset on aina liitettävä tarjouspyyntöön joko osana tarjouspyyntödokumenttia tai erillisenä liitteenä. Muutamia lisäliitteitä, kuten erillinen hintayhteenvetolomake, on myös hyvä liittää mukaan, jotta tarjousten vertailu helpottuu. Erillinen ratkaisukuvauslomake on myös erinomainen väline hankkia lisätietoja siitä, miten kumppaniehdokas toteuttaisi kokonaisuuden kannalta keskeiset ja/tai potentiaalisesti teknisesti haastavat toiminnallisuudet. Sitä voidaan myös hyödyntää alustavien ratkaisuehdotusten pyytämiseen toiminnallisuuksiin, jotka on rajattu pois ensimmäisestä vaiheesta, mutta joilla voi olla keskeinen rooli projektin myöhemmissä vaiheissa.

Usein suosittelemme myös, että tarjouspyyntöasiakirjoihin liitetään mukaan alustava projektisopimusmalli. Sopimus viimeistellään aina myöhemmin, yhdessä valitun kumppanin kanssa, mutta mitä aikaisemmin ehdokkaat saavat sopimusehdotuksen nähtäväkseen, sitä nopeammin neuvotteluvaihekin usein etenee.

Meidän avulla tehtynä tarjousten pyytäminen on yleensä hyvin kustannustehokasta. Työvaiheeseen liittyy yleensä hyvin vähän luovuutta, eikä lisäpisteitä saa keksimällä ja tekemällä kaiken itse. Me tiedämme jo, mikä tarjouspyynnössä on oleellista ja mikä ei. Moneen kertaan ennalta koeteltuja menetelmiämme käyttämällä asiakkaamme säästää useimmiten sekä aikaa että rahaa. Tyypillisesti tämä vaihe on valmis muutamassa päivässä.

4. Tarjousten vertailu

Tarjousten saavuttua on aika pisteyttää ne ja valita parhaat kumppaniehdokkaat jatkoneuvotteluihin. Viimeistään tässä vaiheessa hyvin tehdyt valmistelutyöt kantavat hedelmää. Jos vaatimukset ja prioriteetit ovat selkeät ja tarjouspyynnössä kerrotaan selkeästi mitä toimittajilta odotetaan tarjous- ja projektivaiheissa, tarjousten vertailu voi olla hyvin suoraviivainen työvaihe.

Vertailussa käytämme useimmiten seuraavia kategorioita:

  • Ehdotetun ratkaisun vastaavuus vaatimuksiin
  • Neljän vuoden kumulatiiviset kustannukset
  • Projektisuunnitelma ja –tiimi
  • Tuki ja ylläpito
  • Käyttöpalvelut (hosting)

Mielestämme hankinnan kannalta tärkein vertailukategoria on se, miten hyvin ehdotettu ratkaisu vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Tällä pitäisi olla myös korkein painoarvo vertailussa. Hinta on vasta toiseksi tärkein. Jos lopputulos ei vastaa vaatimuksia, ei ole juuri mitään väliä, miten halvalla sen sai.

Projektimallin, tuen ja ylläpidon sekä käyttöpalveluiden osalta tärkeintä on, miten hyvin ne sopivat asiakkaan työskentelytapaan. Esimerkiksi ketterät menetelmät voivat olla erinomaisia, jos asiakkaalla ei vielä ole selkeää kuvaa siitä, minkälainen järjestelmän pitäisi olla ja/tai asiakkaalla on projektin omistaja, joka voi panostaa projektiin täysipainoisesti. Mutta jos näin ei ole, se kannattaa sanoa suoraan jo tarjouspyynnössä. Projektipäällikön sitoutumista tarvitaan luonnollisesti joka tapauksessa, mutta toisinaan asiakkaan tilanteeseen sopii paremmin toimintamalli, jossa painotetaan enemmän esim. suunnittelu- ja määrittelyvaiheita.

Projektitiimin soveltuvuutta voi olla vaikea arvioida pelkkien tarjouspaperien perusteella. Tiimin tapaaminen antaakin usein paremman kuvan ainakin siitä, minkälaista projektinaikainen kanssakäyminen mahdollisesti olisi. Toki tiimin CV:tkin ovat tärkeä osa vertailua. Erityisesti projektiin ehdotetulla projektipäälliköllä ja pääarkkitehdillä olisi tärkeää olla aikaisempaa kokemusta vastaavan vaikeustason projekteista. Usein mitä enemmän, sitä parempi.

Jaamme tyypillisesti kunkin em. viidestä vertailukategoriasta edelleen 10-20 eri vertailukriteeriin. Yksittäisen tarjouksen saama lopullinen pistemäärä saattaa siis muodostua viidenkymmenen tai jopa sadan eri vertailukriteerin perusteella. Pisteytyksessä ja laskukaavoissa käytämme asiakkaan kanssa sovittuja, ennalta määriteltyjä pisteytysasteikkoja ja painoarvoja. Kun pisteet ja painoarvot syötetään lempityökaluumme Exceliin, saamme hyvin selkeän esityksen vertailun tuloksista. Tulosten perusteella on varsin helppo valita jatkoon pääsevät kumppaniehdokkaat.

Tarjousten vertailu

Vertailu pyritään tekemään niin objektiivisesti ja puolueettomasti kuin vain mahdollista. Historialliset painolastit eivät paina vaa’assa ja kaikkia tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti, vain juuri tämä nimenomainen asiakas ja projekti mielessä.

Useimmiten parhaiten vertailussa pärjää se tarjous, jossa vertailukriteerit ovat parhaiten tasapainossa: tarjous kuvaa hyvin ratkaisuehdotuksen vastaavuuden tarjouspyynnössä kuvattuihin vaatimuksiin, se on sovitettu asiakkaan tarpeisiin, työmääräarviot, budjetit ja aikataulut ovat realistisia ja ehdotettu projektimalli sopii hyvin asiakkaan tapaan toimia. Usein pienillä toimijoilla onkin hyvät mahdollisuudet pärjätä vertailussa isoja pelureita vastaan, jos he laativat hyvän, realistisen ja toteutuskelpoisen tarjouksen.

5. Kumppanin valinta

Tulosten perusteella annamme suosituksemme 2-3 parhaasta kumppaniehdokkaasta. Teemme yleensä myös vertailumuistion, jossa kuvataan käytetyt menetelmät ja jokaisen kumppaniehdokkaan vahvuudet ja heikkoudet yksityiskohtaisesti pyrkien näin tuomaan kaikki vertailun kannalta relevantti tieto esiin. Mutta lopullisen valinnan tekee kuitenkin aina asiakas. Joskus asiakkaamme tekevät myös oman vertailunsa, jolloin lopullinen päätös perustuu molempien vertailujen tuloksiin.

Jos mahdollista, kannustamme aina asiakkaitamme myös tapaamaan potentiaaliset yhteistyökumppanit kasvotusten ennen lopullisen päätöksen tekemistä. On erittäin tärkeää tietää keiden kanssa seuraavat intensiiviset ja työntäyteiset kuukaudet viettää. Tapaaminen on myös hyvä tilaisuus tarkistaa onko kumppaniehdokas oikeasti ymmärtänyt, mitä asiakas tarvitsee, ja ketkä oikeasti haluavat voittaa kisan. Hyvät kommunikointi- ja vuorovaikutustaidot ovat usein myös tärkeitä onnistuneen projektin edellytyksiä, eikä niitä oikein voi arvioida pelkän paperitiedon perusteella.

Usein autamme myös asiakasta tapaamisten järjestämisessä. Voimme valmistella ennakkotehtäviä kumppaniehdokkaille ennen tapaamista sekä auttaa itse tilaisuuden läpiviennissä kysellen mm. ne hankalat kysymykset, kun ehdokkaat esittelevät ratkaisuehdotustaan, projektisuunnitelmaansa ja tiimiänsä.

Tapaamisissa painotamme usein tiimin osaamista, projektisuunnitelmaa ja työskentelytapoja hieman teknisiä yksityiskohtia enemmän. Yritämme näin saada mahdollisimman käytännönläheisen ja konkreettisen kuvan siitä, mitä yhteistyö todellisuudessa olisi. Usein tämä lähestymiskulma auttaa myös asiakasta päättämään minkä tiimin kanssa projektinaikainen yhteistyö sujuisi mahdollisimman hyvin.

Kun lopullinen valinta on tehty ja sopimukset allekirjoitettu, meidän toimeksiantomme yleensä päättyy. Tästä eteenpäin valittu kumppani on vastuussa sovitun palvelun tarkemmasta määrittelystä ja rakentamista. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että North Patrol katoaisi perävalot vilkkuen paikalta. Voimme tukea asiakasta eri tavoin myös projektin aikana: voimme osallistua suunnittelupalavereihin, varmistaa, että valitun kumppanin tarkennetut suunnitelmat ovat linjassa aikaisemmin määriteltyjen vaatimusten kanssa, osallistua projektin ohjausryhmäkokouksiin, hyväksyntätestaukseen sekä muihin projektinaikaisiin tehtäviin, tarpeen mukaan.

Jos aihe on sinulle ajankohtainen, meihin kannattaa olla yhteydessä. Investointi maksaa kyllä itsensä moninkertaisesti takaisin projektin myöhemmissä vaiheissa.